労働基準監督署の調査対応。
対応方法やポイントを社労士が解説します。

昨今、過重労働問題や残業代の未払いなどさまざまな労務トラブルがニュースになることも多くなってきました。そうした労務トラブルが増加する中、労働基準監督署の調査について、注目している企業の皆様も多いのではないでしょうか。労働基準監督署の調査は「臨検」とも呼ばれます。具体的にどのようなことが調査されるのか、目的や対応方法、日ごろの管理や準備、対策について、詳細をご紹介します。

労働基準監督署とは?

まず、「労働基準監督署」はどういった機関であるか確認しておきましょう。労働基準監督署は、各都道府県の労働局の直轄組織として、全国321か所ある厚生労働省の出先機関です。労働基準法や労働契約法、労働組合法をはじめとした労働に関する法令について、企業が遵守しているかチェックし取り締まり、各種手続きを行うための機関です。内部組織としては、

・労働基準法等の各種届出の受付、相談対応、監督指導を行なう方面(監督課)
・機械や設備に関わる届出の審査、職場の安全や健康確保に関する指導を行なう(安全衛生課)
・通勤や業務に関わる負傷などへの労災保険給付を行なう(労災課)
・会計処理を行なう(業務課)

に分かれています。

一般的に“労基署の調査に入られる”としてイメージされるのは、方面(監督課)です。その主な役割としては。

申告・相談の受付
労働者からの労働条件に関する相談や労働基準法等違反について指導を求める申告を受け付けます。

臨検監督
労働基準法等に基づいて、定期的もしくは労働者からの申告などをもとに事業所に立ち入り調査をし、是正指導や行政処分を行います。

司法警察事務
度重なる指導にも関わらず是正しない場合や重大・悪質案件などの場合、強制捜査などを行い、検察庁に送検します。

 

労働基準監督官とは?

では、労働基準監督署の調査の際に対応する労働基準監督官とはどのような業務を行っている人なのでしょうか。労働基準監督官は厚労省職員(国家公務員)です。

全国で3,000人強ほどの労働基準監督官がいますが、実際に日常的に監督業務に従事しているのはもっと少なく、1,500人くらいと言われています。全国にある事業所数と比べて、労働基準監督官の数がかなりの人手不足というのが現状のようです。

労働基準監督官は、主には企業(事業所)が、労働基準法等に照らして問題がないかをチェックし、問題がある場合は指導していくのが仕事です。必要があれば、捜査令状なく事業場への立入り、強制捜査・差し押さえ・逮捕・送検等の権限も有しています。ただし、あくまでも労働基準法等の違反に限られます。

 

調査はいつくる?労働基準監督署の「調査」
とは?

労務支援チームの野間です。労働基準監督署の調査は、拒否することができません。対応によっては、罰則に該当することがあります。

労働基準監督署が調査(臨検)に入る理由は、労働基準法等の違反の有無を調査するためですが、企業にとって、調査がいつ来るのか?というのは、たとえ違反をしていなかったとしても非常に気になるところです。

労働基準監督署の調査(臨検)が、いつ来るのかには、いくつかのケースがあります。主に以下のケースがあります。

調査日時・必要書類を指定した書面が事前に郵送で送られてくる
➁ 電話連絡があり、調査日時を指定される
③ 事前予告なく、突然やってくる

事業所への調査は、拒否はできません。前述の通り、労働基準監督官は強力な権限・裁量を有していますので、調査を拒んだり、妨げたりすること、また質問に答えない、虚偽の回答をするといったことは、罰則に該当します。

 

労働基準監督署調査の目的

労務支援チームの大矢です。
日ごろからの法令順守が大切です。

労働基準監督署の調査の目的は、労働基準法等に違反していないか、不備がないか調べることです。主に、「労働時間」「労働条件」「安全衛生」について調査されますが、業界・業種によって、“長時間労働による労務トラブルが多い”“機械設備を扱う業務のため労災事故が発生しやすい”など、ある場合は重点的に調査が入る場合もあります。全国にある事業所約428万事業所のうち、毎年3.7%の約16万事業所に調査が行われている状況です。前述の労働基準監督官の人数の少なさからみても、さほど多くの企業(事業所)に調査が入っているとは言えない状況のようです。

【調査される主な事項】

・事業内容や経営内容
・従業員数や派遣労働者の有無、外国人労働者の有無など
・労働条件
・労働時間
・賃金に関すること
・年次有給休暇
・安全衛生管理に関すること
・健康管理

いずれにしろ、日ごろから法令遵守し、健全な経営を行なっていれば、突然事前予告なく調査(臨検)に入られたとしても、慌てる必要はありません。

とはいえ、たとえ健全な経営状態であったとしても、書類の不備や何らかの不足というのも、あるものです。まったく是正指導が行われないケースは少ないと言われています。

 

労働基準監督署調査の目的-定期監督等

もっとも一般的な調査です。調査が行われた事業所のうち85%が、この定期監督に該当します。労働基準監督署の年間計画に基づいて、対象となる事業所が決定されます。事前に調査日程が連絡された上で行う場合がほとんどです。

そのほか、大きな労働災害が発生した際に、その災害の実態調査のために行われる「災害時監督」が行われることもあります。

また、調査で法令違反があったり、過去に是正勧告を受けた事業所が、指定期日までに「是正報告書」を提出しなかったなど、事業所の対応に問題があったり、悪質性のある場合には、「再監督」を行なうケースもあります。

 

労働基準監督署調査の目的-申告監督

調査が行われた事業所のうち、約15%がこの「申告監督」に該当しています。従業員や退職した従業員などにより、残業代の未払いや不当解雇などの通報を受け、その内容および真偽を確認したり、裏づけになる事実を調査していきます。申告監督の場合は、申告者保護のため、申告監督であることを予告しません。定期監督として調査にくる場合もあります。

 

労働基準監督署の「最重点課題」とは?

厚生労働省では、毎年、地方労働行政運営方針というものを発表しています。これは、都道府県労働局・労働基準監督署・公共職業安定所が活動を行なっていく上での、重点項目が記載されています。

●平成31年度地方労働行政運営方針概要(抜粋)

①働きかた改革による労働環境の整備、生産性向上の推進等
② 人材確保支援や多様な人材の活躍促進、人材投資の強化
③ 労働保険適用徴収担当部署の重点施策
④ 毎月勤労統計調査に係る雇用保険、労災保険等の追加給付
⑤ 東日本大震災からの復興支援

参照:http://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000119643.html

この運営方針から、労働基準監督署がその年度にどのような活動に重点をおいて対処していくのかトレンドが読み取れます。

企業(事業所)においても、労働基準監督署の調査対応の上で、企業としてどういった点に留意しておくべきかピックアップしてみましょう。

・長時間労働の抑制及び過重労働による健康障害防止に係る監督指導

働き方改革の中でも着目すべき項目です。労働基準監督官が重点的に調査されることが予想されます。

・雇用形態に関わらない公正な待遇の確保

昨今、ニュースでもよく取り上げられる同一労働同一賃金。業務内容や責任の程度など、合理的な違いがない限り、賃金に差をつけられません。改正パートタイム労働法、改正労働者派遣法のいずれも不合理と認められるような相違を設けてはならないとしています。

・その他

ハラスメント対策、外国人材の受け入れ、高齢者雇用など、注視すべき重要な施策です。

 

労働基準監督署-監督調査の対応方法は?

労務支援チームの望月です。
実際にどんな点をチェックされるのか
見ていきましょう。

①事前準備するには?

調査で焦らずに対処するには、日ごろから適切な法定帳簿類を整備しておくことが重要です。特に「就業規則」の整備は重要だと言えるでしょう。労働基準監督署に就業規則の届出を行なっているか、就業規則の内容が法律や法改正と合致しているか、パートやアルバイトなどを雇用している場合にも、適用する規則を整備しているかなど、実態に合わせて整備しておきましょう。調査の際にも必ず確認されますので、その際に就業規則を作成していない、届出をしていない、といった場合、監督官に対しては、法令順守の姿勢を問われることになります。また、当たり前ですが、以下のことはやってはいけません。明らかになった場合は、罰則が適用されます。

・勤怠データの改ざん
・賃金台帳の改ざん
・調査前に従業員に対し何らか強要すること
・契約書を隠すなど

②調査日時が決まったら

ここまで説明してきたとおり、調査については、労働基準監督署の計画に基づいて行われる「定期監督」と、従業員や退職従業員からの通報によって行われる「申告監督」があります。定期監督の場合には、事前に日時指定の連絡がありますが、申告監督の場合は抜き打ちで行われる場合もあります。労働基準監督署調査は基本的に拒否することはできません。労働基準監督署は労働基準法第101条に基づき、事業所の臨検を行う権限を持っています。原則、指定された日時で行いますが、担当者が不在の場合など、人事労務担当者や責任者が不在の状況で、資料の所在など分からないまま対応するのは避けましょう。その旨を正直に説明すれば、場合によっては日程変更が可能な場合もありますので、相談してみるのもよいでしょう。くれぐれも調査を拒否するといったことがないように、誠実に対応しましょう。

➂チェックされる項目は?

では、実際に何を調査されるのか、備え付けが義務付けられた必要書類やその他準備しておくとよい書類などを確認していきます。

・労働者名簿
・組織図
・賃金台帳(36協定のために1年分)
・時間外・休日労働に関する協定書(36協定)
・就業規則
・労働条件通知書
・変形労働時間制などに関する協定書等
・勤怠の記録(タイムカード・出勤簿)
・年次有給休暇の管理簿
・定期健康診断個人票
・安全衛生委員会の議事録
・産業医の選任がわかるもの
・労働者派遣に関する資料

上記の項目などを、様々にチェックしていきます。書類などを準備したり、広げて確認したりするので、スペースが確保できる会議室や応接室の準備も必要です。書類の提出を求められた際に、すぐに提出できない場合や所在不明の場合は、ないことが明確ではない場合以外、「ない」ではなく「確認します」と回答し、質問には冷静に根拠や理由を説明するなど、スムーズに調査が運ぶように協力しましょう。義務付けられている書類がない、ということだけで法令違反となり、是正対象になってしまいます。

また、調査対応の立ち会いを行なっている最中に、書類の不備などに気づくことがあるかもしれませんが、その場合であっても、改ざんはN Gです。書類の不備ということで是正で済んだものが、改ざんが明らかになったことで、悪質とみなされ、是正ですまなくなる可能性もあります。より重い違反として、書類送検されてしまうことにもなりかねません。絶対にやめましょう。

法定書類など、日ごろからきちんと整備しておく必要があります。

 

是正勧告・指導票が出されたら?

繰り返しになりますが、労働基準法等の法令を遵守し、健全な経営を行い、従業員の労働環境を整えることが大前提です。とはいえ、意図していなくとも、法令違反や改善が必要な状態とされ「是正勧告」や「指導票」が交付されてしまった場合は、早急に、是正に努めましょう。是正や指導を真摯に受け止め、健全な経営を心がけましょう。

その場合には、今後の是正すべき点、改善点、具体的にどのような対応を行なうべきかなどを、調査の際にしっかりと労働基準監督官に確認しておきましょう。

是正勧告を受けた企業(事業所)は、指定された期日までに指摘事項を改善し、「是正報告書」を労働基準監督署に提出する必要があります。是正勧告は、行政処分ではなく、行政指導であるので強制力はありませんが、法令違反であると指摘されているわけですから、必ず是正をし、報告書を提出しましょう。

是正報告書を記載するにあたっては、以下のポイントに沿って、簡潔明瞭に記載します。
・指摘事項について、どのように改善する・改善したのかを、具体的に記載する
・弁解めいた表現はしないこと
・改善した指摘事項については、改善完了日を記載する
・必要な場合には証拠資料や参考資料を添付する
・すべての指導内容を是正し、監督官に提出する

是正報告書を提出した後であっても、この報告書に沿って改善がなされているかどうか確認するために、再度調査である再監督がなされる場合があります。

・是正勧告に定めた期日に、是正報告書が提出されなかった
・その後の実態を確認する必要があると労働基準監督官が判断した

是正報告書を提出したら、終了ということではなく、その後、引き続き是正事項を遵守していくということが大切になるのです。

もし、再監督の調査により、改善されていない事実が判明した場合、法令違反が継続している場合には、再度の是正勧告や悪質な場合は検察庁への送検が行われます。

 

コンサルタント石黒の経営視点のアドバイス

労働基準監督署の調査対応で最も重要なことは「誠実さ」です。
労働基準監督官は言わずもがなですが、労働関係法令のプロであり、中小企業の実態も理解はしています。もともと悪意のある違反は別として、法令順守の考えに基づき、真摯に対応を行えば、企業の実情に即した有意義なアドバイスをしてもらえます。誠実に対応しましょう。

また改善方法が分からない場合は、監督官に確認しましょう。アドバイスをもらえるはずです。

改善するとは言ってみたものの、方法が分からずに途方に暮れることがないようにしましょう。

労働基準監督署の調査で是正勧告の多いケース

労働基準監督署の調査で是正勧告が多いケースをみていきましょう。重大なケースや悪質なケースなど、実際に書類送検されることもあります。

労働時間に関する是正勧告

時間外・休日労働に関する協定(36協定)の締結や届出がないにも関わらず、法定労働時間を超えて労働させているケースなどがあります。たとえ割増賃金を支払っていたとしても時間外労働をさせた場合、違法となってしまいます。また、36協定はあるものの、定めた時間外労働の限度時間を超えて労働させているケースもあります。

労働時間は、原則として1週間で40時間、1日8時間を超えて労働させることはできません。さらに1か月の限度時間を超えて時間外労働を行わせることのできる上限回数も年6回と決まっています。

また、休憩時間については、1日の労働時間が6時間超の場合は45分以上、8時間超の場合は、1時間以上必要とされていますので、適切に休憩が与えられているかも注意が必要です。

労働基準監督署の調査では、労働時間に関する事項は必ず確認されますので、36協定の締結・届け出、適切な勤怠管理がされているか、再確認しておきましょう。

割増賃金に関する是正勧告

割増賃金に関する是正勧告もよくあるケースです。時間外労働に対する割増賃金が、一定時間分までしか支払われておらず、超過分について不払いとなっていたり、管理監督者への深夜割増賃金が不払いとなっているなど、割増賃金を正しく支払っていないことが多くあります。年棒制や基本給に時間外手当分を含んでいるといったことで、割増賃金の支払義務がないと誤解しているケースもあります。

さらに、割増賃金の計算処理を誤っている場合もありますので、要注意です。割増賃金を計算する場合は、基本給のみではなく、固定的に支払われる手当についても、算定基礎に含む場合がありますので、手当の目的と対象範囲などを、就業規則と合わせて確認しておく必要があります。是正勧告された場合には、未払い・不払いとなっている分の賃金を、遡って支払わなくてはなりません。悪質と判断されれば、厳しい指導を受けることになります。

従業員の健康予防に関する是正勧告

健康診断の実施はもちろんですが、常時50名以上の従業員を使用している企業には、衛生管理者や産業医の選任義務があります。事業規模によって、衛生管理者の選任人数も異なります。衛生管理者を選任していなかったり、衛生委員会を開催していない、議事録などの記録がないといったケースは、是正勧告を受けることになります。

そのほか、注意しておきたいのが、長時間労働を行っている従業員の健康確保に関する措置です。1か月あたり 100 時間を超える時間外・休日労働を行っている、または2〜6月平均で 80 時間超の時間外・休日労働を行っている従業員には、面接指導等が必要です。面接指導等を行い、記録を残しておく必要があります。

業種別労働基準監督署対応のポイント

労務支援チームの高谷です。
ターゲットとされやすい業界・業種について確認しておきましょう。

労働基準監督署の調査には、調査対象として選ばれやすい業界や業種別があります。

対象となりやすい業種として、

・飲食サービス業
・運送業
・広告業
・卸売業
・I Tソフトウェア業
・製造業
・建設業

など、一般的にサービス残業、長時間労働などの労務トラブルが多い業種が挙げられます。また、労災事故が発生しやすい業種なども注意が必要です。こうした業界・業種の事業所は、法令違反がないか、不備がないか、今のうちから確認しておきましょう。

とくに、以下の業種について着目してみましょう。

 

製造業

労働災害が起きやすい業種です。機械などの安全措置や定期点検、作業計画を定めるなど、自社での規定がどのようにされているか確認しておきましょう。フォークリフト使用時に死亡事故が発生した際には、作業計画を定めていなかったとして、労働安全衛生法違反の疑いで書類送検されることがあります。また、有機溶剤を使用する工場でも、有機溶剤使用時に適切な排気措置を講じず、死亡及び重体者を発生させたとして、書類送検されています。

Ex.確認しておきたい一例

・プレス機(安全措置・定期点検等)
・フォークリフト(免許・定期/自主点検・作業計画等)
・玉掛け(資格・安全衛生教育等)
・溶接(安全措置等)
・有機溶剤(SDS・健康配慮措置等)

 

➁ 建設

製造業同様に、労災事故に関する調査はもちろんですが、最近では働き方改革・過重労働対策の観点により、長時間労働や安全衛生などの健康管理についても着目されています。とくに時間外労働規制の適用に向け、発注者を含めた適正な工期設定や適切な賃金水準、休日確保などの取り組み強化、外国人材の受け入れを背景にして、詳しく調査が入るように変化してきています。

まとめ

名古屋の社労士の小栗です。日頃から法定帳簿類は見直しをしておきましょう。

いかがでしたでしょうか。

労働基準監督署の調査対応は、普段どのように労務管理が行われているか問われるものです。
労働基準監督署の調査に対して誠実に対応することはもちろんですが、いかに改善していくかが重要です。
調査の対応をするだけではなく、調査を機会として労務全体の改善を行うべきです。

当社でも労働基準監督署の対応をきっかけとしてお付き合いさせていただくこととなるケースは多いです。
企業によって状況はそれぞれですが、最も必要なことは前を向いて、法令をどのように守っていくかという仕組みが作れるかどうかです。

社会保険労務士法人とうかいでは、労働基準監督署の調査に対してのご相談をお受けしております。
労働時間、安全衛生、法定調書等、課題は様々だと思いますが、企業それぞれに合わせた提案をさせていただきます。

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