オフィスステーションの使い勝手は？労務管理SaaSに詳しい社労士が解説します。
人事労務領域は、専門知識が必要なうえ、手間や時間がかかる手続きが多いのが特徴です。
とくに従業員数が多い会社の場合には、勤怠管理、健康管理、給与計算、社会保険手続きなど、必要となる法律知識も多岐に渡り、行うべき処理や手続きも煩雑になりがちです。
いかにこれらをミスなく効率化し業務を完了させるか、頭を悩ませている担当者も多いでしょう。
そこで、今回は人事労務領域業務を、効率化するためのSaaSサービスで人気の「オフィスステーション」を検証してみましょう。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri
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行政機関への申請もデジタル化が進んでいます。今回はオフィスステーションの活用について解説します。
「オフィスステーション」とは、人事労務管理SaaSのひとつです。
SaaSとは、「Software as a Service」の略で、インターネット環境を利用して提供される各種サービスやソフトウェアのことです。
クラウドサービスと言われたほうが、ピンとくる人もいるかもしれません。オフィスステーションは、このSaaSの仕組みを利用し、社会保険や労働保険の手続き、年末調整、給与明細発行、有給休暇管理、マイナンバー管理など、あらゆる人事労務業務に関わる手続きや処理が簡単にかつ電子申請まで行えるのが特長です。
今まで紙の手続きややりとりをシステムで自動化したり、情報を一元化できるとあって、多くの企業で導入されています。
人事労務担当者のみなさんが感じる「面倒な作業」「とにかく手間がかかって大変な作業」「書類が複雑でわかりにくい手続き」は何でしょうか？
「毎月、給与明細書をプリントして、封入して、配って。。」
「有給申請書をチェックして、管理簿から消しこんで・・・・」
「○○さんが結婚した、、扶養に入るらしいから、社会保険の手続きの書類を書いて、エクセルの社員情報を更新して。。」
「昇格人事があったから、社会保険の月次変更の手続きが必要だけど」
「届出の書類をe-govで申請したいけど、よくわからない。。」
「入退社がある度に役所に申請に行くのが面倒」
このような手続きのあれこれの面倒や手間、人事労務担当者であれば、何度となく感じていることでしょう。
手続き書類がさまざまあったり、情報管理もいろいろなエクセルデータで管理されていたりと、１つの手続きや書類を完成させるまでに、非常に労力がかかっているということはないでしょうか。
オフィスステーションは、対応している手続きや申請の種類が非常に多く、作業効率化が図れるのが魅力です。
オンプレミス型の労務管理システムと違い、SaaSであるオフィスステーションは、欲しい機能をピックアップして選べるのもうれしいところです。
オフィスステーションの強みは、その帳票（手続き種類、以下同意）対応数の多さ。
104種類の帳票に対応しており、大抵の手続きはカバーできるでしょう。
行いたい手続きや処理をパッと画面上で発見することができるため、直感的に帳票を探し出せます。
業務や操作に不慣れでも、どのような手続きを行う必要があるのか把握しやすいでしょう。例えば、従業員が結婚した場合、「身上変更」の機能をクリックすれば、「結婚」に関する手続き書類の一覧が表示されるといった具合です。
e-govへの外部連携も可能ですので、そのまま電子申請も行えます。
e-govでの届出や手続きは、とにかく操作が複雑で手間がかかったり、使えるように設定するまで、一通りの操作を覚えるまでに手間と時間がかかるという声をよく聞きます。
そうした手間を考えると、扱いが簡便なオフィスステーションは、非常に操作がしやすいとの評判も多いようです。さらに、法改正や様式変更なども定期的にアップデートして対応しています。
導入するにあたってもとくに大きなデメリットはありません。
しいて言えば、直感的に用意されている帳票を利用できる一方で、従業員情報のカスタマイズなどは柔軟性に欠ける点もあります。
従業員情報の管理をメインに考えている場合には、他のシステムのほうがよいかもしれません。
自社でどう活用していきたいのか、
ある程度決めておくことがポイントです。
人事労務管理SaaSのうち、人気なのが、この「オフィスステーション」と「SmartHR」です。比較して、検討するケースも多いようです。
わりと似た機能のある２つのシステムなので、どちらがよいのか悩むこともあるでしょう。
オフィスステーションで言えば、帳票の多さで抜きん出ています。
電子申請できる帳票なども多いので、手続き業務の作業効率化を考えているなら、オフィスステーションがおすすめです。
一方、SmartHRは、従業員情報の活用に着目されており、人事データベースとしてさまざまなアレンジが可能なところが魅力です。
帳票数をはじめ電子申請といった手続き書類作業は、オフィスステーションには敵いませんが、人事情報の活用を考えている場合であれば、SmartHRに軍配といったところでしょう。
どちらのシステムもそれぞれの特色があるので、自社に合ったシステム選びを行いたいところです。
年に１度の年末調整。
ただでさえ忙しい年末時期にこの年末調整業務は、人事労務担当者にとって、気が重く、面倒な作業ではないでしょうか。
従業員との紙書類のやりとり、記入の誤りを訂正したり、申告内容が正しいのかチェックするだけでも非常に時間がかかります。何度催促しても提出が遅い従業員もいるかもしれません。
締切は決まっているのに作業が進まない、そんな経験もあるでしょう。
年末調整業務がスムーズに完了できれば、年末時期の仕事がどんなに楽になるでしょうか。
それにはやはり、紙書類でのやりとりには、効率化の限界があるでしょう。
オフィスステーションでは、紙書類での年末調整の問題の多くをクリアできそうです。
従業員の情報登録、年末調整を行うための従業員のマイページさえ設定すれば、あとはシステム上で直接、従業員が年末調整データを入力していくことが可能です。
人事労務担当者が、紙の年末調整申告書類の内容を、給与システムに一つひとつ登録していくといったことも必要ありません。
従業員が入力したデータを確認し完了したら、給与ソフトなどに取り込めばOKです。
人事労務担当者が紙書類を回収する作業、入力を行うなどの作業、紙書類をまとめてファイリングする作業といったものから解放されます。
オフィスステーションは、直感的に操作が可能なので、苦手な方にも比較的簡単に導入が可能です。
オンプレミスのシステムではないので、パソコンにシステムをダウンロードしたり、インストールするような作業も必要ありません。
利用登録を開始したら、会社情報の設定や従業員の情報を設定すれば利用は可能です。
ただ、担当者が不慣れで社会保険や労働保険の初期設定などに不安があるといった場合には、社労士にお願いするのもよいかもしれません。
社労士事務所でもオフィスステーションを利用していることも多いので、顧問社労士がいらっしゃるような場合には、お尋ねしてみるのもよいでしょう。
オフィスステーションを利用することでの作業効率や手間の削減は大きいものの、費用が高すぎると決裁が下りないと心配の人事労務担当者もいるかもしれません。
ただ、利用人数に応じた従量課金をベースに料金設定されていますので、従業員が少ない会社であっても、大きな負担ではないでしょう。
加えて、必要な機能ごとに料金が加算される形なので、まずはミニマムな単位で始めてみて徐々に機能追加していくことも可能です。
＜費用目安＞
- 従業員30名、利用機能＜労務・年末調整・給与明細・有休管理・マイナンバー＞
年間：234,300円（初期登録：110,000円）
1人あたり651円/月
- 従業員30名、利用機能＜労務・年末調整・有休管理＞
年間：214,500円（初期登録：110,000円）
1人あたり596円/月
- 従業員30名、利用機能＜労務＞
年間：158,400円（初期登録：110,000円）
1人あたり440円/月
無料利用期間を活用して、具体的な使用イメージをつかむといいでしょう。
とにかく手続きや届出作業に負荷がかかっているといった場合には、
導入を検討してみることをおすすめします。
とくに紙書類をわざわざ役所に届出に出向いているといった手続きを行なっている場合には、オフィスステーションの活用をお勧めします。
手続きを電子化することによって、作業の手間、役所へ出向く時間の削減のメリットは、非常に大きいはずです。
無料の利用期間などもありますので、まずは試してみることをおすすめします。
クラウドサービスを利用するにあたって、心配なのはコストだけではありません。
従業員の重要な情報を取り扱う人事労務管理SaaSにとっては、どのようなセキュリティ対策がされているかも、導入先を検討するうえでの大事なポイントです。
暗号化通信やIPアドレス制限といったセキュリティはどうなっているか確認する必要があります。
オフィスステーションのセキュリティは、「ISO/IEC27001・ISO/IEC27018」の認証取得をしています。
情報セキュリティ対策の基準であるISMS（情報セキュリティ・マネジメントシステム）の規格です。
IEC27001は、クラウドサービスセキュリティに関する国際規格、IEC27018は、パブリッククラウド上で管理する個人情報保護を目的とした国際規格です。
不正アクセスや改ざん防止のためのファイアウォール（WAF）、2段階認証などを利用したセキュリティ体制となっていますので、高セキュリティ対策がされているといえるでしょう。
無料相談でぜひご体感ください。
労務管理SaaSの中で人気のオフィスステーション。
手続きの電子化による業務効率化を課題にしている会社にとっては、
ぴったりフィットするシステムではないでしょうか。
労務管理のシステムやサービスは、自社に合った選択が鍵。自社の人事労務領域の課題を洗い出したうえで、どのような労務管理システムが活用できるのか、じっくり検討してみませんか。
当社では、労務管理SaaSに詳しい社労士が、企業ごとに適したシステム選びの診断を行なっています。
無料相談も行なっておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
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