アウトソーシングサービス(社会保険手続・給与計算代行サービス)

人事労務で時間を取られたくない方へ

人事労務の作業や手続きは煩雑ですし、多くの企業にとって負担になるものです。

事実、当社にもたくさんのお悩みが寄せられています。

  • 従業員の入退社が多く、労働社会保険の資格取得・喪失等の手続きが煩雑になってきた
  • 各種手続きの漏れや間違い法改正などの対応が十分ではないのでフォローしてほしい
  • 急に担当者が病気やケガでやめてしまった

このようなお悩みは、成長している企業の経営者ならば誰でも経験したことがあるのではないでしょうか。

給与計算や手続き業務は誰が行っても結果が同じなため、「作業」に分類されます。
とはいえ、分類は「作業」であっても大切な個人情報や給与情報を扱いますし、高度な知識がいる内容です。誰にでもは任せられません。
企業によっては、幹部クラスの従業員でないと任せるのが難しい場合もあるでしょう。

しかし、この人手不足の時代に、幹部が、場合によっては経営者自身が給与計算をしていていいのでしょうか。

幹部や経営者の時間は、企業の成長に関わる仕事に使うべきです
たとえ高度な知識が必要な内容であっても、誰がやっても結果が変わらない「作業」に費やすべきではありません。

幹部や経営者の貴重な時間を確保するためにも、人事労務の作業は信頼のおけるプロにアウトソースすべきだと、私たちは考えます。

アウトソーシングサービスをおすすめ!

人事労務に時間が取られている方は、
とうかいにアウトソースしてみませんか?

とうかいでは、給与計算や社会保険手続き代行等の人事労務手続きをまとめて代行する「アウトソーシング」をご用意しております。

パックの基本料金が23,000円に各種手続き代行・給与計算代行のご利用になる人数分を都度いただくサービスです。

基本料金には単体では月額20,000円である労務相談顧問サービスも含まれているため、大変お得なパックです。

 
アウトソーシングパックの基本料金

月額

23,000円(人事労務相談顧問含む)

各種手続き代行料金
社会保険手続き 1名300円×人数(月額)
給与計算代行 1名700円×人数(月額)
勤怠管理ソフト 1名300円×人数(月額)

社労士法人とうかいの
アウトソーシングサービスの強み

クラウドで
スムーズに連携

社会保険労務士法人とうかいのアウトソーシングパックは顧客と当社をクラウドでつないで行います。

そのため、面倒な書類の作成や整理がいりませんし、データのやり取りもスムーズに実施できます。

セキュリティ
対策も万全

クラウドシステムだから、セキュリティにも配慮。

給与や勤怠情報を安全に管理できるだけでなく、アクセス制限をかけることで、必要な情報を適切な人材のみが閲覧できます。

正確かつ素早いデータ集計

とうかいのクラウドシステムは、自動的にクラウド上でデータを集計するので、正確かつスピーディー

紙で勤怠の集計を行うときのように、間違ってしまったり、手間がかかったりすることはありません。

社会保険手続代行

社会保険や雇用保険関係の法律は入退職だけでなく、結婚や出産など、従業員の生活に密接に関係しています。また、関連する法律の施行や改正が頻繁に行われることも特徴です。

具体的な話で言えば、平成29年10月に育児・介護休業法が施行されます。この新しい法律に関して、担当者がしっかり把握できていますか?

ライフイベントは頻繁にあるものではないため、当事者はもちろん、管理担当者にとってもどう対応したらいいのかと不安になりやすいものです。法律が変わっていた場合、前例通りにはいかないこともあるでしょう。万が一手続きを誤り、本来受けられるはずの保証が受けられなかった場合、大きなトラブルとなります。

専門家による社会保険手続代行であれば、最新の法令に対応した手続きが行えます。従業員の方も、経営者も安心して本来の業務に取り組んでいただけます。

また、情報をクラウド上で管理するため、手続きが早く、安全に行われることも大きなメリットです。

給与計算代行

給与計算をアウトソーシングするメリットは「安心」と「効率化」です。

給与計算を従業員に任せている場合、計算間違い以外にも、自分の残業時間をかさましするなどの不正や、他従業員の給与を話してしまうといった情報管理のリスクがあります。

また、経営者自身が給与計算をしている場合、上記のリスクはないものの、貴重な時間を使うことになります。

社会保険労務士法人とうかいの給与計算代行なら、上記のリスクはありません。また、WEB明細とファームバンキングでのデータ提供になりますので、どこよりも手間が少ないのも特徴です。

勤怠集計

社会保険労務士法人とうかいの勤怠集計はKingoftimeというクラウドソフトを使用します。

クラウドソフトを使用するメリットは大きく2つです。
 

一つは効率化です。

従来は紙で勤怠を毎月集計し、残業や有休の申請を記録に残していました。数名の従業員であればこの方式でも対応できるかもしれませんが、今後複雑化する労働法例のことも考えると、とても大変な作業です。クラウドソフトであれば、勤怠の状況も、各種の申請も自動で集計することができます。

もう一つは記録に残るという点です。

勤怠に関する申請や情報はクラウド上にデータとして残す事ができます。従業員自身で内容を確認することもできますので、有休をとったとらない、何日残ってますかなどの対応も不要になります。
 

勤怠集計は利益を生まない作業です。

効率化できる便利なソフトがあれば、絶対に使うべきだと私たちは考えます。しかし、勤怠ソフトの導入には高い法律知識が必要なため、世の中にはまだまだ紙で集計している会社が多いのが現実です。

導入を決めても、知識不足や設定の難しさから、なかなか進まない企業が本当にたくさんあります。
 

社会保険労務士法人とうかいは導入から設定までサポートしますので、安心してお任せください。

人材・採用でお困りの経営者さまへ

お電話いただければ、すぐにお応えいたします。
TEL:0120-367-789  平日9:00~17:00(土日祝除く)

アウトソーシングサービスの流れ

各種クラウドサービスからのデータを収集し手続・給与計算を行います。

クラウドサービスを活用し労務管理が
一元化します。

とうかいのアウトソーシングサービスは、従業員情報・保険手続管理や従業員情報に紐づくマイナンバー、勤怠、給与情報をクラウドソフトを使い管理することで管理を一元化することができます。

一元化管理ができないとそれぞれのデータが連動しておらず、入社手続きに使用した給与情報が給与計算ソフトに反映していないことや勤怠情報を給与ソフトに反映するのに手間がかかってしまうことがあります。

社会保険の手続きや給与計算は決してミスの許されない業務です。
同じ情報を2回に分けて入力することで、ミスの可能性は確実に高まります。

最新のクラウドソフトを使うことで素早く、ミスのない社会保険の手続きや給与計算を行うことができるのです。

社会保険手続・マイナンバー管理

画面イメージ
当社でも画面を確認することができますの操作も安心です。

従業員情報・保険手続管理

従業員情報の管理はクラウドソフトのオフィスステーションを使用します。御社で入力を行った従業員情報がオンラインで依頼され、氏名・線年月日・年金番号等をシステムで一元管理することができます。

依頼したい手続きのボタンをクリックすることで雇用保険・健康保険などの社会保険手続の申請依頼を行うことができます。

当社では電子申請で手続きを行いますので、手続きが滞留することなく、迅速に処理が行われます。

マイナンバー操作を行う直前にも、

ワンタイムパスワードまたは乱数表による

認証を行うため、より高いセキュリティ

レベルを保ちます。

マイナンバー保管

マイナンバーは特定個人情報保護法により、企業に様々な安全管理義務が求められます。個人情報の中でも特に厳重な管理が必要な情報です。

とうかいのアウトソーシングサービスならばマイナンバーの保管に二重認証を必要とし、銀行と同レベルの管理が可能です。

ログインIDやパスワードだけの認証ではなく30秒に1回パスワードが発行されるトークンや乱数表を使用することでマイナンバーを安全に保管することができます。

マイナンバー収集の仕組み

マイナンバー収集方法

各従業員自身からのマイナンバーを収集する機能も備えています。

1. 支社がわかれている場合など、マイナンバーを安全に収集・保管できます。
2. 支社での取りまとめの際や、郵送・メールをする際の漏えいリスクを低減させます。
3. 従業員自身にマイナンバーを入力していただきます。  合わせて、個人番号カード(通知カード)・本人確認が取れる資料を添付します。  それらをもとに企業の管理者は承認処理を行います。

イメージ図

マイナンバー操作履歴管理

マイナンバーは特定個人情報保護法により、事業主の責任において操作履歴を残しておかなければなりません。

とうかいのアウトソーシングサービスならばマイナンバーの操作履歴がすべて残っているので安心です。

マイナンバーは特定個人情報保護法により、事業主の責任において操作履歴を残しておかなければなりません。

とうかいのアウトソーシングサービスならばマイナンバーの操作履歴がすべて残っているので安心です。

勤怠管理

実際の画面(イメージ)

日次勤務情報管理

残業管理は働き方改革の最重要課題です。紙のタイムカードやエクセルでの管理では、ほとんどの企業が月に1回の集計の結果の共有しかされていないのではないでしょうか?
月に1回の共有しかされないとすると、1か月前の残業に対して対応することになります。しかし1か月前の残業について覚えているはずもなく、対応の効果もでにくくなってしまいます。

クラウドソフトを使用することで、残業時間をリアルタイムに把握するとができます。
リアルタイムで把握することで、素早い対応ができるようになり、残業の抑制にもつながります。

実際の画面

月次・年次勤怠集計管理

働き方改革推進関連法では、時間外労働の上限規制を定めています。
リアルタイムで1日の残業時間を把握することも大切ですが、月次や年次での時間外労働の管理も必要となります。

とうかいの勤怠システムを使用すれば、月次・週次・年次での勤務時間の把握が人別できます。あらかじめ設定した基準残業時間の超過を可視化することもできます。

勤怠申請画面

勤怠申請・承認機能

従業員、もしくは管理者が従業員に代わって、打刻時刻、残業、休暇、スケジュール等の申請を行うことが可能です。

申請可能な項目としては、1.スケジュール申請(有給休暇などの休暇申請を含む)2.打刻申請、3.残業申請、4.勤怠確認申請、5.従業員登録申請の5種類があります。管理者は承認/棄却するだけで承認作業を行うことができます。

休日管理画面

休日・管理設定

休暇管理は簡単そうに思われますが、勤怠管理の中でも非常に難しい部類に入ります。そもそも年間の休日数が決まっていなければ、給与計算はできませんし、雇用契約もできないのですが、多くの中小企業ではあいまいな状態でなんとなく計算しているのが現実です。

私たち社会保険労務士は労務管理の専門家です。法定休日の設定や休日の管理など法律に則った休日の設定を支援させていただきます。

もちろん休日が分かりやすく見える化されますので、従業員にとっても働きやすくなります。

また有給休暇の管理も自動的に行うことができますので、煩雑な管理作業から解放されます。

月別のシフト確認画面

シフト管理(月別)

1か月単位の変形労働時間制などを採用する場合、シフトが人や部署によって変わる場合があります。この場合、人や部署によって休日が変わるため、管理が非常に煩雑になります。

勤怠ソフトを使用すれば、オリジナルのシフトパターンを設定して、各従業員にシフトを割り付けることが可能です。
シフトパターンは何通りでも自由に設定することができ、一括のインポートも可能です。(CSVデータとりこみ)

日別のシフト確認画面

シフト管理(日別)

日次ごとのシフト作成も可能です。
バーチャートによって、当日のシフト状況を確認することができます。

あらかじめ、曜日や時間帯別に配置人数の目標値を設定しておけば、目標値と実際に配置した人数の差異を確認することもできます。

給与計算

スケジュール

給与計算は勤怠の締めをご確認いただいて、3営業日後に納品させていただきます。
祝日や曜日巡りによって日程がタイトな月もお客様にご協力いただくことを前提に、3営業日前までに給与振り込みのデータをご提供いたします。
当社では振込はファームバンキング、明細はWEB明細をお勧めしています。
給与を支給することをより効率的に行うことで、企業のご担当者に余計な手間をとらせません!
※ファームバンキング(firm banking)とは、銀行などの金融機関と顧客のコンピュータシステムとを専用回線や専用端末・ソフトウェアなどで直接接続するデータ通信サービスのことで、エレクトリックバンキングのひとつ。銀行に行くことなく経理事務を行えるだけでなく、手数料が割安になることが多い。

納品物一覧

納品物

給与計算後に納品させていただくものの一覧です。

■PDFデータ納品
・給与一覧、賞与一覧
・振込一覧
・給与明細、賞与明細
・退職者の源泉徴収票
・住民税納付一覧

■WEB配信(PDFデータでの納品も可能
・給与明細
・賞与明細

WEB給与明細

WEB給与明細

WEB給与明細を使用することで印刷代や紙代の削減ができます。
WEB明細は従業員ごとの専用画面ですので、配布間違いや配布までの保管も不要です。
PCはもちろんスマホにも対応していますので、誰でも使えるWEB給与明細です。

他社と迷われている方へ

とうかい代表の久野です。
お気軽にご相談ください!

アウトソーシングサービスを行うところはたくさんありますが、大別すれば2種類に分けられます。

当社のように社会保険労務士が行っているところと、アウトソーシング専門の会社が行っているところです。

どちらも得手不得手があります。

社労士事務所の特徴としては、個別対応が可能できめ細かいサービスを行ってくれますが、単価が高めに設定されているところや、人数の多い企業には対応できないところが多いように感じます。

アウトソーシング専門の会社は、導入に大きなコスト(システム導入)がかかる一方、ランニングのコストは非常に安くなります。

ただ、決められたルールの中で大人数を管理しますので、どうしても個別の対応は難しいようです。

当社は社会保険労務士事務所ですが、先進のクラウドサービスを導入することで、従業員200名までの規模で対応しております。もちろん、労務にかかわるご相談や法律的なご質問など、個別対応も実施しておりますので、お気軽にご相談ください。

人材・採用でお困りの経営者さまへ

お電話いただければ、すぐにお応えいたします。
TEL:0120-367-789  平日9:00~17:00(土日祝除く)