10名・50名・100名　従業員数で変わる人事労務管理。
担当者が押さえておきたいポイントとは？
社会保険労務士が解説します。

人事労務管理の仕事の範囲は、会社によって多少異なる部分はありますが、一般的には大きく「人事」と「労務」の側面を持ちます。

「人事」については、会社の経営方針や経営戦略によって「人材採用」を行ったり、組織に適切な「人材配置」を行います。さらに、ポジションに適したスキルや能力のための「人材育成」や、従業員が持っている力を発揮してもらうための「人事評価」もあるでしょう。

一方、「労務」については、従業員が働きやすい環境をつくるための「職場環境の充実」や「ルールや仕組みづくりと運用管理」の側面を持ちます。

ヒトに関わることであれば、すべて人事労務管理の業務の範疇とも言えるでしょう。どんなに小さな会社であっても、1人でも従業員を雇用すれば、人事労務管理が必要です。会社の経営方針や戦略、従業員規模によっても、体制や環境づくりもさまざまに対応していかなくてはならない仕事です。とくに、労務の領域については、従業員規模によって対応する法律が異なる場合も多いので、しっかりと確認しておきましょう。

従業員が少人数であったり、起業したばかりの会社の場合、人事労務業務の専任担当者がいるケースは少ないでしょう。社長が自分自身で対応していたり、１人の担当者が人事労務、経理、総務もといった具合にバックオフィスすべてを担っている場合も少なくありません。

押さえなくてはいけない基本的な労働関連法の届出や手続きが漏れていたり、誤った認識のまま業務を行なっているケース、給与の計算方法が誤っているといったことが、往々にしてあります。とくに労基法などに関する部分は、従業員数が少ないからといって曖昧にしていると、後々、大ごとにもなりかねませんので、今のうちから仕組みを整備したり、手続きや届出に漏れがないか確認しておきます。

小さな会社の場合、経営者は業績や資金繰り、将来計画に注力していることのほうが多いでしょうが、会社の地盤づくりも重要です。外部のサポートなども頼りつつ、今のうちから体制づくりを整備していきましょう。

従業員を１人でも雇用すれば、雇用するうえでのさまざまな手続きや届出が必要です。

従業員を雇用する際には、必ず労働条件通知書や雇用契約書といった書面で、労働期間や時間、賃金、就業場所、時間外労働の有無など、絶対に明示しなくてはならない事項があります。

従業員が１人であっても、原則、労働保険の適用がされるため、労働保険関係成立届を事業所の所在地を管轄する労働基準監督署、ハローワークに届出なくてはなりません。

従業員が入社・退社すれば、その都度、雇用保険の資格・喪失の手続きも必要になりますので、忘れず行います。従業員がいるにもかかわらず、手続きや届出を行なっていない場合には、罰則もあります。過去に遡って未納保険料や追徴金が発生しますし、未加入期間に発生した労災事故に関しては、保険給付額の一部もしくは全部を徴収されるということになります。故意だとみなされば、厳しい措置となりますので、くれぐれも手続き・届出をお忘れなく。

社会保険（健康保険、厚生年金保険）に、初めて加入する場合には、新規適用の届出が必要となります。代表者１人であっても、その大半の法人が強制適用事業所となります。従業員を雇用すれば、資格取得の届が必要です。

従業員がパート・アルバイトであっても、労働時間や労働日数が所定の割合以上であれば、社会保険の加入対象となりますので、注意しましょう。労働保険同様、こちらも未加入などがあれば年金事務所の指導や立ち入り検査が実施されるケースもあります。遡及納付や罰金も発生することもあります。

【強制加入対象者】

法人代表者/役員/正社員（試用期間中含む）/パート・アルバイト

【パート・アルバイトの加入条件】

●１週間の所定労働時間および１か月の所定労働日数が、同じ事業所で同じ業務を行なっている正社員など一般社員の3/4以上

●上記に該当しない場合は、次の要件に該当する場合で労使の合意があるとき

•  週の所定労働時間が20時間以上
• 雇用期間が１年以上もしくは見込みがある
• 月額賃金が8.8万円以上
• 学生以外

注意）2022年10月から短時間労働者（パート・アルバイト）に対する健康保険・厚生年金保険の適用が拡大されます

非常に重要なのが36協定の締結です。

小さい会社の場合で人事労務に知識がない場合には、そもそも“36協定って何”という状態の会社もあるかもしれません。「36協定」とは、１日８時間、週に40時間の法定労働時間を超えて働く従業員が１人でもいる会社は、すべて対象となります。残業時間についての取り決めを労使で行い、36協定として締結します。

36協定を締結していなくても、この法定労働時間を超えて働かせることがなければ特に問題はないのですが、一方でこの36協定を結ばずに残業をさせた場合には、罰則の対象となるのです。この従業員は、正社員はもちろん、契約社員やパート・アルバイトであっても同様です。残業が発生するということがあるのであれば、しっかりと36協定を締結し、所轄の労働基準監督署に届出を行いましょう。

小さな会社で従業員の労働時間の管理まで、手が回らないという声も聞きますが、小規模だからこそ、今のうちから管理のしくみや方法を整えておくことをおすすめします。

そもそも適切な労働時間を管理・把握していないと、その後の給与計算が正しく行えませんし、36協定で締結した残業時間の限度を超えそうなのか、超えてしまっているのかの判断もつきません。過重労働になれば、従業員の健康問題も生じます。後々の大きなトラブル予防という意味でも、しっかりと行ない、記録として保存しておきましょう。

勤怠管理を行うには、タイムカードやエクセルに入力といった方法もあります。とはいえ、タイムカードやエクセル表を集計するのは、少人数とはいえ手間もかかります。最近では低額で導入できる勤怠システム等も多いので、効率よく低コストで導入も可能なものを選択するのもよいでしょう。

少人数の会社の場合、多様な労働時間制を用いているケースは少ないので、給与計算なんて簡単ではと思いきや、そうとは限りません。給与計算は、さまざまな法律に則って計算しなくてはなりません。所得税、住民税、社会保険、雇用保険、労基法に基づいた残業代の計算、各種の法律が関わっています。適切に勤怠管理がされていることが大前提にもなります。

所得税や保険料の計算を間違えてしまうと、後々まで影響が及ぶということもあるので、非常に慎重さを有する業務です。とくに社会保険料などは、給与の昇給・降給などに連動して、社会保険の随時改定が必要だったり、年に１回は定時改定された保険料を、反映させなくてはなりません。また、残業代を計算するにあたっても、労基法を理解していないと、計算結果の端数処理を誤ったり、割増率を誤るといったミスも引き起こしかねません。どれか1つでも間違えると正しく計算することができません。ミスが発生すれば、遡及計算や未払いがあれば精算しなくてはならないなど、手間がかかるばかりか、従業員からの信用を下げることにもつながります。

これらは給与計算に関わる法律はたびたび改正されることもあるので、最新の情報をタイミングよくキャッチアップできていないと、大きな給与計算ミスにもつながるのです。

その点で、人事労務担当者の責任は大きく、専任担当者でない場合などは、“果たして自身のおこなった計算結果が合っているのか不安”という方も多いのではないでしょうか？

会社規模が小さくとも、正しく給与計算を行う体制を整えたり、給与計算の担当者の育成が難しいようであれば、適宜、外部のサポートなどを受けながら、ミスなく運営できるような仕組みづくりを構築することをお勧めします。

従業員を雇用すれば、有給休暇は発生します。一定の要件を満たせば、法律上、当然に権利が発生するものなので、しっかりと確認しておきましょう。週に１回のアルバイトであっても、要件を満たせば、有給休暇が発生します。

少人数で運営している会社は、スタッフが休みを取ると回らないので困るという経営者の方もいるかもしれませんが、従業員にも気持ちよく働いてもらえればこそ、会社の業績につながるというものです。きちんと有給休暇を取得できる体制づくりも併せて考えていきましょう。

【有給休暇の付与要件】

• ６か月間継続して雇用されている
• 全労働日の８割以上出勤している

※短時間労働者（パート・アルバイト）の場合は、別途付与要件が異なります。

従業員の健康診断も実施の必要があります。通常は、雇入時と定期的に年１回の実施とされています。正社員はもちろん、パート・アルバイトであっても、１年以上の雇用継続が見込まれている場合や、週の労働時間が正社員の3/4以上であれば、実施の必要があります。

少人数の会社は、スタッフ１人でも病気になれば、事業運営に影響がでることも。予防のためにも定期的な健康診断実施を行いましょう。従業員規模が50人以上になると健康診断の結果を所轄労働基準監督署に報告・届出なければなりません。50人未満の企業は、届出の義務がないだけで、健診実施は義務となりますので、注意が必要です。

従業員規模によって、対応していかなければならない事項は多岐にわたります。だた、共通して言えるのは、人事労務管理の役割は重大でコンプライアンスを徹底しつつ、経営方針や経営戦略に則した対応が必要になるということです。とはいえ、これらは非常に慎重さが必要な反面、大ごとに発展しないよう、スピード感を持って対処しなければならない面もあります。常に法律知識・情報をキャッチアップしておかなければならないといった難しさもあります。

しかしながら、現実はルーティン業務をこなすだけで精一杯という状態という人事労務担当者も多いのではないでしょうか。

ここで一旦、先を見据え、人事労務全般において、業務の整理・体制を整理してみてはいかがでしょうか。人事労務担当者がコア業務に集中できるよう、外部委託や社会保険労務士の活用も視野に検討をお勧めしています。経験豊富なスタッフがサポートしていきますので、お気軽にご相談ください。