勤怠集計

勤怠集計にかかる日々のやり取り、
無駄だと思いませんか?

勤怠集計にどの程度のコストがかかっているかご存知でしょうか?

勤怠集計には、単純に勤務時間の集計だけでなく、打刻漏れの修正や申請有無の確認など、さまざまな業務が不随します。

しかも、その不随する業務の多くは担当者一人では解決できないため、当事者へ確認しなければなりません。

当事者がすぐに返事をくれる場合はいいのですが、一人でも回答がないと作業が中断してしまうため、なかなか完了することができません

 

また、勤怠の集計は、ミスが許されない、集中力のいる作業です。担当者のほとんどが「できれば一気にやってしまいたい」と思っている作業といえます。そんな難しい作業であるにもかかわらず、情報が整理されていないため効率よく処理できないのが実情です。

 

しかも紙のタイムカードの場合、データの確認は勤怠の締め後、集計後しかできません。

勤怠を締めた後に確認してみたら、残業時間が超過していたということも少なくありません。

働き方改革関連法では、勤務時間の適正な把握とともに残業時間に上限が設定されます。

そのため、残業がある会社では、日々、残業時間の管理をする必要があります。

しかし、紙のタイムカードでの集計には担当者の時間と手間がかかるため、リアルタイムでの確認ができません。

リアルタイムで確認ができないがために、気が付いたら上限時間を超えていたということもあり得るのです。

 

私たちは勤怠管理をデジタル化し、リアルタイムで把握できるようにすべきだと考えています。

勤怠管理をデジタル化することで、申請から承認までの流れを一元化できます。また、システム上で履歴が残るので当事者との照会の手間も省けますので、勤怠集計を効率化できます。

勤怠管理ソフトキングオブタイムであれば、リアルタイムで勤怠管理ができるだけでなく、長時間労働者へのアラーム機能、年次有給休暇管理など勤怠管理に関するあらゆる悩みに対応できます。

勤怠集計のご案内(料金表)

月額 人数×300円

※勤怠集計システムのタイムレコーダーは別途費用がかかります。

 推奨:静脈指紋ハイブリッドリーダー 29,500円(税別)

 

勤怠集計のメリット

リアルタイムに勤怠実績を集計

私たちがおススメする勤怠集計の最大の特徴は、リアルタイムで勤怠が確認できることです。

働き方改革関連法の施行に伴い、企業は労働時間の管理をさらに厳格に求められるようになります。

今までは長時間労働をさせてしまったとしても、何もなければ法律上違反となることはありませんでした。

しかし働き方改革関連法が施行されますと、長時間労働のために書類送検される可能性がでてきます。

日々、労働時間の管理を行うことが企業に求められているのです。

 

勤怠管理ソフトキングオブタイムを使えば、日々の労働時間がリアルタイムで把握できるだけでなく、一定時間以上働いた従業員の上長に対してアラートを鳴らすこともできます。

一人二人を管理しているのであれば、誰がどのくらい残業しているのかはなんとなくわかりますが、10名20名を管理するとなれば個々人の労働時間までは把握しきれなくなってしまいます。

紙のタイムカードを集計して勤怠管理をしている場合、それぞれの社員の労働時間を把握できるのは、毎月の集計作業の後です。そのうえ、上限時間を超えていないかを確認するために、先月、先々月の集計結果と突き合わせなければならず、非常に手間がかかります。
 

キングオブタイムによるデジタル勤怠集計であれば、勤務実績の集計はリアルタイムで行うことができます。
また一覧性に優れているので、一目で従業員の勤務実績が今どうなっているのかが確認できます。

業務の大幅な効率化

勤怠集計をデジタル化することで集計作業の効率化がはかれます。

日々従業員が出勤や退勤を登録すると、履歴がデジタルで記録されます。
デジタルの記録なので、データは自動的に集計されます。

自動で集計されるため、手動での集計は一切必要ありません。担当者がすることは登録漏れなどの確認作業のみです。

集計そのものがなくなりますので、非常に効率化されます。

また、紙のタイムカードや紙での勤怠申請では、入力し確認する作業に加えて、照らし合わせて確認する作業も発生します。キングオブタイムであれば、一つのソフトで申請作業、承認作業、照会作業のすべてが完結するため、勤怠の申請に係る作業が効率化されます。

例えば、有給休暇の申請を例にしてみましょう。
従業員が有給休暇を申請すると、申請を受けた担当者は該当社員の有給休暇の残数を確認し、残っていれば承認と有給休暇付与の手続きを実施します。

承認後に従業員が有給休暇を実際に取得すると、担当者は休暇が取得された事実を確認し、有給休暇の残日数を減らします。有給休暇の処理一つとっても、担当者はこれだけの手間をかけているのです。

キングオブタイムであれば、申請と有給管理が紐づいていますので、従業員が有休を申請し、上長がその申請を許可するだけで終わります。

有給休暇の残日数も自動で計算してくれますし、残り日数がどれくらいかは従業員からも確認することができます。

勤怠の集計業務と申請業務、有給管理など勤怠管理に関するすべての業務を一つのソフトで対応することで、業務の大幅な効率化が見込めるのです。

正確な勤怠集計が可能に

勤怠の集計に間違いがあってはいけません。
勤怠管理システムをデジタル化することで、確実な勤怠集計が実現できます。

勤怠の集計は意外にミスがでやすいものです。
単純に勤務時間を足して、休憩時間を引き去ればいいのかといえば、違います。

例えば、休日に出勤していた場合、出勤日が法定休日なのか、所定休日なのかの確認が必要ですし、残業があれば22時~翌5時までを深夜時間としてカウントしているかも確認しなければなりません。そのほかにも、遅刻早退欠勤が適切に処理されているか、変形労働時間制の運用が適切かなど、ルールに従って集計を行なわなければなりません。

残業となるのか、それともならないのか、打刻漏れとして処理していいのか、それとも本当に休憩が取れなかったのか等、考慮すべきことは山のようにあります。

勤怠の集計に関しては、企業それぞれで適用すべきルールがあります。該当の従業員によって、または担当者によってルールが変わるようなことがあってはいけません。公正に行うことが大切です。

勤怠管理をデジタル化し、ルールを設定することで、統一したルールで正確な勤怠の集計を行うことができるのです。

とうかいのデジタル勤怠管理

社会保険労務士法人とうかいの勤怠管理はキングオブタイムを使用して行います。

キングオブタイムはクラウド勤怠管理市場シェア№1の勤怠管理ソフトです。
クラウドの勤怠管理なので、インターネット環境さえあればPCはもちろん、スマートフォンやタブレットで、いつでもどこでもリアルタイムで確認することができます。

また企業それぞれの環境に合わせて対応できる、多彩な機能を備えています。
月ごとのシフト制の企業であれば、月別シフト制を設定できます。
長時間労働することが多い企業であれば、ある一定時間以上時間外労働をした場合のアラート機能が効果的です。
管理者が多数いる企業であれば、権限の異なる複数の管理者を設定することも可能です。

また、出勤や退勤の登録に使用する打刻機も様々なものが使用可能です。とうかいでは指紋静脈のハイブリッド認証機をおススメしていますが、パスワード認証やスマートフォン、ICカードリーダーでの打刻も可能です。

企業の状況に合わせたシステムで導入を提案させていただいています。

もちろん、打刻機で登録されたデータや申請情報はクラウド上に保管され、いつでもリアルタイムに確認することができます。

キングオブタイムのデジタル勤怠管理で、リアルタイムの管理を実現します。

他社と迷われている方へ

とうかい代表の久野です。
運用まで含めてしっかりサポートします!

勤怠管理ソフトの導入にあたり、一番のポイントは初回設定です。
初回設定は労働法に即したものでなければいけません。

多くの企業が初回設定に失敗し、それに気づかないまま勤怠管理ソフトを導入してしまっています。その結果、従業員とのトラブルも多数発生しています。

例えば、本来は残業の時間であったのにもかかわらず、勤怠ソフトの設定を誤っていたために割増賃金として支払われなかったというお話をよくお聞きします。

労働関連法令は非常に複雑で難しいものです。トラブルにならないよう、正しく法令にのっとった設定は、専門家でなければできないと言っても過言ではありません。

私たちは労働関連法令の専門家である社会保険労務士です。

キングオブタイムを導入開始してから2年半で70社以上導入しておりますが、大きなトラブルはいまだ発生しておりません。

労働関連法の専門家だからこそ、多くの企業でトラブルなく導入できているのです。

初回設定が複雑な場合は別途コンサルティングを実施させていただき、勤怠ソフトの運用も継続的に支援させていただきます。

勤怠管理ソフトは、どのソフトを導入するかよりも、どのようにソフトを導入するかの方がはるかに大切です。

私たちであれば、運用まで含めてしっかりとサポートさせていただきます。ぜひ一度ご検討ください。

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