結論（この記事で分かること） 勤怠・給与・人事システムの二重管理は、従業員情報を登録する場所を1つに決め、従業員番号と締め日をそろえてから、API連携かCSV連携かを選ぶことで解消できます。前任者が設定した勤怠システムは、就業規則・36協定との一致を点検し、設定書に残しましょう。
この記事では、社会保険・労務管理の専門家である社会保険労務士法人とうかいが、二重管理の原因、解消の4ステップ、勤怠設定の点検ポイントを解説します。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先450社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
- NHK「あさイチ」
- 中日新聞
- 船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
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https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri/
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結論：連携の前に「マスタを1か所」にする
二重管理とは、同じ従業員情報や勤怠データを複数のシステムに別々に入力・修正している状態です。主な原因は次の3つです。
従業員の基本情報（マスタ）がシステムごとに分かれている
従業員番号や締め日がシステム間でそろっていない
設定の中身を前任者しか知らず、属人化している
まず、どのシステムを「正」とするかを決めましょう。
このセクションのポイント
- 二重管理の原因は、マスタの分散・番号や締め日の不一致・属人化
- まず「正」とするシステムを決める
二重管理を解消する4ステップ
何から手を付ければよい？
- 現状の棚卸し：システムごとの管理項目、入力者、締め日、受け渡し方法を一覧にする
- マスタを1か所にする：従業員情報を登録するシステムを1つに決め、従業員番号を全システムで共通にする
- 連携方式を決める：APIかCSVかを選ぶ
- 設定書を残す：連携項目、締め日、設定の根拠（規程の条文）を記録する
API連携とCSV連携はどう選ぶ？
| 方式 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| API連携 | システム同士が直接受け渡す | 連携機能がある組み合わせ |
| CSV連携 | ファイルを出力・取込。項目名の調整が必要 | 連携機能がない組み合わせ |
マネーフォワード クラウドではどう連携する？
公式サポートによると、クラウド勤怠の月次集計データは、勤怠側の「API KEY」を給与側に登録するとクラウド給与に取り込めます。人事マスタとの連携は従業員番号で紐づけ、従業員番号・入社年月日・戸籍上の姓名が未設定の従業員は取り込まれません。他社勤怠ソフトのCSV取込も可能ですが、項目名の調整が必要な場合があります。
このセクションのポイント
- 棚卸し→マスタの一本化→連携方式→設定書の順に進める
- 従業員番号の統一が連携の前提
前任者が設定した勤怠システムの点検ポイント
なぜ設定を点検する必要がある？
設定が就業規則とずれていると、労働時間の把握や割増賃金の計算を毎月誤るおそれがあるからです。厚生労働省のガイドライン（平成29年1月20日策定）は、始業・終業時刻を労働日ごとに確認・記録し、原則としてタイムカードやパソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とするよう求めています。また労働安全衛生法66条の8の3は、面接指導の実施のため、事業者に労働時間の状況の把握を義務づけています。
どこを確認すればよい？
| 確認項目 | 照合先 | 見るポイント |
|---|---|---|
| 所定労働時間・休日 | 就業規則 | 始業・終業時刻、法定休日と所定休日 |
| 休憩 | 就業規則 | 自動控除の時間と実際の休憩 |
| 割増の区分 | 賃金規程・36協定 | 法定内・法定外、深夜、休日の区分 |
| 変形労働時間制 | 労使協定・就業規則 | 対象期間、起算日、各日の所定時間 |
| アラート | 36協定 | 基準の時間数 |
このセクションのポイント
- 勤怠の設定は就業規則・36協定と1項目ずつ照合する
- 客観的な記録による始業・終業時刻の把握が原則
社会保険労務士法人とうかいからのアドバイス
二重管理の解消は、システム操作より先に「ルールの整理」から始めるのが確実です。社会保険労務士法人とうかいは、マネーフォワード クラウド公認メンバー「プラチナメンバー」（社労士区分）です。勤怠設定と規程の照合や、連携設計の整理をご相談いただけます。
- 棚卸し表をつくる
- 従業員番号と締め日をそろえる
- 設定の根拠を設定書に残す
このセクションのポイント
- ツール選びより先にマスタと規程を整理する
- 設定書で属人化を防ぐ
よくある質問（FAQ）
Q1. 二重管理をなくすには、システムを1社に統一すべきですか？
いいえ、必ずしも統一する必要はありません。マスタを1か所に決めて従業員番号をそろえれば、他社製品の組み合わせでもAPIやCSVで連携できる場合があります。
Q2. 勤怠システムの設定がわからない場合、どこから確認しますか？
所定労働時間、休憩、割増の区分から確認します。就業規則と36協定を手元に置き、設定値と1項目ずつ照合しましょう。
Q3. 勤怠を自己申告で管理しても問題ありませんか？
原則は客観的な記録による把握です。厚生労働省のガイドラインは、自己申告制はやむを得ない場合に限り、十分な説明や実態調査・補正などの措置を講じるよう求めています。
Q4. 連携した後も確認は必要ですか？
はい、必要です。設定の誤りもそのまま給与に反映されるため、切り替え初月は従来の方法との差異を確認しましょう。
まとめ
二重管理は、マスタを1か所にし、従業員番号と締め日をそろえてから連携方式を選ぶことで解消できます。勤怠設定は就業規則・36協定と照合し、設定書を残しましょう。社会保険労務士法人とうかいでは勤怠・給与システムの設定や運用のご相談を承っています。お問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。
監修：社会保険労務士法人とうかい
参考資料
- マネーフォワード クラウド 社労士検索「社会保険労務士法人とうかい」（公認メンバーランク：プラチナメンバー）：https://biz.moneyforward.com/mfc-partner/search/labor-consultants/107821/
- 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定）：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html
- 厚生労働省「ガイドラインの主なポイント」（リーフレット）：https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf
- e-Gov法令検索「労働安全衛生法」第66条の8の3（労働時間の状況の把握）：https://laws.e-gov.go.jp/law/347AC0000000057
- マネーフォワード クラウド給与サポート「「マネーフォワード クラウド勤怠連携」機能の使い方」：https://biz.moneyforward.com/support/payroll/guide/cooperation/cp04.html
- マネーフォワード クラウド給与サポート「「マネーフォワード クラウドの人事マスタ」との連携方法」：https://biz.moneyforward.com/support/payroll/guide/cooperation/co11.html
- マネーフォワード クラウド給与サポート「勤怠項目の名称を「マネーフォワード クラウド勤怠」と一致させる方法」：https://biz.moneyforward.com/support/payroll/guide/cooperation/co09.html
- マネーフォワード クラウド給与サポート「他社ソフトからCSVインポートで勤怠データを取り込む方法」：https://biz.moneyforward.com/support/payroll/guide/integrations/in09.html
