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社労士のオンライン対応ってどう?
お客様の声を交えて社会保険労務士自ら紹介します。

働き方改革や、新型コロナウイルス感染拡大などの大きな流れの中、オフィスに出勤するスタイルから、オンラインを軸にしたテレワークといった新しい働き方へシフトする企業が増えてきました。

社会保険労務士法人とうかいでも、オンラインでの顧問相談への対応をすすめています。テレワーク増加の状況を受け、企業の経営者・人事労務担当者さまからお問い合わせいただくことも増えてきました。

今回は、お客様の声を交えながら、社会保険労務士のオンライン対応について、どのようなポイントを検討していけばよいか、ご紹介していきます。

オンラインでの社会保険労務士とは?

テレワークなど新しい働き方が進んでいくなか、社会保険労務士も柔軟に対応していきます

オンラインでの社会保険労務士とは、今後の新しい働き方を模索するうえで、経営資源の一つであるヒトに関するサポートで、企業を支えていく存在といえます。

“満員の通勤電車に揺られなくてもいい“”無駄な会議がなくなった“”子育てや介護との両立がしやすい“など、メリットの多いオンラインを利用したテレワーク。働き方改革の流れもあって、徐々に普及してきました。

今回の新型コロナウイルス 感染拡大は、さらに追い風となって、非常事態に対応するBCP(事業継続計画)にも組み込まれていくことでしょう。このメリットの多いオンラインを中心にした働き方は、一方で新型コロナ感染拡大という緊急事態だからこそ、従業員の不安感や健康問題、自宅などの勤務であるからこその労働時間の問題など、新たな労務問題の発生も予想されます。

働き方改革関連法が次々と施行されるなか、中小企業にも各種人事制度の整備や長時間労働の抑止を目的として精度の高い労務管理が求められるようになりました。しかしながら、企業の経営者、人事労務担当者が、法律に精通し、自社に適応できるよう実行していくには、かなり負担が大きいと感じるのではないでしょうか。とくに少数精鋭で業務を行なっている中小企業などにとっては、大きい問題です。

専門家である社会保険労務士がサポートすることで、経営者の負担を減らせるばかりでなく、労務トラブルが起こるリスクを未然に防ぐことができるでしょう。

とくに最近では、オンラインに対応した社会保険労務士も増えつつありますので、ぜひ検討してみるのはいかがでしょうか。ただし、オンラインといっても、書類作成や届出のみ一部に限定してオンラインで対応し、労務相談についてはお客様先にご訪問したり、お客様にご来所いただくなどの対応をしている社会保険労務士もあれば、顧問社会保険労務士としてオンラインの相談まで全部に対応している場合もあります。自社にとって、どのようなサポートが必要なのか見極める必要があります。

今回は、社会保険労務士というサービスをオンラインで提供している弊社の事例をもとに、EMPOWERMENT株式会社平川社長にご協力いただき、お客様の声を交えながら、社会保険労務士事務所のオンラインサービスについて解説してまいります。オンライン対応をしている社会保険労務士事務所を選ぶ最大のメリットは高い専門性を安価に享受できることです。オンライン対応が必ずしも効率化につながっているわけではありませんが、移動レス、ペーパーレス、電話レスの事務所と、書類を取りに行ったり、相談に伺ったり、紙で書類のやり取りをする事務所と比較すれば圧倒的に効率的ですぜひ社労士事務所選びの参考にしてみてください。

EMPOWERMENT株式会社
平川憲秀様
平川接骨院グループ
https://www.hirakawa-g.jp/
 

お客様の声
EMPOWERMENT株式会社平川社長

顧問をお願いするきっかけとなったのは企業型の確定拠出年金の導入でした。その後、弊社が大きくなるにつれ、仕組みで運営を行っている社労士事務所にお願いしたいと考えるようになり、現在は、給与、手続き、相談をお願いしております。

使い方によるかもしれませんが、オンラインでサービスを受けることにより、より効率的に社労士のサービスが受けれていると感じています。

給与や手続きは早く、正確ですし、グループチャットをタスクごとに作成いただけるので、進捗も追うことができ、本業に集中できます。込み入った話の場合やニュアンスが難しい場合は、オンライン面談で顔を見て話をすることができます。オンラインを活用することでより社労士事務所がより近くに感じています。

今回は社会保険労務士法人とうかいのオンラインサービスについて平川社長にコメントをいただきながら解説していきます。平川社長よろしくお願いします。

オンライン相談対応とは?

些細なことでも構いません。オンラインでのご相談をお待ちしています。

経営における悩みごとの多くは、ヒトの問題です。採用に始まり、労働時間や残業対策、賃金設計や福利厚生、雇用形態ごとのさまざまな問題、従業員の健康管理、場合によっては労働トラブルに発展するなど、従業員が少なかろうが多かろうが、尽きないヒトの問題は多岐に渡ります。経営者や人事労務担当者を悩ませるヒトの問題は、法律に則って対応しなくてはいけないのも、より問題が難しいところです。

そうした多岐にわたるヒトの問題に、フットワーク軽く対応できるのが、オンライン相談ではないでしょうか。

オンライン相談サービスとは、チャットやテレビ電話といったオンラインツールを用いて、社会保険労務士といった専門家に相談できるサービスのことです。対面での相談と違い、わざわざ社会保険労務士事務所に出向いたり、社会保険労務士に会社に訪問してもらう必要がありません。

ネット環境があり、自分と社会保険労務士の都合が合うときに、いつでもどこでも相談が可能です。隙間時間を活用して相談できるので、忙しい経営者やテレワーク中の人事労務担当者の方にも、利用しやすいサービスといえます。オンラインという気軽さで、ちょっとしたことでも疑問や質問でも相談できるので、非常に便利です。

平川社長

チャットやZOOMを使用した相談のいいところはとにかく聞きやすいことです。担当がわからなくても書き込んでおけば誰かが対応してくれるし、いちいち社労士の先生に問合せをするほどのことでもないこともチャットなら聞きやすいです。とうかいはスタッフの方もチャットに入ってくれているので、簡単な質問はすぐに回答をくれるので助かっています。

オンライン相談は、
ChatworkやZOOMなどのオンラインツールが便利

ZoomやChatworkなどオンラインツールを駆使して、素早い対応が可能です。

各社から色々なオンラインツールが提供されており、レベルも相当あがってきました。ここで、一部ご紹介します。使いやすさや多くの人が利用している点で、ZoomやChatwork、Slackがオンライン相談ツールとしてよく使われています。

社労士顧問を決める際にシステムがメインではなく、相談内容が重要なのは当然のことですが、システム選びもひとつの指標となります。オンライン面談ツールとチャットツールにわけてみていきましょう。

オンライン面談システム

① Zoom(ズーム)

有名なオンラインツール。最近では“オンライン飲み会”などでも話題になったツールの一つです。PCでもスマートフォンでも利用が可能です。アカウント登録が必要なく、手軽にオンライン 相談が可能なのが魅力。オンライン中に、画面を共有したり、チャット機能があるのも、非常に便利です。

② Chatwork(チャットワーク)

テキストチャットでも有名なChatwork。ChatworkLiveとしてオンライン面談も可能です。PCでもスマートフォンでも手軽に参加可能なのは、Zoom同様ですが、安定性に問題があり、今後の改善に期待です。

③ Skype

少し前までのビデオ通話ツールとして代表的なツール。アカウントの登録が必要です。

④ Microsoft Teams

Office主要ソフトとの親和性があるので、資料の共有がスムーズです。Office365などを利用している企業では、便利に活用できます。

チャット

① Chatwork(チャットワーク)

ビジネスチャットとして利用者が多いシステムです。ビジネスに特化しており、シンプルで使いやすいところが特徴です。無料で使い始められることとランニングコストが安いところも評価が高い要因です。LINEと使い方が似ているので、ITに慣れていない方も入りやすいことも選ばれている理由でしょう。

② Slack(スラック)

ビジネス向けのチャットシステムです。IT企業などではほぼ必須のツールとして利用されているかもしれません。
スレッド形式なので、社労士事務所では、社会保険手続きなどを依頼するのであれば適したシステムと言えます。無料ではじめることはできますが、その後のランニング費用がChatworkと比較すると高いことが気になるところです。

平川社長

とうかいさんはChatworkとZOOMを使用しています。どちらも利用者が多いツールですし、ストレスなく使うことができます。また細かい話では安価に使うことができるところもいいですね。

普段のレスポンスも早いですし、込み入った相談をしたいのであれば、ZOOMをつないでくれるので、直接会えないというストレスはありません。むしろ移動のコストがかからない分、こっちのほうがいいかもしれません。

オンライン相談対応を選ぶ時の3つのポイント

ITに強い社会保険労務士事務所として、さまざまなオンラインサービスを進めていきます

オンライン 相談に興味がある、ちょっと相談してみたい場合に、選ぶときのポイントは3つあります。

自社に合ったオンラインツールを利用しているか?

自社にとって利便性の高いツールを利用しているオンライン 相談を選ぶことをおすすめします。会社によっては、経営者と人事労務担当者が同席してオンライン 相談を行うなど、1対1の相談に限らない場合もあるでしょう。複数人の対応も可能なのかなども合わせて確認しておきましょう。

適切なアドバイスができる有資格者や専門家がいるか?

当たり前ですが、相談するには適切な相談相手を選ぶことが大切です。社会保険労務士、人事労務コンサルタントのプロフェッショナルなどから、適切なアドバイスを受けられなければ、意味がありません。難しい専門用語をわかりやすく説明してくれたり、間違った認識に対してはきちんと意見を言ってくれるなど、質問したことに答えてくれるだけでなく、アドバイスをもらえるオンライン 相談先を選ぶことが必要です。守秘義務も徹底されているかの視点も重要でしょう。

オンライン 相談を行なっている社会保険労務士事務所などでは、初回の無料相談などをおこなっているところもあるので、まずは試してみてどのような対応がされるのか確認してみることをおすすめします。

自社の人事労務課題に対応できるのか?

オンライン 相談することの人事労務課題は何なのかを再確認してみましょう。「就業規則を改定したい」「退職金制度をつくりたい」「労基署対応を相談したい」といった明確な課題がある場合、社会保険労務士のプロフィールや利用者の声などから、実績などを調べるのも方法の1つです。

そもそも人事労務課題すらよくわからない、といった場合でも、相談に応じ、課題整理をサポートしてくれるような社会保険労務士事務所を選択するのもよいでしょう。

平川社長

オンラインで対応してくれるかどうかよりも、社労士事務所のスタンスで選ぶことをお勧めします。社労士事務所って割とこじんまりとやっているイメージがありますが、久野さん(代表)は事務所は急成長させているだけあってビジネスセンスがあると思います。専門性もあり、一緒にビジネスを成長させる仲間のような存在です。

社会保険手続きのオンライン対応

従業員の入社や退社、引っ越しや家族の増減、病気といった社会保険の手続きは、人事労務担当者にとって、給与計算業務同様、煩雑なわりに間違いの許されない負担の多い業務です。他のコア業務に注力したいのに、社会保険の手続きに時間が取られてしまう、といった人事労務担当者の声もよく聞きます。

とくに手続きに関する書類は、紙データの処理や押印など、テレワークと逆行する作業ばかり。最近ようやく電子申請義務化が法律で定められたものの、まだまだ対応しきれていない中小企業も多いのではないでしょうか? そんな場合におすすめなのは社会保険手続きのオンラインで対応してくれる社会保険労務士。法律に則って届け出書類を作成してくれるので、安心です。

オンラインで対応できる社会保険手続きとは?

社会保険手続きのオンライン対応は、手続きの効率化を目指す企業には、ぜひご利用いただきたいサービスです。

社会保険の手続きにおいて電子申請の義務化が決定しましたが、中小企業の人事労務担当者のみなさま、準備はできていますか?“いつまでにやればいいのか“”紙での申請しか分からない“といった疑問や不安に思っている方も多いのではないでしょうか。どのような手続きがオンラインで対応できるのか、またオンラインに切り替える際に注意するポイントをご紹介します。

社会保険の手続きの一例

社会保険手続きのオンライン対応サービスを選択するポイントは、電子申請が義務化された手続きがカバーされているか、自社で手続きが多く発生するものなどがサポートされているかなどを確認するとよいでしょう。

■入社・退社の手続き

・健康保険・厚生年金保険資格取得手続き

・雇用保険資格取得手続き

・健康保険・厚生年金保険資格喪失手続き

・雇用保険資格喪失手続き

・雇用保険離職証明書発行手続き

■従業員が引っ越したり、家族の増減があったとき

・住所変更手続き

・健康保険被扶養者 (異動)手続き など

■労働保険年度更新手続き

・労働保険年度更新申告

■社会保険算定手続き等

■社会保険賞与支払届手続き

■雇用保険育児休業手続き

オンライン対応サービスを選ぶ3つのポイント

① 使いやすいツールか?

紙書類の手続きから脱却できない理由に、“オンラインサービスのツールがわかりずらく、面倒になって紙の書類を利用してしまう“といった声もよく聞きます。ユーザビリティのあるツール選びは、業務の効率化にもつながりますので、ユーザー評価の高いツールなどを選択することをおすすめします。

② 頻出する手続きにはすべて対応しているか?

よく発生する手続きに対応していなければ意味がありません。定期的に発生する手続きや企業によって多く発生する手続きに対応しているか、確認しましょう。

③ セキュリティやシステムの安定性は大丈夫か?

社会保険の手続きは、個人情報を取り扱うものです。紙書類での届け出を行うために社外に持ち出すという不安は解消されるものの、利用するサービスのセキュリティレベルの確認は必須です。また、法改正の対応ができているか、安定性のあるサービスなども確認しておく必要があるでしょう。

平川社長

とうかいさんに依頼してから手続きでストレスを感じたことがありません。当社の担当者とチャットで連絡をとってやってくれていますが、早いし正確です。オンラインなので、状況が知りたいときだけ見に行けばいいですし、自分の好きなタイミングで確認できることもいいところです。

給与計算のオンライン対応

社会保険手続きと同様に、負担の大きいのが給与計算業務です。給与計算は計算項目が多く、正確で当たり前、遅れは許されない、専門知識が必要な業務です。労働法や税法などの法令だけでなく、自社の就業規則の理解も必要です。そして何より、法令が改正されれば、その都度新しい情報に対応していかなければなりません。自社で給与計算業務を行なっている会社は、給与計算業務を行う従業員の人件費に加え、給与計算システムの維持管理など、管理面でのコストも大きく、改善課題としているのではないでしょうか。そうした課題解決のためにサポートできるのが、オンラインでの給与計算アウトソーシングです。

■こんなケースはオンライン給与計算がおすすめ

・従業員数が多い、雇用形態が様々で、計算が煩雑

・専門知識を持った従業員がおらず、法改正への対応が不安

・給与計算業務に時間がかかっている

オンライン給与計算とは?

オンライン対応を通して、企業の人事労務業務の効率化をサポートしていきます

オンライン給与計算の多くは、社会保険労務士事務所や給与計算のアウトソーシングサービスを運営する会社に依頼するケースです。従業員の勤怠情報を受け取った後、給与計算から振込データや給与明細までワンストップで行ってくれることが魅力です。自社の従業員規模や雇用形態など、状況に合わせて対応してくれるサービスを選ぶとよいでしょう。オンライン給与計算サービスを選択するうえでの、チェックポイントを確認していきましょう。

① 給与計算帳票の閲覧方法は?

オンラインで給与計算するには、帳票もweb上で確認できなければ効率的ではありません。従業員情報の登録から計算状況の管理がオンライン上で完結するクラウドサービスをおすすめします。

② 他システムやツールとの連携は?

見落としがちなのが、経理システムなどのツールとの連携機能。せっかくオンライン で給与計算を行なっているのに、経理システムへデータを入力する際に、連携できないのでは、効果がさがってしまいます。他システムやツールへの連携方法は、確認しておきましょう。

③ 給与明細の従業員への配布の仕方は?

オンライン給与の魅力は、ペーパーレス。Web明細やweb配信など行なっているかも確認が必要です。

④ 振り込みの方法は?

給与の振り込みデータ(FBデータ)の作成や税金の納付データを作成してもらえるサービスがおすすめです。

⑤ オンライン給与計算の流れは?

オンライン給与計算の場合、大きくは以下の流れが一般的です。

 

平川社長

オンライン給与計算にしてよかったことは従業員からの問合せが減ったことです。残業時間や有休の残り日数など、勤怠情報や給与情報に対する問合せを受けていましたが、今はスタッフがそれぞれ確認できるので、お互いにストレスがありません。お金に関することなので、間違いたくない業務なので、しっかりした事務所に任せることができて安心しています。

まとめ

代表の久野です。私たちは専門性と提案力にコミットします。

いかがだったでしょうか?

社会保険労務士事務所を選ぶときに何を重視するのか?
私自身さまざまな専門家に業務を委託していますので、皆様が悩まれる気持ちはよくわかります。
以前であれば、「会社の近く」でというのが真っ先に思い浮かびました。しかし、今はオンラインでつながることができます。電話をするよりもチャットのほうが要件が整理されているし、チャットを使いなれている人は要件を整理してコミュニケーションしてくれるので、コミュニケーションにストレスを感じません。

そう考えれば、より専門性が高い専門家に頼みたいし、法律一辺倒ではなく経営者に寄り添って提案してくれる事務所がいいのではないかと思いました。

社労士事務所のサービスをオンラインにしていく過程は楽な道のりではありませんでした。長年お世話になった顧問先の方にやり方を変える提案をするのはいろいろな反応があり、お叱りを受けたこともあります。

しかし当社は社労士事務所として、尖らせる特徴として「専門性」と「提案力」を選びました。専門性と提案力を顧客に届けるためにオンラインという手法を選びました。

ぜひ一度当社のサービスの説明をお受けください。
今までの社労士事務所とは違う新しい社労士事務所を体験いただけると確信しております。

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