【テンプレート付き】ハラスメント防止規程の作り方。

パワハラ防止義務化に伴う社内規程整備のポイントを解説

厚生労働省によると、パワハラとは以下のように定義されています。

● ①優越的な関係を背景とした言動であって

● ②業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより

● ③労働者の就業環境が害されるものであり

● ①から③までの3つの要素を全て満たすもの

就業環境が害されてしまうと従業員はパフォーマンスを発揮できなくなり、キャリア形成に悪影響が出てしまいます。企業としても、生産性が停滞してしまうため、パワハラを看過すべきではありません。

また平成18年、厚生労働省により就職活動中やインターンシップの学生等に対するハラスメント（就活ハラスメント）が定義されました。採用活動（選考、座談会、OB・OG訪問等）において行われる言動であって、就職活動中やインターンシップの学生等の就職活動を害する行為も禁止されています。

なお、客観的にみて「業務上必要かつ相当な範囲で行われる適正な業務指示や指導」については、パワハラには該当しません。たとえば、遅刻を繰り返している従業員に対する指導は、過度に苛烈でない限りパワハラではありません。

2022年4月から、企業へパワーハラスメント防止措置が義務化されています。事業主に求められている対応を具体的に解説します。

パワハラ防止法は職場における不適切な行動を防止するために策定されており、個人としての尊厳や人格を不当に傷つける行為を未然に防ぐ役割が期待されています。

また企業にとっても、パワハラは職場秩序の乱れや業務への支障が生じたり、貴重な人材の損失につながったりします。経済活動にも悪影響が出るため、企業にとってもパワハラ防止法を遵守することは重要です。

事業主は、ハラスメントに関する方針を明確にし、従業員に周知する責任があります。また、従業員自身も上司・同僚・部下・取引先などを尊重し、ハラスメントのない職場にしていく意識を持つことが大切です。

事業主としては、規程の作成や従業員への教育、相談窓口の設置を行う必要があります。特に、規程は具体的なハラスメント対策を明文化し、従業員へわかりやすく伝えるために機能する重要なツールです。

ハラスメント規程を作成することに加えて、企業内でハラスメントの相談体制を整備する必要があります。被害者が安心して相談できる窓口がないと、安心して働けないでしょう。

責任者を指名したり（人事部長や人事課長など）、外部の専門家と連携したりする方法があります。企業内だけで従業員が安心して問題を報告できる環境が整備できない場合は、外部機関の担当者と連携するとよいでしょう。

相談窓口とは別に、社内でハラスメントに関する事項を協議する「ハラスメント防止委員会」を設置することもあります。相談窓口が一次受付と事実確認を実施したうえで、最終的にハラスメント防止委員会にて事実認定を行う流れを採用することも可能です。

ハラスメント防止の実効性を高めるために、企業内での周知や啓発活動も大切です。昨今はハラスメントが社会問題となっている認識が高まっているものの、従業員にも当事者意識を持ってハラスメントに対する理解を深めてもらう必要があります。

定期的にハラスメントの実態や禁止行為についての研修を実施したり、社内ニュースレターを活用したり、具体的な事例を挙げて理解を深めるとよいでしょう。また、規程内に懲戒となる可能性がある旨を記載することで、抑止力を高められます。

ハラスメントに関する相談はプライバシーに関わるため、匿名で相談できる環境を整備しましょう。これにより、通報者が安心して相談できます。

相談方法・通報方法としては、以下のように規定に盛り込むケースが一般的です。

● 面談

● 書面

● 電子メール

● 電話

● FAX

● チャットツール

ただし、担当者と相談する際には「相談及び苦情窓口の利用に際しては、氏名、所属部署を明らかにして行わなければならない。」という旨を定めることは問題ありません。

相談をする際にはプライバシーを守る必要があるため、個人情報を保護するための工夫も必要です。相談者が安心して話せる環境を整えることは、労使間の信頼関係を強化するメリットも期待できるでしょう。

実際にハラスメントが発生し、被害者から相談を受けたときにおける事後対応の体制を整備する必要があります。事実確認を行うだけでなく、必要に応じて加害者を処分する体制を整備することで、実効性を高められます。

なお、対応は迅速に進める必要がありますが、被害者の状況や感情に配慮しなければなりません。個人情報を守るのはもちろん、専門家と相談しながら適切なサポートを提供することで、事態の収束を図れるでしょう。

懲戒処分を検討する場合、公正な手続きを確保することが求められます。被害者の保護を第一に考えつつ、厳正に対処するためにも、事前に規程を作成し明文化する必要があります。

もしハラスメントが発生してしまったら、再発防止策を考えなければなりません。ハラスメントが起きた原因を究明し、同じような事案が発生しないようにしましょう。

たとえば、規程内に「職場におけるハラスメント事案が生じた時は、周知の再徹底及び研修の実施、事案発生の原因の分析等、適切な再発防止策を講じなければならない」と明文化しておきましょう。

過去のハラスメント事例を分析し、その教訓を生かすことで、よりよい職場環境を整備できます。

ハラスメント防止規程を作成するには、社内の就業規則を見直し、ハラスメントに関する条項を追加しましょう。現在のハラスメント対策が不十分だと、実際に問題が起きたときに対応できません。

具体的な改正点が判断できない場合は、専門家と相談しながら規程の整備を進めましょう。

就業規則には、ハラスメント対策だけでなく企業が従業員に対して求める行動基準や就業中のルールなどが定められています。これから就業規則を作成するときや、就業規則を作成して長期間経過しているときは、必要に応じてハラスメント関連の規程を追加しましょう。

具体例を加筆すれば、従業員に対してハラスメント行為がどのようなものであるかを明示できます。さらに、懲戒規定に関する文言を加え、違反行為に対する対処法を明確にすることも重要です。

規程の数が増えてくると規程の管理が煩雑になってくるため、管理責任の明確化や制定・改廃等の手続の標準化等を目的として、規程管理規程を作成します。

この規程管理規程において、規程毎に管理責任者を定めることとしている場合、それぞれの規程に管理責任者の明記が必要です。

なお、規程の解釈について疑義が生じた場合は、関係部署の長及び外部の専門家の意見を勘案したうえで会社が決定する流れが一般的です。

労使協定を締結し、労使で協力してハラスメント対策に取り組むことも効果的です。労使協定は、事業主と従業員が同意したうえで作成する職場内のルールです。

ハラスメント防止に向けた意見や方針を確認するための基盤となるため、より実効性を高めるうえで労使協定の締結は有用です。

ハラスメント規程の見直しに伴って就業規則を変更した場合、労働基準監督署への届出が必要です。就業規則変更届と労働者の過半数の代表者の意見書を提出しましょう。

また、変更後の就業規則は従業員がいつでも確認できるように周知しなければなりません。具体的には、社内メールや掲示板、社内イントラネットなどを活用しましょう。

従業員が規程について知らないと意味がないため、従業員が新たな規程に対する理解を深めるためにも、周知は必須です。

ハラスメント防止対策の一環として、規程の作成と整備は効果的です。従業員が安心して働ける職場環境を提供するためにも、実効性のあるハラスメント規程を作成しましょう。

職場におけるハラスメントの発生を未然に防げれば、長期的な人材定着にもつながります。従業員のメンタルヘルスにもよい影響を与え、生産性の向上というメリットも期待できます。

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