【テンプレート付き】社内のリスク管理に必要な

コンプライアンス規程の作成方法は？

コンプライアンス規程とは、企業の行動指針として機能し、社内における倫理や法律の遵守に関する具体的な基準を定めるものです。

社会的道徳に則った行動を定めたガイドラインを作成し、規程に明文化することで、企業全体のコンプライアンス意識を高められます。従業員だけでなく、会社の役員も含めて規程を適用するのが一般的です。

昨今は社会全体でコンプライアンス意識が高まっており、道徳的に反した言動をすると、信頼を一気に失ってしまう恐れがあります。法令違反や倫理的な問題が発覚すると、企業の信頼が失われ、場合によっては経営にも影響を及ぼしてしまうでしょう。

従業員が日々の業務を遂行する際の参考にするだけでなく、企業全体としてのスタンスを示すうえでも、規程の作成は有意義です。しっかりとした規程が存在することで、従業員は何を守るべきか、どのように行動すべきかを理解しやすくなります。

なお、規程の数が増えてくると規程の管理が煩雑になってくるため、管理責任の明確化や制定・改廃等の手続の標準化等を目的として規程管理規程を作成します。

この規程管理規程において、規程毎に管理責任者を定めることとしている場合、それぞれの規程に管理責任者の明記が必要です。

社会の目が厳しくなっている現代において、法令遵守は不可欠な要素です。何かと不寛容になっている中で、コンプライアンスに対する認識が甘いと企業のイメージを損ねてしまうでしょう。

以下で、コンプライアンス規程が求められている具体的な理を解説します。

コンプライアンス規程は、勤務している従業員の行動規範として重要な役割を果たします。多様な価値観や倫理観が混在する現代において、企業がどのような方針を掲げ、どのような行動を求めているのか明示することは大切です。

従業員が果たすべき責務だけでなく、コンプライアンス違反を犯している従業員を見つけたときの通報窓口や違反者に対する処分などを明文化することで、抑止力が期待できるでしょう。

コンプライアンス規程を作成することにより、企業が求めている行動や守るべき規範が浸透し、事業主と従業員間のコミュニケーションが円滑になります。

従業員としても、自分に何が求められているのかを明確に把握できれば、モチベーションの向上につながるでしょう。

事業主は方針を徹底し、従業員は規程に基づいて行動することで、意思疎通が高まり組織全体のモチベーションや業務生産性にもよい影響をもたらすでしょう。

企業内にコンプライアンス規程を設けて、適切に運用すれば取引先に対して信頼性を示せます。取引先の中には、トラブルや問題に巻き込まれることを避けるために、コンプライアンス意識が低い企業との取引を控えるケースがあるかもしれません。

遵守するべき基準を明示し、従業員が高い意識を持っていれば、パートナーとしての信頼関係が強化されるでしょう。このように、規程の導入は発注先や取引先に対して企業としての責任を示す手段となり、より安心して取引を進める要素になります。

コンプライアンス規程は、企業規模に関係なく必要です。法令の遵守や倫理的な行動は企業の存続と信頼性に大きな影響を与えるため、中小企業においてもコンプライアンス規程の整備は重要な課題です。

特に、中小企業はリソースが限られており、大企業と比べて財務基盤が脆弱であるケースが考えられます。発注先や取引先との信頼関係を失ってしまうと事業活動にも影響が出る可能性があるため、コンプライアンス規程を作成し対外的な信用を高めることは有意義です。

コンプライアンス規程を作成する際には、企業の特性に応じて具体的に明文化する必要があります。

以下で、実効性が高いコンプライアンス規程を作成するための方法を解説します。

コンプライアンス規程を作成する際には、まず基本理念を策定します。「規程を設ける目的」「従業員が果たすべき役割」を明文化しましょう。

多くの企業では、公正かつ適正な業務運営や企業の社会的信頼性の向上に資することを、コンプライアンス規程作成の目的としています。企業文化の根幹を成す基本理念を明文化することは、規程全体が一貫性を持つための基礎となります。

具体的に、従業員や求める行動規範と行動基準を定めましょう。あわせて、「法令等に違反する行為」「他の役職員等に対し、法令等に違反する行為を指示・教唆する行為」など、禁止する行為を明文化することで、抑止力につながります。

あわせて、他社のモデルを参考にしながら自社の特性や環境に合わせて、基準・ルーを策定するとよいでしょう。

規程の実効性を高めるために、コンプライアンス体制の構築も欠かせません。コンプライアンスに関する研修を実施したり、コンプライアンス統括責任者や担当者を決めたりして、適切に運用される体制を整えましょう。

コンプライアンス統括責任者は「コンプライアンス担当取締役」という役職に就きます。この場合、取締役会の決議に基いて、コンプライアンス担当取締役を取締役の中から選定しましょう。

必要に応じて、コンプライアンス施策を実施する際の最終責任者や、コンプライアンス違反事例が発生したときの対応責任者も定めておきましょう。

また、コンプライアンス委員会を設けるケースもあります。コンプライアンス違反に対応する社内委員会を指し、委員会ではコンプライアンスに関する状況を把握して施策を推進したり、事例が発生したときの調査も行います。

実際にコンプライアンス違反が発生したとき、問題に対処するために設置する社内組織が「対策本部」です。会社に著しい損害を及ぼすと想定される事態が発生した場合には対策本部が設置され、事故の調査や経過記録、再発防止策を議論します。

コンプライアンス規程を運用するためには、従業員に規定の内容を知ってもらう必要があります。社内での周知と従業員向けの研修を行い、規定の内容を浸透させましょう。

従業員が規程を理解し、実際に「やるべきこと」「やってはいけないこと」「コンプライアンス違反を犯すとどのような制裁を受けるか」を把握しなければ、実効性は乏しいでしょう。

規程を作成したあとも定期的な研修や新入社員に対する教育を行い、組織全体のコンプライアンス意識を高めましょう。

コンプライアンス規程の運用を実際に始めたあと、必要に応じて見直しを行いましょう。社会の価値観は時間の経過と共に変化するため、時代の変化に合わせて変更する必要があります。

たとえば、昨今はあらゆるハラスメントが問題視されています。具体的にどのような言動がハラスメントに該当するのかを例示し、禁止事項として明文化しておきましょう。

当事者からのフィードバックを集めることも効果的です。実際に従業員やコンプライアンスの担当者が、業務の中でどのように感じているのかを聞くことで、改善点が見えてきます。

なお、規程の解釈について疑義が生じた場合は、関係部署の長及び外部の専門家の意見を勘案したうえで会社が決定する流れが一般的です。

コンプライアンス規程を作成し、適切に運用することは企業が健全な経営を行うための基盤となります。従業員が問題を起こすリスクを軽減するだけでなく、対外的な信用を得るうえでも規程は有用です。

規程を作成したあとは、従業員への教育や周知を行い、定期的な見直しや更新も行いましょう。実効性を維持するためには、時代の変化に合わせて規程を改定することが大切です。

コンプライアンス規程の作成や改定でお悩みの方は、社会保険労務士法人とうかいへご相談ください。人事や労務の専門家が、各企業に合った規程の作成をサポートいたします。

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