社員が引っ越し。住所変更に関する社会保険手続きについて解説。

社会保険手続きの住所変更が必要な人とは、引っ越しをした世帯の世帯主とその家族です。

ここでいう社会保険とは、主に医療保険(健康保険・国民健康保険など)と年金保険(国民年金・厚生年金)を指しています。社会保険とは病気や怪我・老後の資金不足など、生活していく上で考えられるさまざまなリスクに備えるための公的保険制度です。万が一の際にとても心強い味方になってくれるでしょう。もし住所変更をしなかった場合、以下のようなデメリットが考えられます。

健康保険・厚生年金

・診察費や治療費・入院費の全額負担

・6ヶ月以下の懲役、もしくは50万円以下の罰金が科される

・再加入した際、未加入だった時期の保険料が請求される

・年金保険の未納期間分の年金受取額が減少する

・延滞金が発生する可能性がある

・ハローワークに求人を出せない

国民健康保険・国民年金

・診察費や治療費・入院費の全額負担

・罰金が発生する可能性がある

・再加入した際、未加入だった時期の保険料が請求される

・年金保険の未納期間分の年金受取額が減少する

社会保険はほとんどの事業所に加入が義務付けられています。故意に未加入期間を作るのは言うまでもありませんが、手続きにミスがないように気を付けましょう。場合によっては年金事務所から立ち入り検査を受けたり、悪質とみなされると懲役が科されたりしてしまいます。

加入する社会保険は働き方によって違いがあり、住所変更の手続き先も異なります。企業に勤めている方が加入しているのは健康保険・厚生年金の場合がほとんどです。引っ越した従業員ではなく、会社が手続きをしなくてはなりません。

従業員から引っ越しの連絡を受けたら、

・引っ越し先の住所

・通勤経路と最寄り駅

・転居日

を確認しましょう。あらかじめ「住所変更届」などの書類を用意しておくとスムーズです。

必要な情報を確認したら、「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」を作成し管轄の年金事務所に出してください。通勤手当の額が大幅に変わる場合は一緒に「被保険者報酬月額変更届」を出しましょう。

書類の提出は具体的な期限がありませんが、社員から引っ越しの報告を受けたら迅速に行うのがおすすめです。期限がないため後回しにしてしまいがちですが、重要な書類が旧住所に届けられてしまいます。悪用される可能性もあるため、個人情報保護の観点からもできるだけ早く手続きをしましょう。

「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」は2枚つづりになっています。住所が変わる対象者や加入している社会保険の区分によって提出書類が異なるので気を付けてください。単身赴任など従業員本人だけが引っ越すなら1枚目のみを出しましょう。

社員が扶養している家族も一緒に引っ越すなら、「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」にある「被扶養配偶者の住所変更欄」への記入もしてください。また、配偶者が国民年金第3号被保険者に当てはまるなら、2枚目の「国民年金第3号被保険者住所変更届」も一緒に出します。被扶養配偶者のみ住所変更をする場合は2枚目だけ出しましょう。

国民年金第3号被保険者とは、第2号被保険者に扶養されている20歳以上60歳未満の配偶者のことです。国民年金は職業などにより第1号被保険者・第2号被保険者・第3号被保険者の3種類に分かれています。フリーランスや自営業の方は第1号被保険者、会社員や公務員は第2号被保険者に該当します。

書類は持参・郵送のどちらかの方法で出してください。持参するなら管轄の年金事務所へ、郵送なら事務センターに出します。

フリーランスや個人事業主の方で国民健康保険に加入している方は、転居後14日以内に手続きを済ませる必要があります。従業員でも健康保険や厚生年金に加入していない場合は、事業主が手続きをする必要はありません。

マイナンバー所持者の方が住民票を移動させると、社会保険の登録情報が自動で更新されるようになっています。従業員のマイナンバーと基礎年金番号が紐づけされていれば、上記で紹介した手続きは不要です。日本年金機構が従業員のマイナンバーを通して住所変更を把握できるため、手続きの省略が認められています。

マイナンバーと基礎年金番号が紐づけは基本的に自動で行われているため、なにもする必要はありません。ですが、何らかの理由により紐づけが完了していない場合もあります。

マイナンバーと基礎年金番号が紐づけられていない従業員は、「マイナンバー未収録者一覧」で確認できるため、リストに載っている従業員が引っ越した際は会社側で手続きしましょう。

また、従業員のマイナンバーと基礎年金番号の紐づけを済ませる必要もあります。年金事務所から事業主あてに、従業員のマイナンバーを登録する書類が送付されているのではないでしょうか。その書類を出すと、従業員のマイナンバーと基礎年金番号の紐づけが行われます。

紐づけができていない以外にも、従業員が以下に該当する場合は書類の提出が必要です。

・健康保険だけ加入している

・海外転勤などで非居住者となりマイナンバーがない

・短期在留外国人

・住民票以外の場所に住んでいる

マイナンバーを取得できるのは、日本に住民票を持っている方のみとなっています。そのため、海外に移住している方や短期在留外国人は、そもそもマイナンバーを取得できません。

住民票は実家で実際の居住地と異なる方や、単身赴任で住民票と居住地が違う方も手続きが必要です。

健康保険・厚生年金に加入している従業員の手続きは会社が行い、マイナンバーと基礎年金番号の紐づけができているなら手続きは不要だと解説してきました。では、国民健康保険・国民年金はどうすればいいのでしょうか？ここでは、国民健康保険の住所変更について、手続き方法や必要なものを紹介していきます。

国民健康保険は、自営業やフリーランス・退職者・無職の方が対象の医療保険です。会社員や公務員は加入しません。会社で業務委託などをしている場合、その方が国民健康保険に加入しているなら、本人もしくは代理人が市区町村の役所で手続きしてもらいましょう。その際、「同一市区町村内への引っ越し」か「異なる市区町村への引っ越し」かによって手続きは異なります。

同じ市区町村内で引越しをするなら、新住所の役所や役場で手続きが可能です。このとき転居届の手続きも一緒に行えば、何度も役所に行かなくて済みます。必要書類を揃えて転居後14日以内に手続きを済ませましょう。

必要書類は以下の通りです。

・国民健康保険証

・本人確認書類(運転免許証・パスポートなど)

・印章

国民年金は、職業や業種にかかわらず20歳以上60歳未満の方の加入が義務付けられています。会社員や公務員の方は国民年金に加えて厚生年金にも加入しています。厚生年金は会社員や公務員のみ加入できるため、フリーランスの方や自営業の方は加入できません。

会社でフリーランスの方を雇っている場合、国民年金の住所変更は自身で行ってもらいましょう。

国民年金の住所変更は、マイナンバーと基礎年金番号が紐づけされている場合は手続き不要です。紐づけがされているかどうかは、「ねんきんネット」や年金事務所で確認できます。

紐づけができていない場合や短期在留外国人は新住所の役所で手続きをしましょう。同じ市区町村内で引越しをした場合も手続きは必要です。

必要書類を揃えて、転居後14日以内に役所の国民年金担当課で手続きを済ませましょう。

必要書類は以下の通りです。

・国民年金手帳

・印章

代理人が申請する場合は上記に加え、申請者の国民年金手帳・委任状(申請人の自署押印付)・代理人自身の印象と本人確認書類も用意してください。