クラウドハウス労務とは？　人事労務SaaSで人気のオフィスステーション労務との違いを社会保険労務士が解説します。

・レガシーシステムの存在

大手企業は、DX化が進んでいるとはいえ、長年に渡って利用してきたさまざまなレガシーシステムが存在していることが多くあります。規模が大きなことで、システム変更には大変な労力を要するものであり、そのまま使い続けているということも意外と多いのです。古い技術やアーキテクチャなどによって、各システムが連携しないといった問題が発生することもあります。

・人事データが膨大

デジタル化の進展により、人事労務業務においてもDX推進が強く求められるようになってきました。しかし大手企業は、多種多様な人々を雇用しており、単純にシステムさえ入れ替えればよいというわけにはいきません。人種、性別、民族、障害の有無など、異なるバックグラウンドを持つ従業員を適切に管理していく必要性があります。従業員に関する人事データについては、様々なシステムからの膨大な量のデータを扱っています。DXでは、これらの従業員に関するデータを適切に管理していく必要が生じます。データの正確性、一貫性、セキュリティを確保しながら、リアルタイムなデータの利活用や分析が求められます。

・手続きの煩雑さ、量の多さ

社会保険手続きなど従業員１人ひとりに対する手続きや処理は、大手企業にとって非常に業務量が多く、またその処理に関わる担当者への負担も非常に大きいものです。手続き自体は定型に沿って行えばよいものの、ベースとなる法律知識も多岐に渡り、ミスなく効率よく業務を行うには、担当者の実務経験やトレーニングによるなど属人化しがちでもあります。

・プロセス変更までのハードルの高さ

DXを推進するにあたっては、技術的な側面だけでなく、業務プロセス自体の変更も必要となってきます。大手企業では、さまざまな承認ルート、意思決定をはじめとした業務プロセスがあり、これを変更するには、業務に関わる担当者をはじめ、意思決定や、利用する従業員などへの理解を得るなどのハードルも高いものです。

・セキュリティとコンプライアンス

従業員の個人情報に関わる人事労務のDXにおいては、セキュリティやコンプライアンスの確保が重要です。扱う情報のセキュリティの利用・保管方法、労働法や労働規則の遵守は、人事労務業務において非常に重要です。大手企業は、労働法や就業規則に基づいて採用から雇入れ、労働時間管理、給与、福利厚生、安全衛生などのさまざまな情報を管理する必要があります。とくにセキュリティ対策とコンプライアンス要件を厳格に遵守する必要が求められます。

これらの課題は、大手企業だけの課題ではなく、中小企業や業界によっても異なる部分はあります。しかしながら、人事労務に関する課題は多くの企業で重要な取り組みとして考えられています。

・専任の担当者が導入をサポートしてくれる

大手企業にはさまざまなレガシーシステムが存在しており、新たなシステム利用の際には、慎重に判断する必要が生じます。クラウドハウス労務は、専任の担当者が導入のサポートを行ってくれるため、慎重に進めることができます。大手企業向けのセミオーダーも可能ですし、運用方法などの提案もしてくれるので安心です。

・人事労務業務のペーパレス化が進む

大手企業の場合、人事労務業の書類作成や保管も膨大です。クラウドハウス労務では、入社手続きからスタートして、多くの業務をデジタル上で完結が可能です。例えば、採用した内定者との雇用契約書の締結にあたっても、パソコンやスマホ上で簡単に手続きが可能です。

さらに、年末調整業務の効率化は人事労務担当者にとって、非常に助かるものとなるでしょう。従業員とのやりとりやパソコン・スマホで可能ですし、簡単なアンケート形式のもと、年末調整書類の作成が完了します。従来の紙書類で行っていた誤字脱字、計算間違いなどの差し戻しも格段に減少します。

各社のルールに沿った独自書類のやりとりなども、すべて電子化も可能となりますので、やりとりの作業負担は大きく効率化するでしょう。また、紙書類の保管やスペースの削減も可能となります。