給与計算のアウトソーシングのメリットデメリット・代行業者の選び方を社労士が解説します。
給与計算業務は従業員との労働契約の根幹を支える大切な業務です。給与の支払が遅れたり、ミスがあれば信頼関係そのものを損ないかねません。
この給与計算業務は労働基準法をはじめとしたさまざまな法令や社会保険などの専門的な知識が必要となる一方で、定型的で細かい作業も多いため、業務を効率化していくために外部に委託するアウトソーシングサービスが多く利用されています。
今回は、給与計算業務をアウトソーシングするか検討する際に知っておきたい、メリット・デメリット、アウトソーシング先・代行業者を選ぶポイントなどをご紹介します。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri
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給与計算チームの島です。
給与計算業務は、次々に更新される法令や社会保険についても専門的な知識が必要です。
そもそもアウトソーシングは、企業の定型業務を外部に委託するというのが一般的です。どんな企業においても必ずあるルーティン業務、例えば給与計算、経理の仕訳業務、決算業務などが多岐に渡ります。そのなかでも、給与計算業務のアウトソーシングは複雑化する労働社会保険関係法令を背景に導入する企業が増えています。
通常、給与計算業務には毎月の給与計算、賞与や業績給計算、社会保険料額の改定更新、年末調整、住民税徴収額更新など、１年を通して様々な業務が含まれます。自社で給与計算を行なっている企業では、人事労務や経理の担当者などが担っていることが多いでしょう。
小さな企業では、Excelや給与計算ソフトで管理していることも多いようですが、従業員数が増えると計算が複雑になり、時間もかかっていきます。また、専門的な知識が必要なわりに、業務に割く時間もかかりますし、売上に繋がる業務ではありませんので、企業としては貴重な人材をもっと中心的な業務に集約したいというのが本音ではないでしょうか。
ひと言で給与計算業務をアウトソーシングすると言っても、どこまで外部に委託するかは企業によってもさまざまでしょう。毎月の給与計算業務のみを外部委託する場合もあれば、社会保険の資格取得・喪失の手続きなどまで頼む場合もあります。
一般的にどんな業務をアウトソーシングしているか見ていきましょう。
①毎月の給与計算
残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算を行い、給与明細の作成や印刷、最近では明細データの配信などを行うケースもあります。また、給与計算業務で作業負担の多い、従業員からの問合せ対応や書類の回収などにも対応している代行会社もあります。
② 賞与計算
賞与は残業代などの計算が必要ないとはいえ、社会保険料や所得税の計算などは発生しますし、賞与明細の作成や印刷も発生します。賞与計算のみを外部に委託するケースはあまりないでしょう。毎月の給与計算業務と合わせて、外部委託するケースが多いです。
③ 振込データの作成
給与振込データを作成し、納品するサービスです。当たり前のようなサービスですが、対応していないアウトソーサーもいます。給与振込のデータも一緒に納品してくれるアウトソーサーを選びましょう。
④ 年末調整
特に業務が煩雑なのが年末調整。年に１回の業務とはいえ、ただでさえ忙しい年末時期に年末調整業務に時間を割くことに、かなり負荷がかかっている企業は多いはず。扶養控除申告書類の取りまとめや申告書内容のチェック、従業員からの問合せ対応、市町村や税務署へ届け出る給与支払報告書、法定調書といった各種必要書類の作成など、大きな負担です。
従業員が増加すればするほど、業務負荷は増えますし、多様な雇用形態の従業員を抱えている企業などの負担は、さらに大きいでしょう。日頃、給与計算・賞与計算業務を委託していない場合でも、年末調整のみ依頼するケースもあります。年末調整時期のみ、アルバイト人材などを雇用している企業などは、外部委託を依頼する方がコスト削減につながる場合もあるかもしれません。
⑤ 住民税更新
地方税の更新作業を行います。こちらも年１回ではありますが、従業員の住居地から届く特別徴収額通知書をもとに、毎月控除する住民税額を更新していきます。従業員数が多い企業などは、時間がかかるので、アウトソーシングする企業も多く見られます。
アウトソーシングすることによって、担当者がコア業務に注力できるようになります。
専門知識が必要であり、また作業が煩雑で多岐にわたる給与計算。その給与計算業務のアウトソーシングを利用する場合、メリットはたくさんありますが、大きいものは以下の3つでしょう。
①コスト削減できる
まず一番大きいのはコスト削減でしょう。もちろん、アウトソーシングすることによって、外部委託先に支払う料金がありますので、その分のコストはかかります。しかしながら、給与計算業務を自社で行う場合、担当者の人件費に加え、給与計算を行うためのP Cや給与システムの維持やメンテンス費用が必要です。また労働関連法規などは、頻繁に改定されることもあり、それに対応するための勉強なども必要になってきます。多様な雇用形態で勤務する従業員が多い企業や従業員の多い企業などは、さらにその負荷が高いと言えるでしょう。給与計算のノウハウに長けた代行事業者にアウトソーシングすることで時間とコスト削減につながるでしょう。
小規模の企業にとっては、料金面だけど見るとコスト高になる場合もありますが、その他のメリットも考えて、トータルで費用対効果を検証すると良いでしょう。
②担当者がコア業務に注力できる
給与計算業務は、従業員にとって大切な業務ではある一方、作業に時間やコストがかかり、会社の利益につながらない業務でもあります。しかし担当者には、本来、時間や能力を割いて欲しい業務があるはずです。定型的な業務に時間を費やすのではなく、より戦略的な業務に携わって欲しいというのは、どの企業も同様なのではないでしょうか？
特に給与計算を担当している従業員は専門知識も高く、能力が高いことが多いのも事実です。
アウトソーシングすると言っても全てを丸投げできる訳ではありません。
優秀な人材であれば、アウトソーシングも効率的に行うことができます。
アウトソーシングすることで優秀な人材をさらに活用することにつながるのです。
③最新の法令への対応
前述のように労働関連法規や税制や社会保険制度などは、頻繁に改定が行われます。その都度、担当者には最新の情報をキャッチし専門的な知識をブラッシュアップし、規定を変更したり、給与システムなどの設定変更・テスト検証なども必要になってきます。ミスが許されない業務なだけに、大きい負荷となります。働き方改革などをはじめとした労働関連法規が、たびたび改定されていく中、都度、給与計算業務に対応していくのは、大きな負担となるでしょう。
アウトソーシングによって専門家にすべて委託できるということは、法令違反のリスクや担当者の負担が軽減されます。
コンサルタント中村の経営視点のアドバイス
給与計算を自社で行う場合、コストとして見過ごしがちなのが、担当者の勉強している時間です。正直、どのくらい勉強すればできるようになるのか適正な時間は分かりません。
つまり、給与担当者はいくらでも時間がかけられるのです。もちろん一生懸命やっているとは思いますが、経営的な視点にたてば、管理のしようのない時間というのは気になるものです。
アウトソーシングのメリットは時間の削減だけでなく、管理できない時間がなくなるということもあります。
大きくメリットがある給与計算のアウトソーシングですが、少なからずデメリットもありますので、チェックしておきましょう。
①自社内にノウハウが蓄積されない
給与計算を丸ごと全部アウトソーシングした場合には、ノウハウが蓄積されないという可能性も。給与に関する労務事項や社会保険、税制などの専門知識を保有する人がいなくなってしまうということも考えられます。給与計算業務全体をアウトソーシングする場合であっても、ある程度ノウハウは保有できるような策を講じる必要はあるかもしれません。
②業務負担が残る場合がある
一部分だけアウトソーシングした場合などにありがちなのが、代行会社と従業員とのやり取りに手間がかかったり、利用しているシステムが連携できていなかったりと、かえって作業負担が増えたなどというケースも。ただし、こちらは業務範囲の設定やどこまでをアウトソーシングするかを、初期段階でしっかりと切り分けていないからのことが多いようです。委託先の企業としっかり業務範囲の設定・業務フローなどを、導入の段階で定めておけば、大きなデメリットとはいえないでしょう。
③データの漏えい
従業員の大切な個人情報を外部に委託するのですから、委託先の情報管理については、安全に扱われるかどうか、しっかりと確認しておく必要があります。場合によっては、委託先に出向いて管理状況を確認するといったことも必要です。アウトソーシングではなく、自社で給与計算業務を行なっていたとしても、データ漏洩のリスクはあるものです。データの取り扱いについては、企業での指針のもと、安全に情報管理を行なっていきましょう。
社会保険労務士の小栗です。
アウトソーシング導入を検討される場合は、料金に見合ったサービスかどうか
しっかり検討しましょう。
メリットの多いアウトソーシングとはいえ、気になるのは料金ではないでしょうか？ 給与計算のみを委託する場合と、それ以外の関連業務も含めて委託する場合とでは、当たり前ですが価格の相場も変わってきます。
ここでは、一般的な料金相場を見てみましょう。あくまでも一般的な相場です。料金だけで決めてしまうのは危険です。料金に見合ったサービスかどうかが検討していくことが必要です。検討をすすめる際には、いくつかの代行会社にサービス内容を含め、見積もりを取ってみるのをおすすめします。
１）給与計算のみの場合
給与計算のみをアウトソーシングする場合、料金の相場は、従業員10〜50人程度の会社で4～6万円（月）程度が一般的な相場でしょう。従業員１人あたり500〜1,000円といったような料金体系をとっている代行会社もあります。
２）年末調整、住民税更新などオプションも加える場合
給与計算のみのアウトソーシングでも、コストの削減につながりますが、年末調整や住民税の更新など関連する業務も併せて行なった方が削減効果は大きいでしょう。
その場合の相場は、従業員50人程度の会社で10万円～20万円程度といったところでしょう。従業員１人あたり1,000〜2,000円といったところです。
給与計算のアウトソーシング先にも、それぞれ特徴があります。給与計算について、どの程度の専門的知識を持っているかや、データの取り扱いをどのように行なっているか、対応できる従業員規模はどれくらいか、対応スピードはあるかなど、確認しておく必要があるでしょう。
１） 社会保険労務士に依頼する
社会保険労務士は社会保険や労働保険など、保険の手続について専門的に行う労務管理の専門家です。社会保険料の計算や、労働時間の計算について正確性を求められる給与計算においては、安心して依頼ができるでしょう。少数～数100名規模の会社に向いています。給与計算に関連する法令にもタイムリーに対応可能なため、労務管理のフォローも含め、依頼するというのも検討の余地があるのではないでしょうか。ただし、年末調整の法定調書の作成については税理士業務となるので、代行自体はできませんが、年末調整に関わる給与計算は依頼できます。
２） 税理士に依頼する
税理士は、税の計算や代行など税務の専門家です。給与計算を受託しているケースもあります。ただし、対応できる従業員規模が小規模な場合も多いかもしれません。ただ税理士事務所に社会保険労務士がいない場合は、社会保険手続の代行ができませんので、社会保険手続は自社、もしくは別途委託する必要があります。また、年末調整なども代行できるので、小規模の会社ですでに契約している税理士がいる場合には、依頼するのもよいでしょう。
３） 給与計算代行会社に依頼する
給与計算のほか、勤怠管理、人事系サービスなど、幅広くサービス展開している会社も多くあります。給与体系が複雑で、給与システムなどカスタマイズが必要な場合に、システム開発に長けた代行会社などもあります。ただし、一方で労務管理については専門家でないケースもありますので、しっかりとサポート、フォロー体制を確認する必要があります。また融通が利きにくく、最低料金が高いこと多いのもひとつの特徴です。大規模な会社向けとも言えます。
メリット・デメリットがある給与計算のアウトソーシングですが、アウトソーシング先の選定には、注視すべきポイントがいくつかあります。それぞれ様々な強みがあるので、自社にあったサービスであるか、検討すると良いでしょう。
１）小規模企業の場合
小規模な会社なら、社内のみで給与計算業務を行っているということも多いでしょう。実際、10名程度であれば、さほどの業務負荷はなくこなせてしまうということもあるかもしれません。ただし、労務管理についての専門的知識や税務の知識を保有していない場合も多いので、そうした場合は、顧問契約している税理士に依頼するか、従業員の増加が見込まれている場合には、社労士など専門家に依頼するのも良い選択です。目安とすると、従業員が10人以上に増加してきたら、アウトシーシングを検討しても良いでしょう。
２）中規模企業の場合
50人以上の規模の会社になってくると、アウトソーシングのメリットが最大限に発揮できるでしょう。中小企業の多くは、少数精鋭で業務をこなしている場合も多く、給与計算業務なども１人の担当者が行なっているというケースもよく見られます。担当者が不在になった場合や、急な退職など人材がいない場合には、業務が滞ってしまう可能性も発生します。そうした場合のリスク回避の上でも、アウトソーシングを検討する必要があるでしょう。
３） 大規模企業の場合
100人を超えるような企業において、給与計算を自社で行なっているケースの方が少ないのではないでしょうか。大企業の多くは、外部に委託し、人事制度の策定や、教育研修・採用活動など、本来のコア業務に人的資源を投入するというケースが多いと思われます。
給与計算チームの大矢です。せっかくアウトソーシングしてもトラブルになってしまっては、元も子もありません。慎重に検討しましょう。
アウトソーシングの効果を検討せずに、料金だけで業者を選定したり、成り行きで導入を進めると、トラブルの元になります。トラブルにならないためにも、導入の際には、アウトソーシング先に丸投げにならないよう、入念な準備をしておきましょう。
1) 業務範囲が明確でなかった
自社でアウトソーシングを導入する目的を明確にしておく必要があります。委託する業務内容は何かということを、しっかりとブレイクダウンしておかないと、トラブルのもと。イレギュラーや想定外の業務などにより追加費用が発生するといったケースもあります。
信頼できるアウトソーシング先は業務範囲表をもっていますので、提示を求めましょう。
２）納期に間に合わない
当たり前ですが、給与の支給を遅らせるわけにはいきません。給与の締め切りから支給日までのスケジュールを、アウトソーシング先としっかりと期日管理しておく必要があります。
３）計算結果のミス
正確さを要求される給与計算、計算結果のミスは致命的。導入時の設計を疎かにした、アウトソーシング先とのオペレーション決めていない、などといったことからミスを引き起こすこともあります。
４）法律への対応
社会保険料や所得税控除など、給与に関わる精度は頻繁に変わります。その法律へ対応がしっかりなされていない場合には、大きなトラブルに発展することも。アウトソーシング先の選定の際には、他社の導入実績などもきちんと確認する必要があるでしょう。
まとめ
名古屋の社会保険労務士の小栗です。
いかがでしたでしょうか？
給与計算は大切な業務ですが、一生懸命やったとしても結果は変わりません。一方で高い専門知識が必要なため、社内でも優秀な人材が担当することになります。
また給与情報は会社の守るべき情報のひとつです。一度漏えいしてしまった給与情報は取り返すことができません。
実際に、社内で印刷した給与明細を取り忘れてしまい、社員同士の給与が発覚し、自分よりも仕事ができないと思っていた同僚が自分よりももらっていたことを知ってしまい退職してしまったケースもあります。
人材不足の今、非常にもったいない話です。
給与計算は安心・安全で信頼できるアウトソーシングに任せるべきだと思います。ただ、アウトソーシング先に関しては相性がありますので、その会社のスタンス等をきっちり確認したうえで依頼するといいでしょう。
値段で選ぶのではなく、スタンスで選ぶことをおススメします。
社会保険労務士法人とうかいも給与計算・社会保険手続のアウトソーシングを承っております。ぜひ一度私たちのスタンスを聞いてください。
よろしくお願いします。
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