SmartHRの使い方【従業員・管理者向け】基本的な操作マニュアル

SmartHRとは、人事・労務手続きをペーパーレス化し、業務効率を向上させるクラウド型ソフトウェアです。 従業員情報の管理から給与明細の配布、年末調整まで、煩雑な業務をオンラインで完結させます。 直感的なインターフェースで使い勝手が良く、従業員・管理者双方の負担を軽減します。 本記事では、SmartHRの基本的な使い方を従業員向けと管理者向けに分けて、具体的な操作手順を解説します。

従業員向け｜SmartHRの基本的な使い方

初回ログインとパスワードの初期設定をおこなう

手順 会社からSmartHRの招待メールが届いたら、本文に記載されているURLをクリックしてアカウントの初期設定を行います。 まず、表示された画面で氏名やメールアドレスなどの情報を確認し、ログイン用のパスワードを設定してください。
パスワードはセキュリティ要件を満たす文字列にする必要があります。 設定が完了すると、自身のマイページにログインできるようになり、各種機能の利用が可能となります。
初回ログイン後は、プロフィール情報に誤りがないかを確認し、必要に応じて修正しておきましょう。

スマートフォンで給与明細や源泉徴収票を確認する方法

SmartHRでは、スマートフォン（スマホ）のブラウザや専用アプリから給与明細や源泉徴収票を手軽に確認できます。
まず、スマホでSmartHRにログインし、マイページに表示される「給与明細」や「源泉徴収票」の項目をタップします。 すると、過去に発行された書類の一覧が表示されるため、確認したい対象期間を選択してください。
詳細画面では、各項目の金額を確認できるほか、PDF形式でデータをダウンロードすることも可能です。 これにより、紙の明細書を保管する手間がなくなり、必要な時にいつでも過去の情報を参照できます。

年末調整のアンケートに回答する具体的な流れ

年末調整の時期になると、会社からSmartHRを通じてアンケート回答の依頼が届きます。
通知メールやマイページの案内に従い、年末調整の手続きを開始しましょう。 画面には、「扶養家族はいますか？」「生命保険に加入していますか？」といった質問が順番に表示されるので、自身の状況に合わせて回答を入力していきます。 保険料控除証明書などの必要書類は、スマートフォンで撮影した画像やPDFファイルをアップロードするだけで提出が完了します。
質問に答えていくだけで手続きが完了するため、書類作成の知識がなくても簡単に行えます。

住所変更など身上異動に関する申請手順

引っ越しによる住所変更や、結婚に伴う氏名・扶養家族の変更などが発生した場合、SmartHR上で身上異動の申請手続きができます。 マイページにログイン後、「申請」や「手続き」といったメニューから、該当する申請フォームを選択してください。
例えば住所変更の場合、新しい郵便番号や住所を入力し、変更日などを指定して送信します。
管理者が申請を承認すると、登録情報が更新される仕組みです。 この手続きにより、会社へ出向いたり紙の書類を提出したりする必要がなくなり、迅速かつ正確に情報の変更を届け出ることができます。

ログインパスワードを忘れた場合の再設定方法

SmartHRのログインパスワードを忘れてしまった場合は、ログイン画面から簡単に再設定が可能です。
まず、ログイン画面の下部にある「パスワードをお忘れですか？」というリンクをクリックします。
次に、登録している自身のメールアドレスを入力して送信すると、パスワード再設定用の案内メールが届きます。 そのメールに記載されているURLにアクセスし、画面の指示に従って新しいパスワードを設定してください。
セキュリティの観点から、再設定用のURLには有効期限が設けられているため、メール受信後は速やかに手続きを行いましょう。

管理者向け｜SmartHRの基本的な使い方

管理者はSmartHRを活用することで、従業員情報の集約・管理、入退社手続き、年末調整の実施といった人事労務業務を大幅に効率化できます。
従業員からオンラインで収集した情報は自動でデータベースに反映されるため、手作業による入力ミスや書類の管理コストを削減します。 また、付与する権限を調整することで、担当者ごとに操作できる範囲を制限し、セキュリティを確保しながら業務を分担することも可能です。

新しく入社した従業員を招待する設定方法

新入社員が入社したら、管理者はSmartHRに従業員情報を登録し、アカウントを発行して招待します。
まず、管理者権限でログインし、「従業員リスト」や「従業員を追加」といったメニューを選択します。
次に、入社する従業員の氏名、メールアドレス、入社日などの基本情報を入力フォームに沿って登録してください。
登録が完了したら、招待メールを送信する設定を行います。 メール送信を実行すると、従業員本人にアカウント設定用の案内が届き、本人がパスワードなどを設定することで利用を開始できる流れとなります。

登録済みの従業員情報を更新・管理する手順

従業員の住所や家族構成などに変更があった際、管理者はSmartHR上で情報を正確に維持・管理する必要があります。
従業員本人から身上異動の申請が提出されると、管理者に通知が届きます。 管理者は申請内容を確認し、問題がなければ承認することで、従業員情報が自動的に更新されます。 また、管理者自身が直接情報を編集することも可能です。
その場合は、管理者権限で従業員リストから対象者を選び、プロフィール画面で該当項目を修正・保存します。 これにより、常に最新の従業員情報を一元管理できます。

退職した従業員の情報を処理する方法

従業員が退職する際は、SmartHR上で適切な手続きを行う必要があります。
まず、管理者としてログインし、従業員リストから該当する従業員を選択して、退職日を設定します。 退職日を登録すると、その従業員のアカウントは有効期限が設定され、期日以降は一部機能が制限されたりログインできなくなったりします。
退職後も源泉徴収票の閲覧などを許可する場合は、アクセス権限を個別に設定することも可能です。 手続きを正しく行うことで、在籍者と退職者の情報を明確に区別し、適切なアカウント管理を実現します。

従業員がログインできない時のトラブル対処法

従業員から「ログインできない」と問い合わせがあった場合、管理者は原因を特定して対処する必要があります。
よくある原因は、招待メールの有効期限切れ、登録メールアドレスの誤り、パスワードの入力ミスによるアカウントロックなどです。 管理者はまず、対象従業員のステータスを確認します。 招待メールが未開封または期限切れの場合は、管理者権限で招待メールを再送してください。
アカウントがロックされている場合は、ロックを解除する操作を行います。 また、従業員自身でパスワードの再設定ができない場合は、管理者が代理でリセットすることも可能です。

年末調整の準備から依頼までの進め方

管理者はSmartHRを利用して、年末調整の準備から従業員への依頼、進捗管理までを一貫して行えます。
まず、年末調整の機能を開き、その年の設定（保険料の料率など）が最新であることを確認します。
次に対象となる従業員リストを確認し、必要に応じて修正してください。 準備が整ったら、全従業員に対してアンケート回答の一斉依頼を行います。 依頼後は、管理画面から各従業員の提出状況をリアルタイムで把握でき、未提出者にはリマインダーを送信することも可能です。
これにより、煩雑な年末調整業務を効率的に進められます。

SmartHRの使い方に関するよくある質問

SmartHRを日常的に利用する中で、従業員・管理者ともに操作に関する疑問が生じることがあります。
ここでは、特によく寄せられる質問とその回答をまとめました。 これらのFAQを参照することで、多くの疑問を自己解決でき、よりスムーズなシステムの利用と使い勝手の向上につながります。
ログインや閲覧範囲、手続きに関する代表的な質問を取り上げます。

まとめ