『オフィスステーション』で労務管理業務をアップグレード。
「e-Gov」「マイナポータル」の連携で電子申請をより便利に。
事前準備や使い方のポイントを社労士が教えます。

『オフィスステーション』とは、クラウドで提供される人事労務管理のひとつです。あらゆる人事労務業務に関わる手続きや処理が行えます。会社に応じて必要な機能をセレクトして利用できるのが特徴です。加えて、帳票対応数の多さは、他の人事労務管理クラウドに比べ、一歩リードしている印象です。104種類の帳票に対応しているため、ほとんどの手続きはこの『オフィスステーション』で対応可能でしょう。また、法改正や様式変更なども定期的に更新されるので、書類の不備による差し戻しも防止できます。「e-Gov」や「マイナポータル」との連携が可能ですので、電子申請もスムーズに行えます。行いたい手続きが画面上でストレスなく完結できることは非常に大きなメリットでしょう。

【オフィスステーション】

https://www.officestation.jp/

人事労務管理クラウドを利用したいものの、費用が高い、使いたい機能が限られているなど、お悩みの場合もあるでしょう。例えば、「有休管理は勤怠システムで管理している」「給与明細は給与システムのほうで利用したい」といった場合には、オフィスステーション労務を利用すればよいわけです。使いたい機能をセレクトできるので、非常に便利です。

社会保険や労働保険の手続は、人事労務担当者にとって負担の大きい仕事の一つです。とくに、手続きや届出を紙書類でやりとりしている場合には、記入の手間、役所に届出に出向く、書類のファイリングなどの作業が発生します。書類に誤りがあれば、差し戻し、再記入して届出、といった同じ作業が再度発生してしまいます。ぜひとも電子申請を利用して、作業や移動時間の削減をしたいものです。そこで利用するのが「e-Gov」です。「e-Gov」とは、総務省が運営する行政情報のポータルサイト。さまざまな行政手続きの電子申請が可能です。無料で利用できるため、ぜひ利用したいものですが、いくつかの難点があります。“操作が複雑なこと”“事前準備が面倒”“わかりづらい”といった声も聞かれます。徐々に改善されつつはあるものの、まだまだネガティブな意見も聞かれます。

そこで利用したいのが、『オフィスステーション』と連携することにより、「e-Gov」で電子申請をする機能です。「オフィスステーション」は、多くの帳票が用意されていますので、わざわざ役所に出向かずとも、「e-Gov」電子申請連携で手続き・届出が可能です。しかも、「e-Gov」単体で電子申請するより、操作も簡単でわかりやすく、処理することが可能です。

「e-Gov」を使いこなし電子申請を行うなら、外部連携APIを利用し『オフィスステーション』に連携することをお勧めします。

『オフィスステーション』は、直感的に操作が可能で、「e-Gov」単体で電子申請を行うより、断然便利です。『オフィスステーション』自体はクラウドシステムであるため、利用登録をし、会社情報や従業員情報を設定すれば利用可能です。PCにシステムをインストールするなどの必要はありません。続いて、「e-Gov」を利用するための事前準備を確認しておきましょう。

STEP1　電子証明書を取得する

電子申請には、「電子証明書」の取得は不可欠です。電子証明書の発行機関はさまざまありますので、自社に適した発行機関の中から、電子証明書を取得します。電子証明書の取得には、数日から数週間かかるものまでありますので、手続きや届出期限が迫っている場合には、まず電子証明書取得の手配に取り掛かることをおすすめします。

社会保険や労働保険の電子申請を行う場合、「e-Gov」を利用した申請の他に、「マイナポータル」を利用した電子申請も可能です。

「マイナポータル」とは、2017年にスタートした国民の行政手続きがオンラインで可能となるサービスです。各行政機関が保有する個人情報の内容確認や、オンラインでの申請が可能です。ただ、労務管理においては、現時点では対応する申請種類は限られており、まだまだ普及率が高いとは言えない状態です。しかし、近い将来には健康保険証のマイナンバーカード利用なども予定しており、徐々に普及していくことでしょう。さらに、年末調整などにおいては、従業員が加入している生命保険料控除の証明書のデータ対応が進んできています。従業員が提供した各種証明書データなどを利用して、マイナポータル連携機能を通して、提出することも可能になってきます。人事労務業務において重要な役割を担うことになっていくでしょう。

【「マイナポータル」サイト】

https://myna.go.jp/

「マイナポータル」との連携には、事前の準備が必要です。マイナポータルAPI連携のしくみを使って、『オフィスステーション』に連携することになります。

STEP1　gBizIDプライムアカウントを取得する

マイナポータルのAPI連携には、gBizIDプライムアカウントを取得する必要があります。

【gBizIDプライムアカウントの登録】

デジタル庁：https://gbiz-id.go.jp/top/

STEP2　「gBizIDプライム」アカウントを『オフィスステーション』に紐づける

「gBizIDプライム」アカウントの取得ができたら、『オフィスステーション』にその情報を紐づけることになります。『オフィスステーション』のメインページから、利用者登録として「e-Gov」アカウントを登録する画面があります。