毎月の給与計算が終わったら、次に行うのが従業員への給与明細の配布です。かつては印刷・封入・手渡しが当たり前でしたが、freeeのWeb明細機能を活用することで、この作業をデジタル化し、大幅に効率化することができます。本記事では、freeeで給与明細を発行する手順から、Web明細での従業員への送付方法、紙明細が必要な場合の対応まで、実務に役立つ情報をまとめて解説します。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先450社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
- NHK「あさイチ」
- 中日新聞
- 船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri/
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freeeのWeb明細機能とは
freeeには「Web明細」と呼ばれる機能があり、給与明細をPDFで印刷して配布する代わりに、従業員がfreeeのアカウント（従業員向けポータル）にログインして確認できる仕組みです。
Web明細のメリット
- 印刷・封入・配布の手間が不要
- 過去の明細をいつでも確認できる
- 遠隔地・テレワーク勤務の従業員にも即座に送付可能
- 紙の使用量削減によるコスト・環境負荷の低減
- 明細の紛失リスクがない
注意点
- 従業員がfreeeの従業員アカウントを持っている必要があります
- Web明細への移行前に、従業員への事前説明と同意取得が推奨されます
給与明細の発行手順
STEP1：給与計算の確定
- freeeの「給与計算」メニューを開き、対象月の給与計算を完了させます
- 全従業員分の支給額・控除額・差引支給額に誤りがないか確認します
- 問題がなければ「確定」または「締め処理」を実行します
STEP2：給与明細の作成
- 給与計算を確定すると、自動的に各従業員の給与明細データが生成されます
- 明細に表示される項目（基本給、各種手当、社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税など）を確認します
- 特定の従業員について修正が必要な場合は、確定を解除してから修正します
STEP3：Web明細の公開設定
- 給与明細メニューまたは従業員向け設定メニューから「Web明細の公開」操作を行います
- 公開対象の月・従業員を確認し、公開を実行します
- 公開後、従業員は自分のfreeeアカウントにログインして明細を確認できるようになります
STEP4：従業員への通知
- Web明細を公開した旨を従業員にメールまたは社内チャットで通知します
- freeeの通知機能でメール通知を自動送信できる場合は活用しましょう
従業員へのWeb明細通知・送付方法
freeeから従業員へWeb明細が利用可能になったことを通知する方法は複数あります。
- freeeの自動通知メール：設定によっては、Web明細公開時に従業員へ自動でメール通知が送られます
- 手動メール通知：公開後に管理者が別途メール等で案内する方法
- 社内掲示板・チャットツール：Slack・Microsoft Teamsなどで一斉通知する
従業員側の操作は、freeeの従業員ポータルまたはスマートフォンアプリにログインし、「給与明細」メニューから確認するだけです。
紙明細が必要な従業員への対応
Web明細への移行後も、一部の従業員から「紙でほしい」という要望が出ることがあります。freeeでは、給与明細をPDFでダウンロード・印刷することも可能です。
- 管理画面の給与明細メニューから対象従業員・対象月を選択します
- PDFでダウンロードし、印刷して手渡しまたは郵送します
- 全員に紙明細を配布する従来のフローに戻す必要はなく、希望者のみ個別対応することができます
法令上の注意： 電子給与明細は、従業員の同意を得ることが求められる場合があります（所得税法施行規則等）。事前に社労士・税理士にご確認ください。
明細の再発行・過去分の確認方法
従業員から「以前の明細をなくした」「転職先に提出するために昔の明細が必要」という場合の対応です。
- freeeの管理画面から対象従業員のページを開きます
- 過去の給与明細一覧から対象月を選択し、PDFでダウンロードします
- Web明細が有効な場合、従業員自身がアカウントにログインして過去分を確認・ダウンロードできます
- 退職者の明細閲覧については、退職後のアカウント有効期限・アクセス権限をご確認ください
よくある質問（FAQ）
Q1. freeeのWeb明細に移行する際、従業員全員にアカウントを発行する必要がありますか？
はい、従業員がWeb明細を確認するにはfreeeの従業員アカウントが必要です。従業員アカウントの発行・招待は管理者画面から行えます。全員分の招待が完了してからWeb明細を公開するとスムーズです。
Q2. Web明細と紙明細を従業員ごとに使い分けることはできますか？
freeeの設定によっては、従業員ごとにWeb明細・紙明細を使い分けることが可能です。具体的な設定方法はfreeeのサポートページをご確認ください。
Q3. 給与明細の発行漏れに気づいた場合はどうすればよいですか？
確定後でも対象月の給与明細の再公開・再送付が可能です。確定を解除して修正→再確定→再公開の手順で対応してください。修正内容によっては所得税・住民税の再計算が必要になる場合があります。
給与明細の発行・送付でお困りならとうかいへ
freeeへの移行後も「操作方法がわからない」「従業員からの問い合わせ対応が大変」というお声をよくいただきます。社会保険労務士法人とうかいでは、freeeを活用した給与計算代行サービスを提供しており、給与明細の発行・配布業務も含めてまとめてお任せいただけます。
愛知県（名古屋市周辺）の企業様を中心に対応しています。手続きが不安な方はとうかいへ、まずはお気軽にご相談ください。
