この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先450社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
- NHK「あさイチ」
- 中日新聞
- 船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri/
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入社のたびに紙申請していませんか？
新しいスタッフが入社するたびに、健康保険・厚生年金の資格取得届を紙で作成して年金事務所へ持参・郵送している事業者様は少なくありません。しかし提出期限は入社翌日から5日以内と短く、書類の記入ミスや押印漏れが発生しやすいうえ、往復の移動コストもかかります。
freeeの社会保険手続き機能を活用すれば、従業員情報を入力するだけで資格取得届の書類が自動生成され、e-Gov連携によりオンラインで電子申請まで完結できます。本記事では、freeeを使った資格取得届の作成から申請・確認までの流れを、ステップごとにわかりやすく解説します。
資格取得届とは
健康保険・厚生年金保険の「被保険者資格取得届」とは、新たに従業員を雇用し社会保険の被保険者となった際に事業主が提出する書類です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 提出先 | 日本年金機構（管轄の年金事務所） |
| 提出期限 | 資格取得日（入社日）の翌日から5日以内 |
| 対象 | 常時使用される従業員（週所定労働時間・月所定労働日数が一定以上） |
| 罰則 | 期限超過でも受理されるが、遅延は指導対象になる場合あり |
提出が遅れると保険証の交付が遅れ、従業員が医療機関を受診できない事態にもつながります。入社が決まった段階でfreeeへの登録と申請準備を始めることをおすすめします。
freeeで資格取得届を作成する手順
STEP 1：従業員情報を登録する
freeeの管理画面から「従業員」メニューを開き、入社する従業員の基本情報を入力します。入力項目の例は以下のとおりです。
- 氏名・生年月日・マイナンバー
- 住所・標準報酬月額の基礎となる報酬額
- 入社日（資格取得年月日）
- 雇用形態・所定労働時間
既存従業員の情報変更の場合も、同じ画面から修正できます。
STEP 2：社会保険の設定を確認する
「社会保険」タブを開き、健康保険と厚生年金への加入区分が正しく設定されているかを確認します。加入対象外の従業員（週の所定労働時間が短いパート等）については、加入不要の区分に設定してください。
STEP 3：資格取得届の書類を生成する
「手続き」または「社会保険手続き」メニューから「資格取得届を作成」を選択します。対象となる従業員を選んで画面の指示に従うと、入力済みの情報をもとに書類が自動生成されます。
内容を画面上で確認し、標準報酬月額の等級や事業所整理記号に誤りがないかをチェックしてください。
STEP 4：書類内容を確認・修正する
自動生成された資格取得届のプレビューを確認します。特に以下の点は入念にチェックしましょう。
- 標準報酬月額：基本給・通勤手当・固定手当の合計が基準となります
- 資格取得年月日：入社日が正確に反映されているか
- 事業所整理記号・事業所番号：年金事務所から通知された番号と一致しているか
修正が必要な場合は、従業員情報またはフォームから直接編集できます。
STEP 5：電子申請（e-Gov連携）または印刷・提出
内容に問題がなければ、e-Gov連携による電子申請、または書類を印刷して年金事務所へ持参・郵送するかを選択します。
e-Gov連携で電子申請する方法
freeeはe-Govと連携しており、追加のソフトウェアなしにオンライン申請が可能です。
電子申請の事前準備
- GビズID（法人向け電子申請用アカウント）を取得していること
- freeeとe-Govの連携設定が完了していること
GビズIDの取得には数日〜2週間程度かかる場合があるため、初回は早めに準備しておくことをおすすめします。
電子申請の操作手順
- STEP 5の画面で「電子申請する」ボタンをクリック
- GビズIDでログイン認証を行う
- 申請内容を最終確認し「送信」ボタンをクリック
- 受付番号が発行されることを確認する
電子申請が完了すると、申請ステータスが「申請済み」に更新されます。
申請後の確認方法
e-Govの申請管理画面または年金事務所からの通知により、申請の受付・審査状況を確認できます。
- 受付完了：提出が受理された状態
- 補正依頼：入力内容に誤りがあり修正が必要な状態
- 処理完了：被保険者番号が付番され、保険証が発行される状態
処理完了後、健康保険証は事業所宛に郵送されます（協会けんぽの場合）。組合健保の場合は別途連絡が必要なケースもあります。
よくあるミスと注意点
① 標準報酬月額の誤記入 通勤手当や各種固定手当を含め忘れるケースが多いです。月額報酬の計算範囲を事前に整理しておきましょう。
② 資格取得日と入社日のズレ 雇用契約書の入社日と実際の勤務開始日が異なる場合、どちらを資格取得日とするかを確認してください。原則は実際に使用関係が生じた日です。
③ 5日以内の期限を見落とす 入社手続きが立て込む4月・10月などは特に注意が必要です。freeeのアラート機能を活用して期限管理を行いましょう。
④ マイナンバーの未入力 電子申請にはマイナンバーの記載が必要です。入社前にマイナンバー収集の手続きを済ませておくことが重要です。
よくある質問（FAQ）
Q1. freeeで作成した資格取得届は紙でも提出できますか？
はい、できます。freeeで生成した書類をPDFで印刷し、年金事務所へ持参または郵送することも可能です。電子申請が利用できない場合でも、書類作成の手間は大幅に削減されます。
Q2. 資格取得届を提出し忘れた場合はどうすればよいですか？
期限を過ぎても提出は可能ですが、遅延が継続すると年金事務所から指導を受ける場合があります。気づいた時点でできるだけ早く提出してください。また、遡及して保険料を納める場合は遅延損害金が発生することがあります。
Q3. パートタイム従業員は資格取得届が必要ですか？
週の所定労働時間が通常の従業員の4分の3以上（または従業員数101人以上の企業では一定の要件を満たす場合）であれば、加入対象となります。詳細な判断はケースによって異なるため、社労士にご相談ください。
手続きが不安な方はとうかいへ
社会保険労務士法人とうかいは、愛知県・名古屋市を中心に、freeeを活用した社会保険・労働保険手続きの代行サービスを提供しています。資格取得届の作成・電子申請はもちろん、freeeの初期設定や給与計算代行まで幅広くサポートいたします。
「提出期限が迫っているが書類の書き方がわからない」「freeeの設定がうまくいかない」といったお悩みも、お気軽にご相談ください。愛知県・名古屋市の事業者様のスムーズな入社手続きを全力でサポートいたします。
