社員の入社・退社、結婚、出産、引っ越し… 社員に何か変化があるたびに社会保険の手続きが必要となります。
社員の国籍、性別、正社員であるかパート・アルバイトであるかに関わらず、法律に従って正しい手続きが重要です。担当者にとっては、この社会保険手続きが大きな負担だったりもします。
忙しい業務の中、社会保険の手続きをしっかりと漏れなく、遅れなく、差し戻しなど発生することなく処理するのは、案外労力のいるものです。
社員数が多ければなおさらです。
そこで、整備しておきたいのが社会保険手続きに関するマニュアル。「マニュアルなんて結局見ないから必要ない」「担当者１人だから不要」「マニュアルなんて作っている時間がない」といったマニュアル不要論も世の中にはあります。とはいえ、複数のメンバーで同じレベルの業務をこなすため、また担当者が１人だからこそ、マニュアルを作成すべきではないでしょうか。
今回は、社会保険手続きについてマニュアルを作成するためのポイントを社会保険労務士が解説します。
この記事の監修
社労士 小栗多喜子
社会保険労務士法人とうかい
執行役員 社会保険労務士 小栗多喜子
同社、人事戦略グループマネージャーを務め、採用・教育を担当する。商工会議所、銀行、Adeco,マネーフォワードなどセミナーや研修講師も精力的に行っている。労働法のアドバイスだけではなく、どのように法律と向き合い企業を成長させるのかという経営視点でのアドバイスを得意としている。
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社会保険の適用範囲が段階的に拡大され、社会保険加入が義務化される人が増加することになります。
パート・アルバイトなどを多く抱える企業においては、社会保険手続きの負担が、一気に増加することになります。
将来的に2024年からは従業員数51人以上の企業は要件に該当すれば、多くのパート・アルバイトについても社会保険へ加入させることになります。
社会保険の資格取得の手続きをはじめ、扶養、各給付申請など、手続きの頻度やボリュームが増えていくことが予想されます。
このような手続きをいかに業務効率化し、負担を削減できるか、今のうちから検討していく必要があるでしょう。
今、現在こんなケース・お悩みがある場合には、ぜひ社会保険手続きのマニュアルの整備を進めておくことをおすすめします。
- 社会保険手続き担当者は１人に任せきり
- 担当者は複数人いるものの、個人のやり方に頼っている
- 新人担当者へは口頭の説明で引き継ぎに悩んでいる
- ノウハウが社内で共有されていない
- マニュアルはあるものの、活用できていない
- そもそも忙しすぎ。マニュアル作成する時間が取れない
「マニュアルなどなくても業務はできる」「マニュアルなど作っても見ない」と言う人がいます。
確かにマニュアルはなくとも、仕事の完結は可能ですし、マニュアルを見なくとも仕事は進められるでしょう。
しかしながら、業務を標準化し手間や負担を最小限にするには？との視点で考えてみると、やはりマニュアルは有効な手立てなのです。
忙しい業務のなか、新任の担当者に手続きの内容を説明するとき、最短・最小限で作業するための手順を共有したいとき、口頭の説明だけで可能でしょうか？
とくに社会保険の手続きについては、社会保険・労働保険に関する知識が必要になる業務です。
誰もが同じレベルで知識を保有しているわけではありません。
やはり口頭の説明を行いつつも、明文化された資料、つまりマニュアルが必要ではないでしょうか。
- アウトプット品質にムラなく正しく行える
社会保険の手続きは、法令に則った手続きのため、基本的な社会保険に関する業務知識が必要な業務です。
基礎的な情報をしっかりとマニュアルに盛り込むことで、誰が行なっても同一レベルのアウトプット（手続きや申請）が可能になります。 - 業務引き継ぎや人材育成に必要
マニュアルがあることで、業務の全体像が掴みやすく、理解が浸透しやすいでしょう。
最近ではリモートワークなども進み、オフィスで声をかけて質問する場面も少なくなってきました。
マニュアルがあることで、ちょっとした疑問に役立つこともあるでしょう。 - 属人化を防げる
担当者のやり方、担当者流の業務の進め方は、社会保険手続きにおいては必要ありません。
担当者が変わっても、手続きが遅れなく、正確に行える必要があります。 - 業務課題や問題の発見ができる
マニュアルを作成することで、現状の課題や問題も見つかりやすいものです。
紙書類で手続きから電子申請を行なってみよう、などマニュアル作成をきっかけに、業務の質の向上につながっていくかもしれません。
社会保険手続きのマニュアルはぜひ作成してほしいところです。
担当者が複数の場合も、１人である場合であっても、手続きの品質レベルを保ち、差し戻しや処理間違いなどを発生させないためにも、重要です。
ただし、個人事業主の場合には、社会保険手続きといっても、気を付けるべきポイントがあります。
マニュアル作成の際には注意しましょう。
個人事業主であっても、当然、健康保険に加入しますし、年金にも加入します。
ただし、一般の会社員と異なり、国民健康保険などに加入することに加え、会社と保険料を折半するわけではありませんので、全額個人負担となります。
また一定の業種に該当し、従業員を５人以上雇用した場合には、もちろん従業員の社会保険加入も必要になってきます。
従業員５人未満であっても、任意に申請することで社会保険に加入することが可能です。
【従業員５人以上の業種】
製造業、土木建築業、鉱業、電気ガス事業、運送業、清掃業、物品販売業、金融保険業、媒介斡旋業、医療保険業、通信報道業など
個人事業主であり、従業員を雇用する場合には、社会保険の適用事業所となるのか、そうでないかによって大きく異なります。
労災保険などの手続きも必要となりますので、マニュアル作成の際には、しっかりと明文化しておくことをおすすめします。
ポイントを解説します。
いざ社会保険手続きのマニュアルを作成するとなったとき、どのような準備、プロセスを行えばよいのでしょうか。
まずは、マニュアルの作成目的を明確にしておきます。「業務の標準化や効率化」「マニュアルを読めば、一通りの手続きが行える」など、自社のマニュアル作成の目的を関係者で共有しておきましょう。
そのうえで、マニュアル作成にあたって明文化しておきたい項目や手続きを整理しておきます。
まずは、現状の手続きの棚卸しを行います。そのうえで、どのような内容を盛り込むか、どのようにカテゴリ分けをするかなども検討していくとよいでしょう。
- 社員が入社したときの手続き
社会保険・労働保険の加入手続きが必要になります。
パート・アルバイトなどは週の所定労働時間によっても加入・未加入が変わってきますので、労働条件通知書の確認や基礎年金番号の提供方法など、いつ・どのような段階で確認し、手続きに進めていくのかなども整理しておくとよいでしょう。 - 年に１度の算定基礎届の手続き
毎年４～６月の報酬月額を算定基礎届により提出し、標準報酬月額を決定し直します。
支払基礎日数のカウントなど、雇用形態によって異なる場合には、間違いがないように確認方法などもあらためて確認しておくのがよいでしょう。
この間に昇給などがある場合には、算定基礎届とは異なり月額変更に該当する場合などもありますので、自社の昇給時期などと月額変更・算定基礎がどのように影響するかなども、新任担当者でもわかるようなレベルまで落とし込みます。
マニュアル作成にあたって、一から作成するのが大変ということで、ネットのテンプレートをそのまま利用しているケースがあります。
もちろん、ネットのテンプレートを活用するのはOKです。
ですが、ぜひ、自社ならではの情報、利用しているシステムなどにも合わせて、ブラッシュアップすることをおすすめします。
また、マニュアルの作成にあたっては、最近ではマニュアル作成用のさまざまなツールも出回っています。
マニュアルの作成後、関係者が日々利用していけるような媒体やツールで運用していけるようにしましょう。
WordやExcelなどで作成することもあるでしょうし、社内情報共有ツールや社内Wikiなどで共有する場合もあるでしょう。
また、手順を動画で作成しておくというケースもあるかもしれません。
いずれにしても自社で活用しやすく、更新しやすいツールなどを選択し、共有するのがおすすめです。
これまでの実績を活かして、現在利用されている管理システムとの連携もサポートしてきました。一度ご相談ください。
社会保険や労働保険の手続きに関するマニュアルは、一度作成しても、法改正が発生するたびごとに見直しが必要ですし、業務環境が異なれば、やはり見直しが必要になってきます。
常にブラッシュアップしながら運営していくものになります。
ただ、その習慣が根付けば、担当者のスキルレベルの均一化や、業務効率化していくことに間違いはありません。
とはいえ、マニュアル作成自体が大きな負担で、着手できないという現実もあるでしょう。
そこで一つ考えるのは「アウトソーシング」です。
社会保険労務士法人とうかいの社会保険手続きアウトソーシングでは、入社などは従業員が必要なデータを入力するだけで、クラウドシステムを使い、データの連携がされますので、スマートに手続きを完了させます。
アウトソーシングでよくある、「進捗が分からず不安」「担当者と連絡がつかない」「想定より当社の作業負担が大きい」などのご不満を抱かせません。
また、各企業の事情にあわせてアウトソーシング範囲を見直し、バックオフィス業務の効率化をいたします。
クラウドサービスなどの使い方も、チャットワーク・zoomを活用してきめ細やかに伴走支援いたしますのでご安心ください。
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