みなし残業制の導入方法｜違法にならない手順と企業のメリット

みなし残業制（固定残業代制）は、給与計算の効率化など企業にとって多くのメリットがある一方、導入方法を誤ると違法と判断されるリスクを伴います。
この記事では、みなし残業制の基礎知識から、企業が享受できるメリット、法的に問題なく制度を導入するための具体的な手順、そして運用上の注意点までを網羅的に解説します。

みなし残業制（固定残業代制）とは？給与に一定時間の残業代を含む制度

「みなし労働時間制」と「みなし残業制」

「みなし労働時間制」とは目的が異なる別の制度です みなし残業制と混同されやすいものに「みなし労働時間制」があります。 みなし残業制が「残業代の支払い方」に関する制度であるのに対し、みなし労働時間制は、営業職などで労働時間の算定が難しい場合に「所定の時間働いたものとみなす」という「労働時間の算定方法」に関する制度です。 両者は目的が全く異なるため、正しく区別して理解することが重要です。

みなし残業制を導入する前に知っておきたい企業のメリット

人件費の見通しが立てやすくなり経営が安定する

毎月の残業時間は業務の繁閑によって変動するため、人件費は月ごとに増減するのが一般的です。 みなし残業制を導入すれば、一定時間までの残業代が固定されるため、月々の人件費の変動を抑制できます。
これにより、企業は人件費の予測精度を高め、より安定した資金計画や経営戦略を立てることが可能になります。

給与計算に関わる事務作業の負担を軽減できる

従業員一人ひとりの残業時間を日々集計し、割増率を乗じて給与計算に反映させる作業は、人事労務担当者にとって大きな負担です。 みなし残業制を導入すると、設定した固定残業時間内であれば毎月の計算作業が不要になります。
給与計算プロセスが簡素化されることで、事務作業の負担が軽減され、ITツール導入と合わせれば、さらなる業務効率化が実現します。

従業員の生産性向上への意識改革が期待できる

みなし残業制のメリットとして、従業員の生産性向上に対する意識改革が挙げられます。 この制度では、割り当てられた業務を早く終えて定時で退社しても、給与に含まれる固定残業代は減額されません。
そのため、従業員にとっては「ダラダラ残業する」インセンティブがなくなり、時間内に業務を終わらせようとする効率的な働き方が促進される効果が期待できます。

導入前に把握すべきみなし残業制のデメリットや注意点

みなし残業制はメリットがある一方で、制度設計や運用を誤ると、かえって人件費の増加や労務トラブルを招く可能性があります。 特に、既存の従業員に対して本制度を導入する場合、労働条件の不利益変更と見なされないよう、慎重な手続きと十分な説明が不可欠です。
導入を決める前に、デメリットや注意点を正確に把握しておく必要があります。

かえって人件費が増加してしまう可能性がある

従業員の実際の残業時間が、設定した固定残業時間に満たない月が続く場合、企業は実労働時間以上の残業代を支払うことになります。 例えば、固定残業時間を30時間に設定したにもかかわらず、実際の残業が毎月10時間程度で推移した場合、差分の20時間分は余分なコストとなります。
結果として、通常の残業代計算よりも総人件費が増加してしまう可能性があるため、企業は慎重な時間設定が求められます。

従業員の誤解からサービス残業を誘発しやすい

従業員がこの制度の趣旨を正しく理解していない場合、「固定残業代が支払われているから、いくら残業しても同じ」と誤解し、設定時間を超えた分の残業代請求をためらってしまうケースがあります。
このような状態は、事実上のサービス残業を誘発する温床となりかねません。 企業側は、設定時間を超えた分は追加で残業代が支払われることを、制度導入時に明確に周知徹底する義務があります。

長時間労働が常態化するリスクがある

残業代が固定化されることで、経営者や管理職のコスト意識が薄れ、従業員に長時間労働をさせやすくなるというリスクがあります。 「残業代は定額だから」という考えが蔓延すると、業務量の調整や効率化への取り組みが疎かになり、結果として組織全体の長時間労働が常態化する危険性をはらんでいます。 適切な勤怠管理と、労働時間削減への意識を常に持ち続けることが重要です。

これだけは避けたい！みなし残業制が違法と判断される7つのケース

就業規則や雇用契約書に制度に関する記載がない

みなし残業制を導入するための大前提として、就業規則や雇用契約書（労働条件通知書）にその根拠規定が明記されていなければなりません。 口頭での合意や慣習のみで運用している場合、法的な効力は認められず、制度全体が無効と判断されます。
給与体系に関わる重要な変更であるため、必ず労働条件の根拠となる書面上で明確に規定する必要があります。

固定残業代の金額と対応する時間数が明記されていない

給与明細や雇用契約書において、基本給と固定残業代が明確に区別されていないケースは違法です。 例えば「月給30万円（残業代含む）」といった記載では、いくらが固定残業代なのか内訳が不明瞭なため無効とされます。
「基本給25万円、固定残業手当5万円（〇時間分）」のように、固定残業代の金額と、それが何時間分の時間外労働に相当するのかを誰が見てもわかる形で明記しなければなりません。

固定残業代を除いた基本給が最低賃金を下回っている

みなし残業制を適用する場合でも、賃金の基本給部分は最低賃金法を遵守する必要があります。 計算方法は、固定残業代や各種手当を除いた基本給を、月間の所定労働時間で割って時給を算出します。
この時給額が、事業所の所在地で定められている最低賃金額を下回っている場合、その賃金設定は違法です。 最低賃金は毎年改定されるため、定期的な確認が欠かせません。

設定時間を超過した分の残業代を支払っていない

みなし残業制は「定額で働かせ放題」の制度ではありません。 雇用契約で定めた固定残業時間を1分でも超えて残業が発生した場合は、その超過分に対して、法律で定められた割増率に基づき算出した残業代を追加で支払う義務があります。
この支払いを怠った場合、労働基準法違反となり、従業員から未払い残業代を請求される原因となります。

残業時間の上限（月45時間）を大幅に超える設定になっている

労働基準法では、36協定を締結した場合でも残業時間の上限は原則として月45時間、年360時間と定められています。 この上限を大幅に超えるような、例えば「月80時間分」といった過度に長い時間を固定残業代の対象として設定した場合、公序良俗に反し、その設定自体が無効と判断される可能性が非常に高くなります。
従業員の健康を守る観点からも、常識的な範囲での時間設定が求められます。

求人票や募集要項に必要な情報が記載されていない

2018年1月1日の職業安定法改正により、求人募集の際に固定残業代制を採用している場合、その詳細な内訳の明示が義務化されました。
具体的には、①固定残業代の金額、②その金額に相当する労働時間数、③固定残業時間を超える労働には別途割増賃金が支払われる旨、の3点を求人票に記載する必要があります。これらの記載がない求人は法律違反となります。

従業員への十分な説明や個別の同意を得ていない

特に、既に雇用している従業員に対して新たにみなし残業制を導入する場合、これは労働条件の「不利益変更」にあたる可能性があります。 企業が一方的に制度の導入を決定し、就業規則を変更しただけでは無効とされるリスクが高いです。
必ず従業員一人ひとりに対して制度の内容を丁寧に説明し、その上で個別の書面による同意を得るプロセスが不可欠です。

【4ステップで解説】みなし残業制を適法に導入するための全手順

みなし残業制をトラブルなく導入するためには、法的な要件を遵守した正しい手順を踏むことが極めて重要です。 このセクションでは、制度の設計から従業員との合意形成、契約の締結に至るまでを4つの具体的なステップに分けて解説します。 この手順に沿って進めることで、後々の労務リスクを最小限に抑えながら、円滑に制度を導入することが可能になります。

ステップ1：固定残業代として支給する金額と時間数を具体的に設計する

最初に、自社の従業員の実際の残業時間の実態を調査・分析します。 過去の勤怠データなどから、部署や役職ごとの平均的な残業時間を把握し、それを基に法的に妥当な範囲で固定残業代の対象とする時間数を設定します。 時間数が決まったら、割増賃金率（1.25倍以上）を乗じて固定残業代の金額を算出します。 この際、設定が過度に長時間にならないよう注意が必要です。

ステップ2：就業規則にみなし残業制に関する規定を追記し周知する

ステップ1で設計した内容を、就業規則の賃金規程などに明記します。 具体的には、「基本給とは別に、〇時間分の時間外手当として〇円を固定残業手当として支給する」「設定時間を超える時間外労働については、別途割増賃金を支払う」といった条文を追加します。 変更後の就業規則は、労働基準監督署へ届け出るとともに、従業員がいつでも閲覧できる状態にして周知徹底を図ります。

ステップ3：従業員一人ひとりへ丁寧に説明し制度導入への同意を得る

特に既存の従業員に適用する場合、説明会などを実施し、制度導入の目的や内容、変更点について丁寧に説明します。 給与がどのように変わるのか、シミュレーションを提示するなど、従業員の不安や疑問を解消することが重要です。 これは労働条件の不利益変更と判断されるリスクを避けるためにも不可欠なプロセスです。 最終的には、内容を理解・納得した上で、個別に同意書を取り交わします。

ステップ4：みなし残業制の内容を明記した雇用契約書を改めて締結する

従業員からの同意が得られたら、変更後の労働条件を反映した雇用契約書を新たに作成します。 契約書には、基本給の額、固定残業手当の額、およびそれが何時間分の残業に相当するのかを明確に記載します。 この新しい契約書を従業員と取り交わすことで、みなし残業制の導入に関する一連の手続きが完了します。

制度導入後に遵守すべき3つの運用ルール

みなし残業制は、法的な手順を踏んで導入すれば終わりではありません。 制度を適正に運用し続けなければ、違法状態に陥り、結局は労務トラブルの原因となります。 導入後は、特に以下の3つのルールを継続して遵守することが不可欠です。 これらの運用ルールを徹底することで、制度のメリットを維持し、健全な労務管理を実現できます。

タイムカードなどで従業員の正確な労働時間を日々把握する

みなし残業制を導入しても、企業が従業員の労働時間を管理する義務がなくなるわけではありません。 設定された固定残業時間を超えた分の割増賃金を正確に支払うため、また、従業員の健康管理や長時間労働の正のためにも、タイムカードや勤怠管理システムを用いて、始業・終業時刻を客観的に記録し、日々の正確な労働時間を把握し続ける必要があります。

毎年の最低賃金の改定を必ず確認し基本給を見直す

最低賃金は原則として毎年10月に改定されます。 みなし残業制における基本給部分は、この最低賃金額を上回っていなければなりません。 最低賃金の引き上げによって、自社の基本給が最低賃金を下回ってしまう可能性があるため、毎年必ず改定情報を確認し、必要に応じて基本給の見直しを行う必要があります。 この確認を怠ると、意図せず法令違反となる恐れがあります。

休日労働や深夜労働には別途割増賃金を支払う

固定残業代（みなし残業代）は、原則として法定時間外労働（1日8時間・週40時間を超える労働）に対する割増賃金を対象としていますが、会社の規定（就業規則など）によっては、休日労働や深夜労働の割増賃金も含まれる場合があります。 ただし、これらの割増賃金が固定残業代に含まれない場合は、法定休日の労働に対する割増賃金（1.35倍以上）や、深夜労働（22時～翌5時）に対する割増賃金（0.25倍以上）は、固定残業代とは別に計算し、追加で支払う必要があります。 給与計算時には、固定残業代がどのような労働に対する割増賃金を含んでいるのかを確認し、混同しないよう注意が必要です。

みなし残業制の導入に関するよくある質問

ここでは、みなし残業制の導入を検討する際に、経営者や人事担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。 具体的なケースに関する疑問を解消し、よりスムーズな制度導入に役立ててください。

まとめ