結論（この記事で分かること） 社会保険の入退社手続きは、e-GovとGビズIDを使った電子申請への切り替え、書類の電子的なやり取り、外部委託の3つを組み合わせることで効率化できます。2020年4月からは資本金1億円超の法人など特定の法人について、算定基礎届・月額変更届・賞与支払届の電子申請が義務化されている点も押さえておく必要があります。
従業員の入退社のたびに発生する社会保険手続きは、紙の書類と窓口・郵送のやり取りに頼ると時間がかかります。この記事では、500社以上の社会保険手続きを支援してきた社会保険労務士法人とうかいが、効率化の方法を解説します。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先450社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
- NHK「あさイチ」
- 中日新聞
- 船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
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https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri/
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結論：効率化の軸は「電子申請」と「期限管理の仕組み化」
社会保険の入退社手続きを効率化する最大の軸は、e-Govを使った電子申請への切り替えと、手続きの期限・進捗を管理する仕組みを整えることです。
日本年金機構によると、2020年4月以降に開始する事業年度から、資本金・出資金等の額が1億円を超える法人や相互会社など特定の法人は、健康保険・厚生年金保険の被保険者報酬月額算定基礎届、被保険者報酬月額変更届、被保険者賞与支払届について電子申請が義務化されています。この義務化は、社会保険労務士が代理で手続きを行う場合も対象に含まれます。
このセクションのポイント
- 効率化の軸は「電子申請への切り替え」と「期限管理の仕組み化」
- 2020年4月から特定の法人は算定基礎届等の電子申請が義務化されている
- 社労士が代理で行う場合も義務化の対象に含まれる
入退社手続きを効率化する3つの方法
e-Govでの電子申請はどう進める？
e-Govでは、GビズIDまたはe-Govアカウントを使ってログインし、資格取得届・資格喪失届などの電子申請を行うことができます。日本年金機構によると、GビズIDを利用する場合、社会保険労務士が代理で申請する際は、GビズIDの部署名欄に「@＋社会保険労務士登録番号」を入力する運用になっています。
従業員情報のやり取りはどう効率化する？
入退社時に必要なマイナンバーや扶養情報の収集を紙の書類で行うと、回収・確認に時間がかかります。オンラインでのフォーム入力や本人確認書類のアップロードに切り替えることで、収集から入力までの工程を短縮できます。
外部委託で効率化できる範囲は？
手続きの作成・提出自体を社会保険労務士法人に委託することで、社内担当者は従業員への案内と情報収集に専念できます。委託先が電子申請に対応していれば、紙のやり取りに伴う郵送・押印の工程も削減できます。
このセクションのポイント
- e-GovではGビズID・e-Govアカウントでの電子申請が可能
- 従業員情報の収集をオンライン化すると回収・確認の工程を短縮できる
- 社会保険労務士法人への委託で申請実務そのものを削減できる
社会保険労務士法人とうかいからのアドバイス
入退社手続きを効率化するために、次の順番で検討することをおすすめします。
- 自社が電子申請義務化の対象かを確認する：資本金1億円超など特定の法人に該当するか確認する
- GビズIDを取得する：電子申請の窓口となるアカウントを事前に準備する
- 委託先の電子申請対応状況を確認する：外部委託を検討する場合は、紙ベースか電子申請対応かを確認する
社会保険労務士法人とうかいでは、全国の企業の社会保険の入退社手続きを電子申請に対応した形でフルリモートで支援しています。 → 社会保険手続きアウトソーシングのご案内：https://www.tokai-sr.jp/service/social-insurance/
このセクションのポイント
- 自社が電子申請義務化の対象かをまず確認する
- GビズIDを事前に取得しておく
- 委託先選びでは電子申請対応の有無を確認する
よくある質問（FAQ）
Q1. 社会保険の電子申請は中小企業でも使えますか？
はい、使えます。電子申請義務化の対象は資本金1億円超の法人など特定の法人に限られますが、対象外の企業も任意でe-Govを使った電子申請を利用できます。
Q2. GビズIDはどこで取得できますか？
GビズIDはデジタル庁が運営する法人・個人事業主向けの共通認証システムで、オンラインで申請・取得できます。取得後、e-Govへのログインにも利用できます。
Q3. 電子申請にすれば書類の郵送は一切不要になりますか？
手続きの種類によっては、添付書類の提出方法が別途定められている場合があります。すべてが完全にオンラインで完結するとは限らないため、手続きごとに確認することをおすすめします。
まとめ
社会保険の入退社手続きの効率化は、電子申請への切り替えと期限管理の仕組み化が基本で、電子申請義務化の対象かどうかの確認も欠かせません。自社の手続きを効率化したい方は、社会保険労務士法人とうかいまでご相談ください。
監修：社会保険労務士法人とうかい 2011年開業・2015年法人化。名古屋本社・東京神田事務所を拠点に、顧問先500社以上の人事労務を全国フルリモートで支援。社労士事務所TOP100（2023年）選出、2026年サステナグロースカンパニーアワード「ライジングスター賞」受賞。
参考資料
- 日本年金機構「電子申請の義務化について」：https://www.nenkin.go.jp/denshibenri/denshishinsei/20210401.files/gimuka.pdf
- 日本年金機構「GビズIDを利用した電子申請」：https://www.nenkin.go.jp/denshibenri/denshishinsei/gbiz-id.html
