社員を1人でも雇用していれば、社会保険や労働保険の手続きは必ず必要です。
しかしながら、そのような社会保険等の手続きにあたっては専門的な知識はもちろん、手続きに時間も要します。
小規模の会社の場合には、専任の担当者がおらず、そもそもどんな事務手続をすればよいかがわからない、というケースもあるでしょう。
一方、中規模・大規模の会社の場合には、専任の担当者はいるものの、その他の業務が忙しく、なかなか事務処理に時間をかけられない、というケースも増えてくるかもしれません。
そこで、今回は社会保険手続きのアウトソーシングに着目し、メリット・デメリットについて、社労士が解説していきます。
社会保険は、社員を1人でも雇用していれば加入することになっています。個人事業主であっても、特定の業種を除いて、加入が必要です。
加入義務があるにもかかわらず、手続きを怠って未加入であった場合には、保険料を遡って徴収されることにもなります。
また、社会保険の手続きは、社員の将来の年金額に影響が出るものであり、正確な計算を行い、届出手続きが必要になるものです。
担当者にとっては、プレッシャーに感じる仕事ではないでしょうか。
とはいえ、社会保険の手続きは最新の法律に則った専門の知識が必要なうえ、時間がかかる複雑な手続きなども多く、担当者の負荷が高いのが実情です。
さらに、担当者が異動や退職となれば、業務の引き継ぎに時間がかかったり、新たな人材を採用しなくてはならない場合もあります。
その際の引き継ぎコストは大きいものでしょう。
そこで、社会保険手続き業務自体を、専門のサービス会社にアウトソーシング(外部委託)してしまう方法があります。
最新の法改正内容に沿った手続きや届出、処理が可能となるため、作業負担を大幅削減することで、担当者が他の注力すべき業務に集中できる体制を可能としようというものです。
社会保険手続きをアウトソーシング(外部委託)する場合、どのような手続きが可能なのでしょうか。サービス会社によってプラン内容は異なりますが、一般的にアウトソーシングできる手続きをみてみましょう。
【アウトソーシング可能な主な手続き業務】
健康保険・厚生年金 | 労災保険 | 雇用保険 |
---|---|---|
被保険者資格取得届 | 療養補償給付手続き | 被保険者資格取得届 |
被保険者資格喪失届 | 被保険者資格喪失届 | 被保険者資格喪失届/離職証明届 |
被扶養者異動届 | 障害補償給付手続き | 高年齢雇用継続給付申請 |
第3号被保険者資格取得届 | 傷病補償年金給付の手続き | 育児休業給付申請 |
算定基礎届 | 第三者行為災害届 | 介護休業給付申請 |
月額変更届 | 二次健康診断給付の手続き | |
賞与支払届 | 労働保険料申告手続き | |
各種健康保険手続き(産休・育休届出など) | ||
適用事業所届出関係など |
その他にも、給与計算業務と合わせてアウトソーシングするケースや、人事労務の定例業務全般を一括してアウトソーシングしてしまう、といったケース、人事労務業務の相談業務もプラスして、ということも考えられるでしょう。会社の従業員数や、人事労務担当者に期待する役割といったものによっても、アウトソーシングする範囲やプランが異なってきます。
自社の状況と比較して、必要かどうか検討比較しましょう。
煩雑な作業の多い社会保険や労働保険の手続きには、アウトソーシングするメリットが多くあります。
社会保険・労働保険に関する諸手続きや届出は、提出期限が決まっているのも人事労務担当者にとっては、負担になるところです。
忙しい時に限って行わなくてはならない手続きや届出があるものの、提出期限が決まっている、ということもあるのではないでしょうか。
誰かに手伝って欲しいものの、手続の方法を一から指示している時間もない、自分でやったほうが早いか、という悪循環に陥りがちです。
そんなお悩みにもアウトソーシングであれば、手間のかかる指示などに時間を使うことなく、処理が可能です。
手続業務の時間を削られることなく、本来注力すべきコア業務に専念することができます。
アウトソーシングサービスを利用するにも、もちろん費用は発生します。
とはいえ、自社内で行う手続きや届出に割くコストも相当なもの。
比較してみたら、アウトソーシングのほうが低コストであったということはよくある話です。
また、自社内ですべての手続き・届出業務を行なっている場合には、担当者の異動や退職リスクを抱えています。
複数の担当者が同じ知識レベルで業務を担えているのであれば、大きなリスクではないでしょうが、担当者が1人だった場合には、どうでしょうか。
引き継ぎを行う、場合によっては新たに人材を採用するということになれば、その引き継ぎコストは大きな負担です。
社会保険など法律に基づいて行う手続き・届出は、頻繁に法改正が行われます。
また保険の料率変更なども最新情報をキャッチしておかなければなりません。
正確な情報のもとに手続きを行うべき社会保険手続きは、アウトソーシングのサービスを提供する会社であれば、多くの情報に精通しており、迅速な手続きが可能です。
いわばアウトソーシングすることで、専門家のスキルやノウハウを活用することができるので、高品質でスピード感のあるアウトプットが期待できます。
メリットの多い社会保険手続きのアウトソーシングですが、一方で少なからずデメリットもあります。
アウトソーシングサービスを利用するメリットの裏返しで、社内にナレッジが蓄積されにくい点はデメリットであるでしょう。
アウトソーシングすることによって、社員が社会保険手続き業務の負担が軽くなる一方で、知識を高められないというデメリットも生じます。
アウトソーシングサービスを利用する場合であっても、サービス会社からのレポートをもらうなど、社内で知識を共有できるしくみなども検討しておくとよいでしょう。
社会保険手続きは、社員情報などの取り扱いを行うことになるため、セキュリティ上のリスクを考慮しなければなりません。
アウトソーシングサービスの会社のセキュリティ対応を予め確認しておくことは必須です。
どのような情報を取り扱うのか、保管方法、保管期限、システムを利用する場合のセキュリティ対策、取り扱う者の範囲など、情報漏えいや不正アクセス防止のための対応策を講じているアウトソーシング先を選定する必要があります。
省人化、法改正への対応などアウトソーシングによって達成したい目的を明確にしましょう。
社会保険手続きをアウトソーシングする場合には、多くのメリットがあるのに対して、少なからずデメリットもあります。
しかしながら、デメリットは、アウトソーシングするための事前準備や対策、活用法によって対応が可能なものばかりです。
デメリットを最小化し、メリットを最大化してアウトソーシングにつなげるかが重要です。
そこで、アウトソーシングするかどうか、アウトソーシングする場合にどのようなポイントで選ぶべきか、確認してみましょう。
社会保険の手続きをアウトソーシングするにあたって、どの部分を委託するのか明確にしておきましょう。
まずは自社の手続き関連業務の現状把握とフローを確認し、整理することをおすすめします。
手続きにかかっている作業量やコストを換算しておくのもよいでしょう。
その結果、アウトソーシングをするのが最適なのか、自社で行うのが最適なのか判断材料になるはずです。
また、今後どのように業務を進めていきたいかという視点も必要です。
現状、紙書類で手続きを行なっている会社であっても、デジタル化を進めていきたいといった希望もあるかもしれません。
自社の現状の課題と今後の業務に期待することが、アウトソーシングに委託することで解決できることを目標にされるとよいでしょう。
社会保険の手続きは、単に書類に必要事項を記入して提出するということではありません。
社会保険に関する知識はもちろん、労務上の専門知識が必要となる場面が多いのが特徴です。
満足度の高いサービスを得るには、社会保険や人事労務に関する専門性の高い委託先を選ぶことをおすすめします。
社労士法人などがアウトソーシングサービスを受託しているケースは多いでしょう。
なかなか料金体系がわかりづらいかもしれませんが、最近ではホームページなどに掲載されているケースも多いので、参考にしながらいくつかのサービス会社の話を聞いてみることをおすすめします。
これからアウトソーシングを委託するのであれば、電子申請での対応は必須といってよいでしょう。
やりとりのスピード感、紙書類の管理や保管の手間を考えると、ITに強く、セキュリティ対策も万全な委託先を選ぶことをおすすめします。
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社会保険や労働保険手続きは、健康保険、厚生年金保険、労災保険、雇用保険とさまざまな知識が必要な業務です。知識が必要で手間がかかりり、正確なのが当たり前であるという、担当者にとっては負担はかなり大きいでしょう。
社会保険労務士法人とうかいはアウトソーシングの引き受けを行うにあたり、企業の時間の創出が最も重要であると考えています。
企業の成長において「時間」が何よりも貴重な資源だからです。
社会保険労務士法人とうかいでは、企業の時間創出のために「オンラインファースト」を掲げています。そのため、社会保険手続きややりとりもすべてオンライン行っております。
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