就業規則とテレワーク。テレワーク導入の際の就業規則のポイントについて社労士が解説します。

就業規則とテレワーク。テレワーク導入の際の就業規則のポイントについて社労士が解説します。

新型コロナウイルスの感染が拡大しつつあるなか、学校休校やイベント、セミナーなどの中止や延期といった動きが増加しています。経済活動へのダメージも心配されていますが、どうにかこの難局を乗り越えようと、テレワークの導入を迫られている企業が増えています。新型コロナウイルス感染症の影響で働き方改革が加速しそうです。とはいえ、今回の非常時に導入するにあたっては、スピード導入とともに、リスクヘッジもあわせて行わなければならず、いかにトラブルなく導入するかに頭を悩ませている経営者や担当者も多いでしょう。

今回は、企業がテレワークを導入するにあたって押さえておきたいポイントについて、解説していきます。

※2020年3月14日時点での情報に基づき執筆しています。厚生労働省などの最新情報もあわせて確認していただくこともおすすめします。

就業規則とテレワーク-テレワークとは?

名古屋の社労士 小栗です。
注目のテレワークについて解説します。

働き方改革により多様な働き方の一つとして、テレワークなどの導入を検討していた企業も多いかと思いますが、最近のコロナウイルス 感染拡大で、導入を検討していなかった企業も、導入に向けて検討せざるを得ないケースもあるかもしれません。ただ、テレワークと同じような意味合いで、“在宅勤務”“リモートワーク”“モバイルワーク”など、様々な言葉が飛び交っていて、定義がよくわからないという声もよく聞きます。ここでは、最近ニュースワードによくあがる「テレワーク」について、確認しておきます。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用して、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことをいいます。
tele=離れた場所で、work=働くという造語で、主に3つのタイプにわかれます。

1)在宅勤務タイプ

従業員が自宅などで仕事を行う。

2)モバイルワークタイプ

取引先のオフィスやカフェ、電車や新幹線・飛行機など移動中に仕事を行う。

3)サードプレイスタイプ

サテライトオフィスやシェアオフィスなど、決められた場所で仕事を行う。
今回のコロナウイルス 感染の影響による「テレワーク」で用いられている意味合いでは、1)の在宅勤務タイプが多いかもしれません。
 

就業規則とテレワーク
テレワークのメリット・デメリット

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方とされるテレワーク。今回のような非常時にはメリットが多くあるようですが、一方で管理の方法などをしっかりと決めておかないと、後からトラブルになるようなデメリットもあります。テレワークの導入の際は、自社にどのような影響があるか確認しておきたいところです。テレワーク導入におけるメリット・デメリットをチェックしておきましょう。

【メリット】

人材定着につながる

育児や介護によって勤務が難しい優秀な人材の離職防止や、柔軟な働き方を選択できるといった企業イメージから、新たな人材獲得が期待されます。女性やシニアなどの潜在的な人材確保策として期待されています。

②オフィススペースや通勤手当などのコスト削減

企業にとっては、オフィス維持にかかるコストや従業員の通勤手当などコストの削減が可能。

③BCPとしての役割

災害や今回の新型コロナウイルス感染拡大といったような感染症の流行などによって、従業員のオフィスへの出社がかなわない場合を想定し、BCP計画(事業継続計画)を策定するうえで、テレワークの役割は大きいでしょう。

④従業員のワークライフバランス

通勤の負担を減らしたり、プライベートの時間を効率的に活用することができます。

【デメリット】

仕事のオン・オフの切り替えがしづらい
自宅で仕事をする場合、子供の面倒を見たりなど生活の場で仕事をしているわけですから、オンとオフの区別がつきにくいです。職場であれば、私用で携帯を使うのもはばかられますが、リモートで仕事をしていると区別がつきにくくなります。
②長時間労働につながりやすい
労働時間は指示命令されることができる時間の事です。リモートで仕事をすることで、いつでも仕事ができる状態が続き、長時間労働につながりやすいというデメリットがあります。
➂情報漏えいのリスクが高い
情報漏えいのリスクは、パソコンを持ち運ぶことで起きるリスクや場所を変えて働くことで生まれるリスクがあります。ソフト面もそうですが、ハードとしてセキュリティを高めておく必要があります。
➃マネジメントがしにくくなる
遠隔でマネジメントを行うのは、同じ場所でマネジメントを行うことと比較して非常に難しいです。
パソコンの捜査状況などを共有してくれるソフトもありますが、あまり効果はないと思われます。リモートで働かない人は普段から働かない可能性が高いためです。リモートになることで問題は表面化しただけです。
➄コミュニケーションの頻度が減る
チャットでのコミュニケーションが中心となりますので雑談などコミュニケーションの機会は減ることが多いです。

いくつかのデメリットもあるテレワークですが、運用方法を限定的に行ったり、ICTツールを効果的に利用することで、払拭できることも多くあります。自社で、どのように導入できるか運用も含めて検討を行うとよいでしょう。

就業規則とテレワーク
テレワーク導入準備考慮すべきポイントは

テレワークを導入する際のプロセスを確認していきましょう。

まず、テレワーク導入にあたって、導入の目的を明確にしておくことが大切です。社内推進体制、テレワークを行う対象範囲、対象従業員を決定します。業務の現状把握とあわせて、導入後に効果が検証できるようにしておくことも必要です。また、従業員の労務管理にも着目する必要があります。

 

1)テレワークと雇用契約書

テレワークで在宅勤務などを行う場合であっても、労働基準法をはじめとして労働関連法が適用されるのを忘れてはなりません。つまり、通常のオフィスで勤務する従業員と同様に、勤務時間や賃金など諸条件について、雇用契約書に定義しておかなくてはなりません。

① 就業場所の明示

在宅勤務などの場合は、従業員の自宅などを指定します。
就業場所は労働条件を書面で伝えることが必要です。雇用契約書や労働条件通知書など書面で伝えるようにしましょう。本人の同意さえあれば、メールなどでもつたえることができます。※口頭不可

② 労働時間の明示

勤務時間とプライベート時間の区分が難しいことが多いため、曖昧になりがちですが、きちんと労働時間を明示しなくてはなりません。
労働時間も同様に書面での明示が必要です。また事業場外みなしを活用する際は、労働時間の算定が難しい場合に限ります。現実的にトラブルを避けるためには、始業時終業時にメールをおくってもらうなど、仕組みで労働時間を算定した方がいいでしょう。現実的には事業場外みなし労働時間制を導入することは難しいと考えるべきです。

2)テレワークと勤怠管理

テレワークを導入するにあたって、企業が最も悩むのが従業員の労働時間の管理についてではないでしょうか。テレワークを導入する場合も、労働基準法等の労働関係法令を遵守し、適切に労働時間管理を行わなければなりません。初めてテレワークを導入するときには、テレワーク時の従業員の勤怠管理について、ルールを定めましょう。

厚生労働省のガイドラインに基づいて導入・実施を検討することが大切です。

 労働時間の算定ができる場合

原則、通常の労働時間制(1日8時間、週40時間)が適用されます。そのほか、変形労働時間制やフレックスタイム制も活用可能です。各従業員の実情に合わせて、柔軟な労働時間制を適用することが望まれます。

 専門性の高い業務であり、仕事の進め方などを従業員本人の裁量に任せる場合

裁量労働制を導入している社員に適用ができます。裁量労働制を導入していないにも関わらず、「本人に任せています」というのは使用者としての責任を果たしていないことになります。管理していないことで長時間労働に繫がり、後々労務トラブルとなることもあります。

③労働時間の把握ができない場合

事業場外みなし労働時間制を導入できるのは、自宅などで育児や介護と両立などを行っている場合です。
勤務と日常生活が混然一体となっており、いつからいつまでが勤務と算定しがたい場合です。
この場合、電話での対応に即座に対応できることを求めないなどのいくつかの基準がありますので、導入する際は専門家に相談した方がいいでしょう。
近くにいないからという理由での事業場外みなし労働時間制を導入することはできません。

④勤怠報告の方法を決めておく

eメールや勤怠管理ツールの利用など、スムーズに管理できるような環境と運用方法を決めておく必要があります。

在席管理の方法を決めておく

在席・離席状況を確認できるICT ツールもありますが、そのようなツールがない場合でも、記録を取ったり、定期的な在席確認を行うなど、企業ごと、業務の特性によっても、検討が必要です。業務中の連絡方法などと一緒に検討を進めるとよいでしょう。

コンサルタント石黒の経営視点のアドバイス

テレワークというとみなし労働時間制をイメージされる経営者が多いと思います。
しかしテレワークだからと言って、ただちにみなし労働時間制を導入できるわけではありません。みなし労働時間制は長時間労働を容認するものではありません。

下記のポイントに従って確認を行ったうえ、導入を検討しましょう。また、下記のポイントをクリアしていたからと言っても、実際に長時間労働や残業代等の未払いが発生している場合は、労使トラブルのもとになりますので、導入は専門家と相談しながら慎重に行うべきでしょう。

3)テレワークと就業規則

テレワークを導入するにあたり、週1日の在宅勤務だからと就業規則を改定せずとも大丈夫と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、就業規則は事業場における会社のルールです。テレワークを働き方として認める場合であれば、就業規則を変更すべきでしょう。就業規則は変更した場合届出の義務を生じますので、管轄の労働基準監督署に届けることも忘れずに行っておきましょう。ではどんなポイントで就業規則を変更すればいいのでしょうか?見ていきましょう。

始業・就業時刻や就業の場所が変更

就業時間や就業の場所は労働条件の絶対的明示事項です。つまり変更になった場合、書面での提示が必要となります。テレワークだからどこで働いていいわけではなく、自宅での勤務やカフェなど指示しておかなければトラブルとなる可能性があります。

1名や2名の変更であれば、雇用契約書や労働条件通知書で明示する方法もありますが、会社としてテレワークを導入する際は就業規則の変更を行っておきましょう。

処遇の変更

テレワークによって処遇が変更になる場合は、就業規則の変更が必要です。テレワークを導入する際に処遇の見直しも行うといいでしょう。

通信機器等の利用に関する規定を設ける

在宅勤務の場合など、ネットワークの回線利用料やその他費用負担については、後でトラブルにならないよう、労使で十分に話し合いが必要です。また自宅回線や公共のWi-Fiを利用する場合はセキュリティも考慮する必要があります。
公共のWi-Fiのセキュリティはほぼないものを思った方がいいです。

健康管理・確保措置

長時間労働などにならないよう、労働時間の管理方法や健康確保のための措置も検討する必要があります。

就業規則に変更が必要となる場合には、不利益変更となっていないか、合理性があるかなどの視点で見直さなければなりません。変更までの必要手続きももれなく行うようにしましょう。

4)テレワーク就業規則のひな形(厚生労働省)

厚生労働省からテレワーク就業規則のひな形も公開されていますので、参考にしてみてください。

https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdf

就業規則とテレワーク
テレワークと準備するべきハードとソフト

実際にテレワークを行う際には、通信環境やソフトなどの準備や取り決めも重要です。

情報通信システム・機器については、情報セキュリティに配慮したシステムの導入が必要です。在宅勤務時の執務環境については、就業者の健康に配慮した環境になっていること、情報の物理的セキュリティを確保できることが重要です。

なお、テレワーカー宅における通信環境や光熱費の経費負担については、会社負担を基本としつつ、あらかじめ、会社とテレワーカー(従業員)で取り決めをしておくことが重要です。

以下は、一般的にテレワーク に必要とされるハードやソフトをまとめてみました。自社にテレワーク導入する場合の参考にしてみてください。

 

 1)業務用パソコン・ディスプレイ

業務用パソコンはどんなものでもいいというわけにはいきません。処理速度やスペックなども慎重に考慮しておいたほうがよいでしょう。在宅の場合は2台以上のディスプレイの購入も検討すべきでしょう。長時間のPC作業の場合、モバイルノートPCなどでは目の疲労にもつながり、作業効率も下がります。モバイルノートPCに外付けディスプレイを接続するなど、作業効率を考慮し、デュアルディスプレイなどを導入するケースもあるようです。

環境の整備は、コストを問題とされますが、今回の新型コロナウイルス感染拡大のケースのように、収束の見通しが不明な状況のなか、“事業継続”が大きな課題です。そのためには、“コスト”から“投資”へと認識を切り替える必要があるでしょう。テレワーク導入のための各種助成金もありますので、検討してはいかがでしょうか。

 

【従業員個人のパソコンを利用する場合には】

処理速度などのスペック、利用するソフトウェアなどをインストールし、会社からPCを支給する方が、後々トラブルが起きにくいでしょう。データが残らないシンクライアントPCやシンクライアントサーバーであれば、セキュリティ上も安心です。(シンクライアント=端末では処理を行わず、クラウド上でほとんどの処理を行うこと)ですが、その準備が間に合わない、コストの問題で無理な場合には、従業員個人のパソコンで業務を行うことがあるかもしれません。

その際に重要になってくるのは、スペックの問題はもちろんのこと、セキュリティの確保です。個人のPCでシンクライアントは難しいでしょうから、認証用USBキーを利用し、シンクライアント環境を構築するといったケースもあります。セキュリティレベルとコストをあわせて検討する必要があるでしょう。

2)スマートフォン・電話

会社でスマートフォンや電話を支給するか、個人の携帯電話を利用する場合は、費用負担を明確にできるような工夫が必要です。

3)作業設備環境

在宅勤務の場合、当然自宅で作業することになりますが、作業にあたって机・椅子、照明など、効率よく作業を進められるスペースや設備が必要になってきます。Web会議ツールなどを利用するのであれば、webカメラなどが必要な場合も。会社から支給する場合もありますし、個人宅のものを利用する場合もあります。いずれにしても、後から費用負担などでトラブルにならないよう、慎重に検討しておきましょう。

4)通信環境

在宅勤務では、従業員が個人で契約している通信インフラを活用する場合が多いので、通信環境・処理スピードなどが重要です。最近は、多くの個人宅で光回線などを引いていますので処理速度については大きな問題はないようですが、業務の処理データの容量などによっては、制限がかかったり、遅延する可能性などもないとはいえませんので、準備の段階で確認しておく必要があるでしょう。または、会社支給のスマートフォンを利用して、テザリングでネット環境につなぐといった利用も考えられます。

5)クラウド環境

テレワークでの大きな肝となるのが、このクラウド環境です。業務に利用するシステムやアプリケーションが、オフィスでしか使えないとなっては、テレワークを行う意味がありません。ネットを介して、どこからでも利用できるクラウド環境の構築は必須と言っていいでしょう。

【クラウド環境でおすすめソフトウェア】

・勤怠管理システム

テレワークは、従業員の勤務状況を直接確認できません。深夜・休日に働いていても、把握しづらく、長時間労働を招きかねません。エクセルで出退勤を管理している企業もありますが、正確な時刻を管理する点でも、作業効率の点でもこの機会に変更を検討されてはいかがでしょうか。始業・終業時刻や在籍確認ができるツールを導入するケースも。人事給与と連携しているシステムも多いので、導入効果は大きいと思われます。

・コミュニケーションツール

テレワークでも生産性を落とさないというのは、当たり前。そのためには活用できるツールは、組み合わせて利用したほうが得策。ZoomやSkypeなどのオンライン会議アプリをはじめ、chatworkやSlackなどのチャットツール、Wrikeといったタスク管理ツールなど、コミュニケーションツールは欠かせません。

テレワークと情報セキュリティ

多くの企業が、テレワークを行ううえでの課題に挙げているのが情報セキュリティです。社外から社内システムとつながるということは利便性の反面、情報漏えいやサイバー攻撃など、さまざまなリスクを抱えることになります。

安心してテレワークを導入・活用するための指針として、総務省やテレワーク協会などの団体からセキュリティガイドラインが示されていますので、参考にしてはいかがでしょうか。

https://www.soumu.go.jp/main_content/000545372.pdf

アルバイトにテレワークをさせる場合

最近では、人材不足のなか、パートやアルバイト従業員にテレワー制度を利用するケースも増えつつあります。また、非雇用として、業務委託での依頼も増えているでしょう。いずれにしても、上記のような情報セキュリティの課題などは、雇用形態に関わらず、企業としての方針、準備は大前提です。柔軟な働き方を求める昨今、企業側でマニュアルやサポート体制を充実させながら、運用していくことをおすすめします。

テレワークに向いている職種

テレワークはさまざまな業種や職種に導入されていますが、オフラインのサービス業などには難しい場合もあります。一般的にテレワークに向いている職種として挙げられるのは以下のとおりです。

SE/プログラマー
② ライター
③ デザイナー
➃データ入力/分析
⑤ 調査
⑥ 営業
⑦ 管理職
⑧ カスタマーサポート/コールセンター

 

まとめ

社会保険労務士の平田です。

いかがでしたか?テレワークと一言にいっても働く場所が遠いだけでさまざまな形態があります。実際にあった事例ですが、自宅での勤務を指示していたのにも関わらず、カフェで仕事をしていたということもありました。自由を認めることも大切ですが、ルールを決め、規律を守ることも大切です。

新型コロナウイルス感染症の影響で緊急でテレワークの導入に踏み切った企業もあると思いますが、後日でもかまいませんので就業規則の見直しをすることをおすすめします。

大変なときだからこそ、不要なトラブルを避けるべきです。

弊社も新型コロナウイルス感染症相談の中で、テレワーク(リモートワーク)の相談を多くうけております。

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よろしくお願いします。

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