SmartHRは使いやすい？ SmartHRの使い方を労務管理SaaSに詳しい社労士がわかりやすく解説します。
DX化やコロナ禍を背景に、バックオフィス業務のSaaSの導入が進んできました。
労務管理領域においても、例外ではなく、積極的に活用する動きがみられます。
労務管理SaaSとは、従業員の情報管理、労働時間の管理・社会保険などの加入手続きをはじめ、従業員に関わる情報を一元管理・効率化し、人事担当者の負担は大きく削減されるものとして、注目されています。
そこで、今回は労務管理SaaSの中で、導入する企業の多い「SmartHR」を取り上げ、解説していきます。
この記事の監修
社労士 小栗多喜子
社会保険労務士法人とうかい
執行役員 社会保険労務士 小栗多喜子
同社、人事戦略グループマネージャーを務め、採用・教育を担当する。商工会議所、銀行、Adeco,マネーフォワードなどセミナーや研修講師も精力的に行っている。労働法のアドバイスだけではなく、どのように法律と向き合い企業を成長させるのかという経営視点でのアドバイスを得意としている。
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SmartHRは人事データを一元管理でき、
業務効率化の効果が大きいです。
SmartHRは、労務管理SaaSのなかで、導入シェアが高く、人事担当者であれば一度は耳にしている名前ではないでしょうか。
従業員に関する情報が一元管理できることが最大の特徴で、雇用契約をはじめ、入退社手続き、年末調整や各種労務手続きなどもペーパーレス、電子申請を行うことが可能です。
「様式を用意する」→「書類をプリントする」→「従業員に記載・ハンコを押してもらう」→「書類を回収する」→「記入内容を確認する」→「管理帳票に入力する」といった様々な書類に関わる作業をペーパーレスで効率化できるとあって、人事担当者にとっては大きなサポートとなるシステムです。
SmartHRは、さまざまな労務手続きに加え、手続きフローなどもわかりやすいUIとなっています。
手続きに不慣れな人事担当者であっても、大体の操作が視覚的にわかるはずです。慣れるまでにも時間がかからないでしょう。
SmartHRは、優れたUIが魅力です。ビジュアルデザインもありますが、ユーザーがスムーズに直感的に操作できるようなつくりとなっています。その操作性から得られるメリットも多くあります。
今まで紙で行っていた社会保険や雇用保険などの手続きが、SmartHR上で申請することが可能となります。
これまで役所に行って手続きを行っていた場合には、その時間の削減というのも大きなメリットとなるでしょう。
また、手続きを行なった後の決定通知書なども紙ではなく電子データとして、受け取ることが可能になりますので、紙ファイルのファイリング等の作業からも解放されますし、保管場所も必要ありません。
これまで入社時に従業員から情報を回収する場合には、これまで複数の紙書類や帳票類を回収したり、その情報を各管理表に入力するといった作業が必要でした。
SmartHRでは、従業員とのやりとりができる窓口のような機能（マイページ）を利用し、従業員自身がSmartHR上のマイページから入力することが可能です。
年末調整業務などでもこの機能によって、従業員自身が年末調整の情報を入力できるといった取り扱いも可能です。
紙書類の配布や回収といった作業から解放されます。
雇用契約書の締結や、退職する従業員への離職票の配布といった機能も大変便利で、従業員が多い企業にとっては、効率化のメリットが大きいでしょう。
担当者がToDoリストを作り管理することができます。
例えば、入社手続きであればそれに伴うタスクを管理することが可能です。手続きや作業を忘れずに管理することが可能ですので、非常に便利です。
労務管理SaaSの強みが生きてくるのが、この分析機能です。
従業員の情報が蓄積されていきますので、溜まった情報をレポートにまとめ、分析することも可能です。
一方で、デメリットもいくつかあります。
基本的な労務手続きには対応していますので、大きなデメリットではありませんが、電子申請・出力できる帳票類が少なめです。
義務化されている電子申請などの帳票類はカバーされていますので、あまり心配はいらないでしょう。
メリットである従業員とのやりとり機能ではありますが、一方で、従業員自身がマイページで入力するといった作業が発生することも多いので、正しい情報を入力してもらうためのサポートは必要かもしれません。
多くの労務管理SaaSがある中で、SmartHRが高いシェアを誇っているのは、利用人数に制限なく、人事担当者と従業員とのやりとりがスムーズに行えるうえに、集まった情報を活用できる利便性にあります。
人事担当者から従業員への依頼事項も簡単に行えますし、スマホやPCなどデバイスを選ばずやり取りが可能です。情報の更新履歴なども蓄積されていきますので、データ分析にも活用が可能です。
さらに、SmartHRの強みとして、単体のシステムとしての利便性だけでなく、外部システムとの連携機能が豊富という点です。
給与システムや勤怠管理システム、さまざまなチャットツールとも連携できるので、今現在、会社で導入しているシステム類とデータ共有しながら利用できます。
| 給与 | 勤怠管理 | 評価 | 福利厚生 | チャットツール |
|---|---|---|---|---|
| MoneyForward給与 | ジョブカン | HRBrain | RELO CLUB | Slack |
| Freee人事労務 | KING OF TIME | RECOG | Benefit one | Chatwork |
| PCAクラウド給与 | CLOUZA | MicrosoftTeams |
他社のSaaSとも連携可能です。
従業員数の制限がないシステムなので、基本的にはどんな企業においても、活用できます。
とはいえ、SmartHRの強みである従業員と人事担当者とのやりとりツールとしての特徴において、従業員数が多ければ多いほど、その効果の大きさを実感できるでしょう。
従業員の多い会社において、従業員との書類のやりとりは多くの時間や作業を生じますが、SmartHRで一元管理することで、書類作業の削減、保管場所の確保など手間やコストが圧縮できます。
また、すでに、さまざまなSaaSを導入している会社であっても、外部連携機能が豊富なSmartHRであれば、集約して管理できますのでお勧めです。
SmartHRの詳しい料金体系はサイト記載されていませんので、人事担当者としては“実際いくらかかるの？”と不安に思うところでしょう。
基本的に、プランや従業員数に応じて料金が決定されるしくみとなっています。
プランやオプションの付加によっても、それぞれ金額が異なってきますので、まずはプランに応じて見積もりを依頼する必要があります。
ただし、30人未満の企業であれば、一部利用できない機能はありますが、基本０円で利用できますし、無料のトライアルもありますので、お試しで利用してみてから検討するのをお勧めします。
| HRストラテジー プラン | 労務管理と人材マネジメント機能が充実したフルパッケージのプラン。従業員が多い会社であったり、人材マネジメント情報をシステムで一元管理していきたい会社におすすめです。 |
|---|---|
| 人事・労務 エッセンシャル プラン | 労務管理業務の効率化を目指すための機能がカバーされたプランです。 HRストラテジープランに比べ、従業員サーベイや人事評価の管理機能はありませんが、スタンダートな労務管理SaaSとして利用するには、おすすめです。 |
| 人材 マネジメント プラン | 人材マネジメントのみに特化したプランです。 人事データベースやマネジメントの一元管理を行いたい会社におすすめです。 |
| 労務管理 プラン | 従業員50名以下におすすめのプラン。 人事データベース機能などは必要ないが、とにかく労務管理業務の効率化を目指したいという会社におすすめです。 |
| ０円プラン | 従業員30名以下の会社は、まずはこちらのプランから利用してみるのもおすすめです。 |
SaaSを選ぶ際はセキュリティ面も
重要なポイントです。
次々に出てくるネットの脅威や攻撃は、どんな企業においても頭を悩ませる
ところです。従業員の重要な情報を取り扱うからこそ、労務管理SaaSを利用するうえで、気になるのはセキュリティ・安全対策でしょう。
強固なセキュリティ対策を実装しているシステムにありがちなのか、使い勝手の悪さが問題になることもありますが、SmartHRでそうした評判を聞くことはないようです。
SmartHRのセキュリティは、情報セキュリティマネジメントに関する国際標準企画「ISO27001（ISMS）」の認証取得をしている他、データ保護のための暗号化、不正アクセスへの対策などももちろん行われています。
人事担当者の利用側としても、２段階認証やIPアドレス制限、シングルサインオンなど、セキュリティは担保しつつ、使いやすいという印象です。
無料相談で診断いたします。
労務管理SaaSの中で、人事担当者から評判の高いSmartHR。
労務管理業務の負担軽減だけでなく、
従業員との人事コミュニケーションツールとしても活用できるので、
うまく利用できれば付加価値の高いサービスだと思われます。
自社の人事課題の解決をサポートする一つのツールとして、どのような役割を果たせるのか、検討してみることをお勧めします。
もちろん、SmartHR以外にも優れたシステムは多くあります。
当社では、労務管理SaaSに詳しい社労士が、企業ごとに適したシステム選びをお手伝いしています。無料相談も行なっておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
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