就業規則と残業申請制
導入する際の注意点について解説します。

残業は本来、上長により「残業命令」という形で指示されるものです。
しかし、実態としては、上長が常に指示を行うこともできず、黙示的に残業が指示されたとみなされるケースが多くあります。
残業の指示がなく、残業を行うことが常態化した組織の場合、本当に必要な残業なのか？それともただ残っているだけなのか線引きが難しくなってしまいます。

もちろん働いた分に関しては、残業代の支払いは必要ですが、ただ残っているだけで、本当は働いていない分の残業に対してはルールを定めておく必要があると考えられます。

残業申請制を導入することで、こうしたリスクを防ぐことができる場合もあります。しかし残業申請制をとったからと言って直ちに申請されていない残業の支払いを免れるものではなありません。ルールを明確にし、正しく運用する必要があります。

では、「残業申請制」を導入した場合、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。

【メリット】

① サービス残業や不必要な残業を防止できる

従業員からの“申請”というワークフローが加わることで、残業をするための合理的な理由が必要となります。残業代目当ての生活残業や、なんとなく他の人が退社しないから残業している、定時時間内にダラダラ仕事を続けたために仕事が終らなかったために生じた残業など、不必要・非効率的で無駄な残業を減少させられます。

② 適切な労働時間を管理することで、メンタルヘルスへの負担を減らせる

残業を行う場合には、上司（会社）が残業を承認する必要になるので、長時間の残業時間の抑制や減少につながります。上司（会社）が、残業が多い従業員を把握しやすいため、業務の進捗の遅れやプロジェクトのトラブルなど、早期に改善をする手立てを打てるなども可能でしょう。長時間労働によって、心身の不調をきたす従業員のメンタルヘルスの改善推進につながると言えます。

【デメリット】

① 残業申請制の形骸化

従業員が“申請”し、上司が“承認”するワークフローをこなすだけ、形骸化してしまっているケースもよくあります。どうしても残業せざるを得ない場合などについて、上司が承認した場合のみ残業を認めるなど、一定のルールがない限り、単なるワークフローを回すだけの無意味なものになってしまいがちです。

「残業申請制」を導入する場合には、一定のルールが必要です。以下のポイントに着目するとよいでしょう。

●申請ルートの設定

従業員が申請した場合に残業を認めるのか、上司が残業指示をした場合に残業を認めるのか、またそのいずれもなど、どういった場合に残業申請を認めるのか、社内の申請ルートを定める必要があります。

●承認基準の設定

残業を必要とする理由についての基準を設けます。「納期を引き延ばすことができない」などの理由を具体的にしておくほうがよいでしょう。承認を行う役割（上司）は、その承認基準に沿って残業の許可を出します。

フレックスタイム制とは、一定期間（＝清算期間）についてあらかじめ決められた総労働時間の中で、労働者が日々の始業・終業時刻や労働時間を自ら決めることができる制度です。もちろん、このフレックスタイム制にも決められた時間を超えた時間外労働は、いわゆる「残業」の扱いになります。ただ、フレックスタイム制は、会社と従業員の双方が制度を正しく理解していなければ、長時間労働などを引き起こす可能性もあります。2019年4月の法改正により、この清算期間が1か月から3か月までに延長できることになりました。清算期間によっても、労働時間管理をどう行っていくか慎重に運用方法を決めておくことが大切です。

フレックスタイム制における残業時間とは、定めた清算期間内の総労働時間を超過した時間を指します。そのため、総労働時間を超える分に対しては残業代を支払う必要があります。たとえば、清算期間が30日、総労働時間が160時間の場合、同月に170時間働いたとすると、10時間分の残業代を支払うことになります。

フレックスタイム制の難しいところは、従業員の労働時間・残業時間を正確に把握しにくいことです。フレックスタイム制は、従業員の自由意志で出勤や始業・就業時刻をコントロールできる部分があります。それゆえに労働時間管理を厳密に行わなくても良いようなイメージを持つ方もいるようです。

しかしながら、フレックスタイム制で残業時間を正しく計算するためには、従業員の労働時間を正確に把握する必要があるのです。運用方法をきちんと決めておかなければ労働時間の管理に大きな負担がかかるでしょう。

時間外労働は、本来、従業員の自由で行なうものではなく、会社の命令もしくは従業員が申請し、会社が承認することで行うものです。しかしながら、フレックスタイム制度において、日々の始業・就業時刻を記録するだけの労働時間管理では、時間外労働が発生するかどうかは、清算期間の最後にならないとわかりません。これは従業員の長時間労働防止の面でも大きな欠点です。

とはいえ、最近では、フレックスタイム制に対応したITツールなどが増えています。残業時間の制限などを設定すれば、一定の基準を超えるとアラートが出たり、フレックスタイム制に応じた残業申請・承認機能を有している勤怠システムなどあります。これらのツールなども利用しながら、自社の運用方法を検討していくことをおすすめします。

テレワークでも、通常のオフィス勤務同様に従業員の労働時間管理は必須です。テレワークは労働時間の把握などが困難な場合に“みなし労働”を適用することも多いですが、労働時間管理や残業代の支払いを免れるわけではありません。とはいえ、テレワークはオフィス勤務に比べ、頻繁に対面のコミュニケーションを取るわけではありません。“ここまで言わなくてもわかるだろう”といった曖昧な説明や指示のまま業務を進めていると、気付いたら長時間残業になっていたということがありがちです。

そのため、テレワークにおいても、業務の指示や報告の仕方をはじめ、残業申請をどのように運用するかは、会社ごとに工夫をする必要があるでしょう。

テレワーク は最近増えてきた働き方です。会社も従業員もしっかりとルールを理解し運用していかないと思わぬトラブルが発生します。就業規則に盛り込み、しっかりと従業員に説明しておくことが大切です。テレワーク であっても、通常の労働時間管理同様のレベルが必要ですので、しっかりと認識して運用していきましょう。

残業申請については、「残業申請書」などの書式を作成し、従業員が利用できるように用意しておきます。労務トラブルを防ぐうえでも、必ず判断材料として必要になりますので、口頭で申請するということではなく、かならず書面を残せるようにしましょう。ネット上にひな形がたくさんありますので、自社用にアレンジするのも一つの手。とはいえ、紙の書式で残業申請書を運用するのは、なかなか大変なものです。その申請書を作製する時間があったら、仕事をして早く帰りたいというのが従業員の本音です。申請に手間をかけるのであれば、Webでの申請管理も検討してはいかがでしょうか。

残業の管理でもっとも重要なのが、正確に労働時間を把握することです。紙のタイムカードや、エクセルなどを使って記入する勤怠表ではいくらでも加工もできてしまいますし、修正も可能です。加えて、紙の書式を管理する手間や効率性を考えれば、webのクラウド型勤怠管理システムを活用するのがおすすめです。最近のクラウド型勤怠管理システムの多くは、残業を希望する従業員がWEB経由で上司に残業申請を行うためのワークフローが整備されていたり、残業申請が無いまま残業をしている従業員をピックアップできる機能をを持っているものもあります。何より、36協定で定めた時間をアラートとして設定できたりと、単なる打刻記録にとどまらず、労務管理を行うための機能が充実していますので、残業申請制の導入を検討している会社は、併せてクラウド型勤怠システムの導入もおすすめします。

いかがでしたでしょうか？
残業申請制を導入するメリットは不要な残業の削減ができることです。
例えば、渋滞回避のために早出を行い、事務所でコーヒーを飲んでいるなど不就労の時間に対して残業代の支払いを行わなくてよくなることです。なんの対策もとらない状態では、出社時に「出勤」を打刻してしまうと残業代の支払いが必要になってしまいます。
もちろん、実際に働いた分の賃金の支払いは必要であることは言うまでもありませんが、打刻の区別がついていない場合は、出社しコーヒーを飲んでいるだけだとしても賃金の支払いが必要なのです。

会社の人件費には限りがあります。原資そのものを増やすこととあわせて、適正な配分を行うことが重要です。
そのためには頑張って働いてくれた従業員に多く分配すべきです。

残業申請制はそうした考えを実現できるひとつの方法ではありますが、運用がしっかりしていないと否認されてしまうのも事実です。
残念なことに、残業申請制を導入したのに、運用が適切に行われない事例も多いからです。

残業申請制の導入をお考えであれば一度専門家にご相談ください。
経験豊富な専門家であれば、適切な運用を指導できます。

岐阜県　鳶工事業　従業員数23名

労務相談の顧問や就業規則の整備をお願いしています。そもそも私自身の考えになりますが、社員の成長と私自身の成長が、会社自体の伸びにつながると考えています。そして、そのためには働くための当たり前の体制が整備された「まともな会社」であることが前提となるでしょう。そこの組織づくり・成長する基盤づくりを進めるにあたっての不安点をよく相談しています。