人事担当者が知っておきたい中途採用時の社会保険手続き。

注意点を社会保険労務士がまとめました。

中途採用で新たに従業員を雇い入れる時には、入社のための手続きがさまざまあります。公的な手続きをはじめ、会社独自の手続きや申請が必要な場合も多いでしょう。とくに人事担当者は、従業員の個人情報を扱うことになるため、重要な業務となります。とくに、法令に準じた手続き、社会保険などへの加入手続きは、スムーズに行わないと従業員に迷惑をかけることに加え、“この会社大丈夫？”といった不信感も与えかねません。そのためにも、従業員が入社する前から、必要な書類などを確認しておきましょう。

【入社前に必要な書類】
・採用（内定）通知書
・入社承諾書
・労働条件通知書/雇用契約書

中途採用で新たに従業員を雇用する際にとくに重要なのが、「労働条件通知書」です。「労働条件通知書」は、労基法等で作成・書面の交付が義務付けられています。書式が決まっているわけではありませんが、必ず明示することが義務付けられている「絶対的明示事項」と、規定しているのであれば明示する必要のある「相対的明示事項」があります。

中途採用者の入社後には、さまざまな手続きや事務処理が必要になってきます。とくに社会保険等の手続きは、従業員の生活にとって重要なものとなります。遅れなく円滑に手続きを行うため、必要な手続き・書類を確認しておきましょう。

・健康保険/厚生年金の資格取得手続き

常時従業員を使用する事業所は、社会保険の加入義務があります。条件を満たす中途採用の従業員の加入手続きが必要となります。この手続きを行わないと、従業員の健康保険証が発行されません。書類を郵送する場合、もしくは電子申請を行う場合によっても、健康保険証の発行までに期間は異なります。また、４月など新卒入社の手続きの多い時期などは、発行までに時間がかかることもありますので、予め書類を準備しておくなどの配慮が必要でしょう。

中途採用者の社会保険手続きにおいて、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出することになります。届出を行うにあたっては、従業員の標準報酬月額を計算しなくてはなりません。この標準報酬月額は、社会保険料を決定するための重要なものとなりますので、注意が必要です。「労働条件通知書」「雇用契約書」をもとに、おおよそどれくらいの月額給与となるのかを確認し、その金額をもとに標準報酬月額を算定します。

中途採用者が入社後、その年はじめての年末調整を行う際には、注意が必要です。源泉徴収票は、前職を退職した同年に中途入社した場合に必要です。年末調整作業を行う時点までに前職の源泉徴収票が提出されていない場合には、必ず提出してもらうことが必要です。

そもそも年末調整は、月々に支払われる給与から天引された所得税について、１年間の正確な計算を行い所得税額の確定を行う作業です。年の途中で入社した場合には、前職での給与収入や支払った社会保険料額も加味したうえで、計算する必要があります。紛失してしまっている場合などであっても、前職場に再発行してくれるよう促すことが重要です。事情によって年末調整時点で源泉徴収票が提出できなかった場合などは、従業員自身が確定申告を行う必要が発生します。

中途採用者が入社後、さまざまな手続きも終了したものの、わずか１か月も経たないうちに辞めてしまったら？　残念ながら、そうしたケースもゼロではありません。せっかく入社し手続きまで終了したのにという人事担当者の気持ちもわかります。とはいえ、面倒ですが、手続き、給与計算など注意をしなくてはなりません。

まず、そもそも社会保険の加入は、原則、月末時点の在籍があるかどうかで判断します。つまり４月30日に会社に在籍していれば、４月分の社会保険料が発生するということです。そして、４月２０日に退職していれば、４月分の社会保険料は発生しないということになります。

しかし、入社した月に退社してしまった場合には、「同月得喪」という例外ケースとなります。月末時点で在籍していないとしても、１か月分の社会保険料が発生するのです。例えば、４月１日に入社し、４月２０日に退社した場合でも、４月の社会保険料が発生するというわけです。よって、給与から社会保険料を控除しなければならないのです。もちろん、会社負担分の社会保険料も発生することになります。

また、雇用保険については、支給した給与に応じて保険料が計算されますので、退職日が月末であろうと、月中であろうと関係ありません。

せっかく中途入社した従業員が１か月も経たず辞めてしまい、そのうえ社会保険料も会社負担して、人事担当者としては割に合わないような気がするかもしれません。ただ、厚生年金保険料については、事後に戻ってくるかもしれません。退職した従業員が、同月中に国民年金に加入する、もしくは他の会社に転職して社会保険に加入した場合には、年金保険料の二重払いとなるため、厚生年金保険料が返還されるというわけです。会社宛に個人負担分・会社負担分が返還されますので、個人負担分は退職した従業員に返還する手続きも発生します。給与から社会保険料を控除していた場合には、社会保険料負担金額を修正して源泉徴収票を再発行する作業も行います。人事担当者のため息が聞こえそうですが、後にトラブルにならないよう、しっかり手続きを行なっておきましょう。