面倒な社会保険手続きをオンライン化で解決。
オンライン化のポイントを社会保険労務士が解説します。

行政手続きの作業削減を目的に、社会保険や労働保険などの手続きのオンライン化が進んでいます。2020年4月からは、大企業など特定の法人は、社会保険等の一部手続きが電子申請義務化の対象となっています。

重要な業務である社会保険手続きですが、間違いは許されませんし、期日も決まっていたりと面倒な業務とも言え、人事労務担当者にとっては大きな負担でした。この面倒な社会保険手続きのオンライン化が進むにつれ、次第に負担が軽減されてきたようです。

しかし現在、中小企業などは未だオンライン対応していないといったケースも多いようです。今回は、面倒な社会保険手続きをオンライン活用する方法のポイントをITに詳しい社会保険労務士が解説します。

社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士　小栗多喜子

これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。

現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。

主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」

社会保険労務士　小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri

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社会保険手続きのオンライン化をおすすめするには理由があります。人事労務担当者の都合の良いタイミングで作業が可能なことをはじめ、いろいろなメリットがあります。そのうちのいくつかをご説明しましょう。

① 時間を気にすることなく申請や届出を行える

社会保険・労働保険の手続きには、申請や届出に応じて提出期日がそれぞれ定められています。例えば、健康保険の資格取得届であれば、雇い入れから５日以内に届出を提出する必要があります。雇用保険の資格取得届の場合には、雇用した日の翌月10日までが期限となります。雇用保険のほうが猶予はありますが、月末に雇用した場合には、10日以内に届出を提出することになります。

従来の紙での申請の場合には、書類を作成し、押印、年金事務所やハローワークに出向いたり、書類を郵送したりといった時間もかかります。ましてや行政機関に出向く場合には、開庁時間や混雑状況も気にしなければなりません。オンラインでの申請・届出の場合には、申請・届出データの入力の手間はあるものの、作成から届出まで、時間やタイミングを気にすることなくワンストップで行えます。またオンラインで資格取得届を提出した場合には、健康保険証の発行も紙書類の申請・届出より、早いのもうれしいところです。

② 申請書・届出書を手書きする手間を削減できる

紙書類を手書きで記入していて、書き損じてしまう、記入を間違えて再度書き直す、人事労務担当者の誰もが経験したことがあるでしょう。オンラインでの申請・届出の場合には、提出前であれば修正は容易です。たとえ提出後に、誤りのため差し戻しがあっても、再度提出もオンラインで可能なため、大きな労力にはなりません。再度、窓口へ出向く時間や交通費も削減できます。

③ 紙代、印刷代などのコスト削減

紙で申請・届出書類を作成している場合には、書類をコピーしたり、控えをファイリングして保管したりと案外コストがかかっているものです。オンラインに切り替えることで、紙代や印刷代などのコストを削減ができます。紙書類の保管が不要になれば、書類保管のためのファイルや棚、文書保管サービスなどを利用している場合には、その分のコストも不要となります。

④ 申請情報の検索、管理情報の共有など利便性アップ

オンラインで申請・届出することでデータへのアクセスが簡単になります。データ履歴も検索しやすいでしょう。人事労務担当者が複数人おり、手続業務を行っている場合など、どの手続きが完了していて、何の手続きが進行中なのかといった情報も、オンラインであれば管理も簡便ですし、手続き漏れの防止にもつながります。

⑤ 　属人化している作業が改善される

人事労務業務は、属人化してしまうような手続き業務が多くあります。紙書類で手続きをしているようなケースは、とくに“あの人でなければわからない”という状態を引き起こしがちです。そこで、オンラインでの手続きに切り替えることで、実際に手続きを行った者でなくとも、画面を確認すれば把握できたり、web上のサポート機能などを利用しながら、業務知識が少ない人事労務担当者でも、手続きが可能となります。

⑥ 情報漏洩に関するセキュリティ向上

紙の書類は紛失するケースも考えられます。オンライン化された場合にはデータがWeb上に残りますので、安心です。

人事労務業務に限らず、契約書や申請書類といった企業の文書は、ますますデジタル化が進んでいきます。これまで制限がかなりあった電子帳簿保存法などの法律も、柔軟に運用方法が変化してきています。こうした法整備の流れから、紙書類から電子データ化はあらゆる業務に影響してくるでしょう。2020年4月以降に開始された大企業や特定の法人の、社会保険手続きの電子申請の義務化もその一端です。大企業のみならず、中小企業、個人事業主までも波及していくことが見込まれます。

社会保険の手続きのオンライン化は、メリットが大きく、今後の流れを鑑みても進めていくべき施策ではありますが、現時点で課題が残っているのも事実です。オンライン化するためのデバイスや関連機器の整備や、通信環境といった設備投資も必要です。電子申請に慣れるまでの時間もかかるでしょう。さらに、まだオンライン化されていない紙の手続き・届出も残っています。今後改善されていくはずではありますが、行政の対応スピードはまだ遅い部分もありますし、ユーザビリティの点で改善が必要な部分もあります。

いずれにしても、オンライン化は今後ますます進んでいくはずですので、現時点の問題・課題ばかりにフォーカスせず、将来を見越してオンライン化に対応していくといった心づもりが必要でしょう。

○オンライン化の時期

現在、社会保険手続きの電子申請義務化対象でない企業であっても、将来的には義務化対象範囲が拡大されることが予想されます。中小企業であっても電子申請が義務付けられるかもしれません。

「義務化が決まったら対応すればよい」

確かに、法律をクリアする点だけで考えれば、義務化対象となってから考えれば良いことです。しかし、社会保険手続きのオンライン化は、業務効率化や属人化防止、管理のしやすさなどなどさまざまなメリットが期待できます。とくに、人事労務担当者の異動を予定している、人事労務システムの入れ替えなどを検討している、オフィスのスペース活用を考えているなど、バックオフィスの効率化について課題をお持ちでしたら、社会保険手続きのオンライン化を検討されてはいかがでしょうか。初期投資はかかるものの、費用対効果は十分に高いと言えるでしょう。

○利用するしくみやシステム

社会保険のオンライン化をするうえで、検討するポイントとして利用するしくみやシステム選びは重要です。「e-gov」を利用するのか、人事労務管理システムなどの電子申請対応のシステムを利用するのかといった選択が必要になってきます。手っ取り早くコストをかけずに行いたいのであれば「e-gov」の選択もあるでしょう。ただ、人事労務管理システムなどのUIは期待できないので、操作が複雑な面もあります。コストはそれなりにかかってもよいが、優れたUIでストレスなく業務を進めるには人事労務管理システムの導入も選択肢に入ってくるでしょう。そのためには、業務効率化の面、コスト面、携わる人材活用の面、あらゆる面から業務の棚卸しを行って、自社にとって適したオンライン化を進めていく必要があります。視点を変えて、自社以外のスキルやナレッジを活用してオンライン化を実現するという選択肢もあります。最近では、社会保険労務士事務所がオンライン化の相談に乗ってくれるケースも多くあります。よりよい選択で、自社のオンライン化を成功させましょう。