これさえ押さえておけば大丈夫！従業員の入社手続きを徹底解説

労使関係の基本ともいうべき雇用契約書または労働条件通知書は、あらゆる面でベースとなる重要な書類と言えるでしょう。

発行する際はしっかりと内容を精査し、従業員本人へ説明する機会を設けます。　

企業側はあらかじめ十分な説明を行ったうえで合意したつもりであっても、勤務開始後に「聞いていない」とトラブルにつながることも考えられます。

これらの書類には、就業規則等から重要事項を抜粋し記載しておくこともおすすめです。

採用者への説明の際に読みあげて、説明したという証明を残して対処するのもよいでしょう。

労働条件通知書は、会社からの一方的な通知なので、雇用契約書として2部作成し、労使双方で署名・捺印のうえ締結、保管しておくことをお勧めします。

雇用契約書や労働条件通知書は、正社員や契約社員・アルバイト等の非正規雇用といった雇用形態にかかわらず作成しておくべき書類と言えます。むしろ、正社員以外の雇用形態の方が記載しなければいけない内容が詳しく規定されていることに注意が必要です。

実務において、雇用契約書は作成していても、採用通知書（内定通知書）までは対応していないという企業も多いのではないでしょうか。

採用通知書等、採用の決定を応募者へ伝える書類は法律で作成が義務付けられているものではありません。しかし、企業側の採用意思を明確に示し伝達するという点で、採用通知書の発行は意味のあることです。

たとえば、電話やメールのみで採用通知を行う場合、電話ですとお互いに聞き間違いや勘違いが生じる可能性がありますし、メールは迷惑メール等に埋もれてしまうことも考えられます。

採用通知書を発行すれば、採用意思とともに伝えたい情報が整理されますし、簡易書留等で送付することで相手も確実に受け取ることができます。送付とあわせて電話でひとこと添えておくのもおすすめです。

採用通知書には以下の６つの事項を網羅しておくと、その後の入社手続きへとスムーズに移行できるので効率的です。

1. 求人応募への御礼
2. 採用決定についてのお知らせ
3. 同封書類についての説明
4. 入社手続きに必要な書類と提出についての期限や方法
5. 入社予定日
6. 本件の担当者と連絡先（人事部門の電話番号やメールアドレス等）

採用通知書の送付にあわせて、入社承諾書や誓約書を準備しておきましょう。

これらは、企業の採用意思に対して採用者が入社の意思を示したり、採用者の身元を確認したりするものです。

入社承諾書や誓約書の形式に決まりはありませんので、自社にとって必要な内容を考慮したうえで作成します。

誓約書には、身元を確認する事項のほかに、秘密保持や損害賠償に関する事項も記載しておくことが望ましいでしょう。

採用通知書とともに送付し、採用者が署名・捺印したものを、企業へ返送してもらうのが一般的です。

その際に使えるよう、返信用封筒を同封しておくと丁寧な印象を与えます。

入社手続きを進めるためには、以下のように、従業員から多くの書類を提出してもらう必要があります。

従業員側も準備に時間がかかることが予想されますので、上記の採用通知書を送付する段階で知らせておくなど、前もって通知しておいた方が賢明です。

1. 署名・押印済みの雇用契約書、入社承諾書（事前に返送がある場合を除く）
2. 住民票記載事項証明書（必要に応じて）
3. 年金手帳（2022年4月以降の国民年金制度加入者は基礎年金番号通知書）
4. マイナンバーカードの写し（無い場合は通知カードと本人確認書類のセット）
5. 個人情報保護法に基づく誓約書
6. 給与所得者の扶養控除（異動）申告書
7. 健康診断書（必要に応じて：入社後に会社で実施する場合は不要）
8. 身元保証書（必要に応じて）
9. 卒業証明書、資格免許証等（必要に応じて）
10. 給与振込先申請書、各種手当等支給申請書（必要に応じて）
11. 雇用保険被保険者証（中途採用で雇用保険加入歴がある者）
12. 源泉徴収票（中途採用で同年に給与の支払いがある者）