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面倒な社会保険手続きをオンライン化で解決。
オンライン化のポイントを社会保険労務士が解説します。

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行政手続きの作業削減を目的に、社会保険や労働保険などの手続きのオンライン化が進んでいます。2020年4月からは、大企業など特定の法人は、社会保険等の一部手続きが電子申請義務化の対象となっています。

重要な業務である社会保険手続きですが、間違いは許されませんし、期日も決まっていたりと面倒な業務とも言え、人事労務担当者にとっては大きな負担でした。この面倒な社会保険手続きのオンライン化が進むにつれ、次第に負担が軽減されてきたようです。

しかし現在、中小企業などは未だオンライン対応していないといったケースも多いようです。今回は、面倒な社会保険手続きをオンライン活用する方法のポイントをITに詳しい社会保険労務士が解説します。

 
目次
この記事の監修

社労士 小栗多喜子

社会保険労務士法人とうかい
執行役員 社会保険労務士 小栗多喜子

同社、人事戦略グループマネージャーを務め、採用・教育を担当する。商工会議所、銀行、Adeco,マネーフォワードなどセミナーや研修講師も精力的に行っている。労働法のアドバイスだけではなく、どのように法律と向き合い企業を成長させるのかという経営視点でのアドバイスを得意としている。

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その他、記事の監修や寄稿多数。
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社会保険手続きのオンライン化とは?

社会保険手続きのオンライン化にあたりどのような準備が
必要になるのでしょうか

社会保険手続きは、2020年4月から大企業をはじめとした特定の法人を対象として、オンラインでの電子申請義務化がスタートしました。今まで紙で行っていた申請や届出などの手続きを、オンライン(インターネット)を利用して行うというものです。行政手続きの作業削減を目的に、頻繁に発生する手続きなどのオンライン化が進んでいます。

これまで人事労務担当者は、「紙の申請書や届出書の作成、行政機関へ出向く、書類のファイリングや保管」といった作業を行ってきました。入社・退社の多い時期、社会保険料の算定時期、労働保険の年度更新時期といった繁忙期は、とくに負荷が高い業務の一つだったでしょう。こうした社会保険や労働保険の手続きが、時間や場所を気にすることなく、オンライン化することで業務を効率的に行うことができます。

 

社会保険手続きをオンライン化するためには?

社会保険・労働保険手続きをオンライン化するために、まずは電子申請に対応するサービスを利用する必要があります。主な3つのサービスを確認しておきます。

「e-Gov」でオンライン申請・届出を行う

「e-Gov」とは、政府の行政情報ポータルサイトです。法令検索やパブリックコメントの確認、行政機関に対する電子申請が可能です。社会保険・労働保険手続きに限らず、各行政機関の申請や届出がオンラインを通じて行うことになります。順次、利用できる手続きの種類も拡大しています。

 

「e-Gov」

https://www.e-gov.go.jp/

 

「e-Gov」を利用するためには、いくつかの準備が必要です。

準備1)電子証明書を取得する

社会保険手続きを行う場合には、電子証明書が不要な手続きも多いですが、社会保険手続き以外にも、オンラインでの手続きを推進していく場合には、やはり電子証明書を準備しておくほうがよいでしょう。

電子証明書の取得には、多少時間がかかりますので、早めに取得の準備を進めることをおすすめします。

 

準備2)「e-Gov」のアカウントを取得する

「e-Gov」で電子申請を行うには、アカウントの準備が必要です。以下のいずれかのアカウントを取得します。

・e-Govアカウント

e-Govサービス共通のアカウントです。e-Govのサイトから取得が可能です。

・GビズID

法人向け行政サービスにログインできるIDです。e-Govでの利用も可能です。

・Microsoftアカウント

 

準備3)ブラウザの設定とアプリケーションのインストールをする

Windows・MacOSともに利用が可能です。利用するアプリケーションをインストールします。

 

 

「マイナポータル」に対応したシステムを利用して、オンライン申請・届出を行う

「マイナポータル」は、オンライン申請をはじめ行政機関が持つ情報の確認、行政機関からのお知らせサービスです。行政手続きのオンライン窓口です。「e-Gov」とも似ていますが、大きく異なるのは、「マイナポータル」のみでは電子申請が完結しないことにあります。「マイナポータル」を利用した手続きの場合には、利用連携に対応した人事労務システムや給与システムといったアプリケーションが必要になります。

また、現時点で、電子申請が可能な社会保険手続きが限られていることも、「e-Gov」との違いです。「マイナポータル」を利用してオンライン申請する場合には、自社で利用している人事労務システムや給与システムなどが連携可能かの確認が必須です。

 

「マイナポータル」

https://myna.go.jp/

 

「届書作成プログラム」を利用して、オンライン申請・届出を行う

日本年金機構で提供している「届書作成プログラム」を利用して、オンライン申請・届出することも可能です。「届書作成プログラム」を利用する場合は、「届書作成プログラム」からオンライン申請することも可能ですし、また「届書作成プログラム」のデータを、自社で利用している人事労務システムや給与システムを使って電子申請すること、「e-Gov」を利用して電子申請することも可能です。「届書作成プログラム」を利用する際には、プログラムをインストールする必要があります。

 

「届書作成プログラム」(日本年金機構)

https://www.nenkin.go.jp/denshibenri/program/program.html

 

紙での社会保険手続きを続けることに、
メリットはあるのか?

これまでずっと紙で行ってきた社会保険や労働保険の手続きですが、従業員が少ない場合や手続きの頻度が非常に少ない会社のケースなど、オンライン化する必要性を感じないという場合もあるかもしれません。かえって、“紙書類でパパッと記載して、郵送して提出のほうが楽でいい“という担当者がいることも事実です。

とはいえ、公的機関においてもペーパーレス化に取り組む昨今、紙の社会保険手続きを続けることに、メリットはあるのでしょうか?

 

大きくオンライン化に舵が切られている今、あえて紙書類のメリットを上げるとするならば、

・ある程度のITリテラシーが必要

オンライン申請を行うには、電子証明書の取得や、アカウントの設定、インターネットの取り扱いといった従業員のITリテラシーが必要です。今時の人なら、多くがインターネットに触れたことがあるはずですが、一部には社内にITに疎い人材ばかりといったこともあります。その場合には、紙書類や役立つといったこともあるでしょう。

 

・オンライン申請できない書類が多い

国はペーパーレス化、オンライン申請の活用を推進していますが、すべての申請や届出には対応できていません。業界や業種によって、紙書類での手続きや申請がデフォルトの場合もあるでしょう。

 

・紙書類の見やすさ

人によってはweb画面が見にくく、紙の閲覧性を好む場合もあります。

といったところでしょう。ただし、これら紙書類のメリットと思えることも、単に従業員の心理的抵抗によるところが大きいと捉えることができるのではないでしょうか。現状の仕事のやり方を変えて、新しい方法を行うことへの面倒くささや、抵抗感があるために、オンライン化に消極的になっていることも想像できます。

オンライン化することは、業務プロセスを変えることとなりますので、事前の準備が重要です。新しいプロセスが軌道に乗るためには、この事前準備をいかにしっかりと行うかが、鍵となります。この事前の準備さえ、クリアできれば、オンライン化によるコスト削減や利便性は、絶対に大きく向上するはずです。

 

社会保険手続きをオンライン化することの
メリットとは?

社会保険手続きのオンライン化のメリットをご紹介します

社会保険手続きのオンライン化をおすすめするには理由があります。人事労務担当者の都合の良いタイミングで作業が可能なことをはじめ、いろいろなメリットがあります。そのうちのいくつかをご説明しましょう。

 

時間を気にすることなく申請や届出を行える

社会保険・労働保険の手続きには、申請や届出に応じて提出期日がそれぞれ定められています。例えば、健康保険の資格取得届であれば、雇い入れから5日以内に届出を提出する必要があります。雇用保険の資格取得届の場合には、雇用した日の翌月10日までが期限となります。雇用保険のほうが猶予はありますが、月末に雇用した場合には、10日以内に届出を提出することになります。

従来の紙での申請の場合には、書類を作成し、押印、年金事務所やハローワークに出向いたり、書類を郵送したりといった時間もかかります。ましてや行政機関に出向く場合には、開庁時間や混雑状況も気にしなければなりません。オンラインでの申請・届出の場合には、申請・届出データの入力の手間はあるものの、作成から届出まで、時間やタイミングを気にすることなくワンストップで行えます。またオンラインで資格取得届を提出した場合には、健康保険証の発行も紙書類の申請・届出より、早いのもうれしいところです。

 

申請書・届出書を手書きする手間を削減できる

紙書類を手書きで記入していて、書き損じてしまう、記入を間違えて再度書き直す、人事労務担当者の誰もが経験したことがあるでしょう。オンラインでの申請・届出の場合には、提出前であれば修正は容易です。たとえ提出後に、誤りのため差し戻しがあっても、再度提出もオンラインで可能なため、大きな労力にはなりません。再度、窓口へ出向く時間や交通費も削減できます。

 

紙代、印刷代などのコスト削減

紙で申請・届出書類を作成している場合には、書類をコピーしたり、控えをファイリングして保管したりと案外コストがかかっているものです。オンラインに切り替えることで、紙代や印刷代などのコストを削減ができます。紙書類の保管が不要になれば、書類保管のためのファイルや棚、文書保管サービスなどを利用している場合には、その分のコストも不要となります。

 

申請情報の検索、管理情報の共有など利便性アップ

オンラインで申請・届出することでデータへのアクセスが簡単になります。データ履歴も検索しやすいでしょう。人事労務担当者が複数人おり、手続業務を行っている場合など、どの手続きが完了していて、何の手続きが進行中なのかといった情報も、オンラインであれば管理も簡便ですし、手続き漏れの防止にもつながります。

 

 属人化している作業が改善される

人事労務業務は、属人化してしまうような手続き業務が多くあります。紙書類で手続きをしているようなケースは、とくに“あの人でなければわからない”という状態を引き起こしがちです。そこで、オンラインでの手続きに切り替えることで、実際に手続きを行った者でなくとも、画面を確認すれば把握できたり、web上のサポート機能などを利用しながら、業務知識が少ない人事労務担当者でも、手続きが可能となります。

 

情報漏洩に関するセキュリティ向上

紙の書類は紛失するケースも考えられます。オンライン化された場合にはデータがWeb上に残りますので、安心です。

 

社会保険手続きは今後さらにオンライン化が進む

現時点の問題・課題だけでなく将来を見越してオンライン化に対応していくのが大切です

人事労務業務に限らず、契約書や申請書類といった企業の文書は、ますますデジタル化が進んでいきます。これまで制限がかなりあった電子帳簿保存法などの法律も、柔軟に運用方法が変化してきています。こうした法整備の流れから、紙書類から電子データ化はあらゆる業務に影響してくるでしょう。2020年4月以降に開始された大企業や特定の法人の、社会保険手続きの電子申請の義務化もその一端です。大企業のみならず、中小企業、個人事業主までも波及していくことが見込まれます。

社会保険の手続きのオンライン化は、メリットが大きく、今後の流れを鑑みても進めていくべき施策ではありますが、現時点で課題が残っているのも事実です。オンライン化するためのデバイスや関連機器の整備や、通信環境といった設備投資も必要です。電子申請に慣れるまでの時間もかかるでしょう。さらに、まだオンライン化されていない紙の手続き・届出も残っています。今後改善されていくはずではありますが、行政の対応スピードはまだ遅い部分もありますし、ユーザビリティの点で改善が必要な部分もあります。

いずれにしても、オンライン化は今後ますます進んでいくはずですので、現時点の問題・課題ばかりにフォーカスせず、将来を見越してオンライン化に対応していくといった心づもりが必要でしょう。

社会保険手続きのオンライン化。
切り替える際のポイントは?

社会保険手続きのオンライン化に切り替える際のポイント
について解説します。

○オンライン化の時期

現在、社会保険手続きの電子申請義務化対象でない企業であっても、将来的には義務化対象範囲が拡大されることが予想されます。中小企業であっても電子申請が義務付けられるかもしれません。

「義務化が決まったら対応すればよい」

確かに、法律をクリアする点だけで考えれば、義務化対象となってから考えれば良いことです。しかし、社会保険手続きのオンライン化は、業務効率化や属人化防止、管理のしやすさなどなどさまざまなメリットが期待できます。とくに、人事労務担当者の異動を予定している、人事労務システムの入れ替えなどを検討している、オフィスのスペース活用を考えているなど、バックオフィスの効率化について課題をお持ちでしたら、社会保険手続きのオンライン化を検討されてはいかがでしょうか。初期投資はかかるものの、費用対効果は十分に高いと言えるでしょう。

 

○利用するしくみやシステム

社会保険のオンライン化をするうえで、検討するポイントとして利用するしくみやシステム選びは重要です。「e-gov」を利用するのか、人事労務管理システムなどの電子申請対応のシステムを利用するのかといった選択が必要になってきます。手っ取り早くコストをかけずに行いたいのであれば「e-gov」の選択もあるでしょう。ただ、人事労務管理システムなどのUIは期待できないので、操作が複雑な面もあります。コストはそれなりにかかってもよいが、優れたUIでストレスなく業務を進めるには人事労務管理システムの導入も選択肢に入ってくるでしょう。そのためには、業務効率化の面、コスト面、携わる人材活用の面、あらゆる面から業務の棚卸しを行って、自社にとって適したオンライン化を進めていく必要があります。視点を変えて、自社以外のスキルやナレッジを活用してオンライン化を実現するという選択肢もあります。最近では、社会保険労務士事務所がオンライン化の相談に乗ってくれるケースも多くあります。よりよい選択で、自社のオンライン化を成功させましょう。

 

まとめ

社会保険手続きの効率化のご相談は
とうかいにお任せください。

昨今は、行政手続きのデジタル化、利便性の向上などの観点から、社会保険手続きにおいても電子申請が欠かせないものとなってきました。電子申請の方法も、「e-Gov」を利用したものから、人事労務システムを利用したものまで、さまざまな電子申請のしくみが揃いつつあります。今後もさらにオンライン化が進んでいくでしょう。一方で、社会保険手続きは、頻繁にある法改正情報をいち早くキャッチし、正確な知識のもと行わなければなりません。

 

とうかいの社会保険手続きアウトソーシングは、「早い・つながる・安心」の三拍子がそろったサービスです。完全オンラインで進み、手間やミスの少ない業務フローの構築までサポートいたします。自社のシステムは入れ替えが必要なのか?それとも活用したままで業務効率化できるのか?お悩みの場合もご相談ください。弊社は360社以上の人事労務のペーパーレス化を実現しており、およそのシステムは導入・連携の実績がございます。60分の無料相談もございますので、そこで御社がどこまで業務効率化できるのか、具体的にイメージしていただけます。ぜひご活用ください。

 

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