給与計算のアウトソーシングをしたいとき。
委託先の選び方を社会保険労務士が解説します。

社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士　小栗多喜子

これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。

現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。

主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」

社会保険労務士　小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri

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給与計算のアウトソーシングを検討するとき、まずは毎月行われる給与計算業務の流れを、しっかりと理解しておきましょう。

毎月の給与計算では、5つのステップで行われることになります。

まずは、給与の総支給額を計算することになります。そこで重要なのが、従業員ごとの月の勤怠情報です。該当月の時間外労働、休日出勤や深夜勤務の状況、年次有給休暇の取得などを確認し、それぞれ集計していきます。その他欠勤や遅刻・早退といった給与から控除される日数や時間なども集計が必要です。勤怠システムなどを利用している場合には簡単に集計可能ですが、Excelシートやタイムカードなどを利用して勤怠打刻をしている場合には、手間と負担がかかっている場合もあるでしょう。

従業員ごとにシフト制、みなし労働時間制、フレックス制など勤務体制が異なっていたりする場合には、規定や雇用契約で定めた時間の集計方法などに誤りがないか確認しておく必要もあります。また、該当月に転勤や引っ越し、結婚や出産など、従業員に関わる情報に変更がある場合には、家族手当や住宅手当などに影響することもあるでしょう。給与計算前には、最新の従業員情報を確認する必要があります。

STEP２では、社会保険料等の算出を行います。「健康保険」」「介護保険」「厚生年金保険」「雇用保険」を、従業員ごとに算出します。給与システムを利用している場合には、従業員ごとに社会保険料等の保険等級などを設定すれば、自動的に計算される仕組みとなっているはずです。従業員ごとの社会保険料を、STEP１で算出した総支給額から控除するというわけです。定時改定や随時改定などの手続きと連動して、社会保険料等も変動します。保険料自体は給与システムが自動的に計算してくれるとはいえ、社会保険についての理解がないと、大きなミスを引き起こしかねません。誤った保険料は、従業員の将来受け取る年金額に影響を及ぼしかねないので、慎重に計算をする必要があります。初めて給与計算業務に携わる人にとっては、この手続きや計算の仕組みを理解することに苦労するケースも多いようです。

【定時改定と随時改定】
健康保険・介護保険・厚生年金保険は、毎月同額の保険料を総支給額から控除するわけですが、年に１回、保険料の見直しがされます。これを定時改定と呼びます。毎年４〜６月の給与総額を平均した標準報酬月額をもとに、保険料が決定され、９月〜翌年８月までの１年間適用されることになります。

一方、随時改定は昇給や降給など給与総額に変動があった場合には、定時改定を待たず、変動から３か月の給与総額を平均した標準報酬月額をもとに、保険料が決定され、新保険料として総支給額から控除することとなります。

社会保険料等のほかにも、「所得税」や「住民税」の算出と控除を行います。所得税は、総支給額から社会保険料や非課税の手当（通勤手当など）を差し引いた金額を課税対象額として、所得税額を決定することになります。従業員の扶養人数によっても所得税額が変わります。住民税は、毎年5～6月ごろに、従業員が居住する市区町村より送付される住民税の決定通知書に基づき、毎月の住民税学を給与総額から控除することになります。

その他の控除額を計算し、控除を行います。就業規則や労使協定で定めた控除項目などを、総支給額から控除することになります。例えば、社宅料、団体保険料、労働組合費、財形貯蓄といったものが該当します。就業規則や労使協定などで、どのような項目を規定しているのか、予め確認しておきましょう。

STEP１の総支給額からSTEP４までの控除額を控除することで、差し引き支給額が算出されます。支給額が算出されたら、振込手続きを行います。従業員によっては、振込先を複数指定している場合もありますので、予め確認しておく必要があるでしょう。

給与計算は、
STEP１　総支給額を計算する
STEP２　社会保険料等の算出と控除を行う
STEP３　所得税等の算出と控除を行う
STEP４　その他の控除額を計算し、控除を行う
STEP５　差引支給額を算出し、振込手続きを行う

といったプロセスを経て、従業員に支給を行うことになります。従業員の勤怠情報の集計から、社会保険料の算出、各種税の算出までに多岐に渡ります。また、給与の他に賞与や年末調整といった毎月の給与計算業務と連動する業務もあります。アウトソーシングを検討するにあたっては、関係業務を含め、どの範囲を対応してもらうのか、決定していくことになります。
 

給与計算業務のアウトソーシングを検討するとき、アウトソーシングする業務の範囲や対応してほしいことによって、委託先が異なります。主な委託先候補3つを紹介していきましょう。

システム会社が母体となっている場合や人材会社がアウトソーサーとなって、サービスを提供している場合などさまざまあります。システム構築から運用サポートなど給与計算業務をはじめ、バックオフィス業務全般の委託をおこなっているアウトソーサーもあります。かなりコストの安いサービスも中にはありますが、従業員規模が大きい会社などをターゲットにしている場合も多いので、よく確認することが必要です。給与計算業務以外にも、アウトソーシングを検討しているといった場合には、候補先に入れてみるのもよいでしょう。

給与計算業務を外部に委託するときに、候補としてあげるのが社会保険労務士でしょう。給与計算業務は、従業員の労務に関する法律が複雑に関係してくるものなので、労務管理のプロである社会保険労務士への委託は、専門家の視点で確認してもらえる点が大きなメリットです。法改正にも素早く対応してもらえるのは、非常に安心です。ただ、従業員規模が大きい企業の場合は、対応していないケースもあるので、規模感やアウトソーシングを行う時の体制なども、しっかりと確認しておくべきでしょう。
また、給与計算業務のほかに、年末調整業務のアウトソーシングを委託したいと考えている場合には、注意が必要です。

「多くの社会保険労務士が年末調整業務を行なっているではないか」との声もあるでしょう。実は、年末調整業務自体は、税理士の業務範囲となります。年末調整は、毎月給与から源泉徴収された所得税を、年末の12月にその1年間の所得税の差額を精算する手続です。税金に関する業務ということで、税理士の業務範囲となるのです。とはいえ、給与計算については税理士資格を必要とする業務ではないため、税務判断が必要なもの以外は、社労士が行なっているというパターンもあるでしょう。税理士と社会保険労務士のダブルライセンスとして、給与計算業務を受託しているケースもあります。

従業員規模が小さい会社などは、顧問税理士に給与計算業務を委託するケースもあるでしょう。月額の顧問料内で行なっているケースもありますので、もしすでに顧問税理士の契約がある場合には、確認してみることをおすすめします。ただ、人事労務に関するプロフェッショナルではないので、社会保険に関する手続きなどを行うことはできません。こちらは社会保険労務士の範疇です。一方、年末調整業務は税理士の業務範疇になります。自社にとって、委託したい内容・範囲などによって、社会保険労務士・税理士どちらにメリットがあるのか、慎重に判断することをおすすめします。

給与計算業務のアウトソーシング先には、アウトソーサー、社労士、税理士などいくつかの選択肢があります。正確な計算結果、納期の厳守、サポート体制、もちろん費用など、さまざまな点を比較検討することが必要です。給与計算結果が正確で、決められた給与支給日にきちんと間に合うことは、基本中の基本。その他に、会社としてどのような対応が必要なのか、整理しておく必要があるでしょう。
給与計算業務には、多くの人事労務業務と関連することが多く、“費用が安いから“だけで委託はできません。
以下のポイントについても委託先を検討するポイントとしておさえておくことをおすすめします。

○ポイント１　実績を確認
従業員規模を確認します。従業員規模によって、委託先が対応可能なのか制限があるのか確認が必要でしょう。過去の業界や従業員規模の実績などを確認してみると、想像しやすいでしょう。

○ポイント２　専門知識を確認
給与計算は、労働保険や社会保険、税に対する専門知識も重要です。人事労務に関する知識をしっかりカバーできる先を選びましょう。

○ポイント３　その他の対応を確認
給与計算は、人事労務に関する対応と足並み揃えて実施していく必要が生じるものです。例えば、休職者が発生したとき、“給与の控除の計算は？”“傷病手当金の手続きは？”“社会保険料はどうする？”いろいろな手続きや対応が必要になってきます。従業員のさまざまなケースに素早く対応して、給与計算に反映していくことになりますので、どこからどこまで対応してくれるのかは、確認が必要です。

○ポイント４　サポート体制
実際にアウトソーシングを導入したものの、連絡が遅い、担当者がなかなかつかまらない、といったことがないよう、サポート体制をしっかり確認しておきましょう。

○ポイント５　費用
アウトソーシング先によって、大きく価格が異なる場合もあります。やはりサービス内容の違いが価格の違いでもありますので、「安い」だけで飛びつくことだけは避けましょう。もちろん、企業ごとに予算もあるでしょう。予算と依頼する業務範囲をしっかりと見極め、委託先を比較検討していきましょう。

法改正なども多く、手間と負担の大きい給与計算業務は、アウトソーシングを活用することで担当者の負担削減やコア業務への集中など、大きな効果が見込まれます。今後もますます活用が進むのではないでしょうか。とはいえ、給与計算業務の受託するサービス会社は数多くあり、何をどう選んだらよいのか悩んでしまうというのも本音でしょう。当社では人事労務の専門知識をベースに、給与システムや電子化をはじめとしたIT知識にも詳しい社労士が揃っています。少しでもご不安やご不明な点があれば、サポートさせていただきますので、ぜひお気軽にお問合せください。