社労士が解説!
就業規則とは?就業規則の基礎知識

名古屋の社会保険労務士の岡根正実です。

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就業規則とは?就業規則の基礎知識

就業規則とは?

就業規則はそれぞれの会社の働くルールを定めたものです。

雇用主と労働者の間の雇用に関するルールを定めた「就業規則」
労働基準法などの法令が働く人共通のルールならば、就業規則はそれぞれの会社の働くルールを定めたものと言えるでしょう。

労働時間や休日、賃金の支払い、社員の健康に関する事項をはじめとした待遇などを定めるだけでなく、就業規則は労使間でトラブルが生じないようにするためにも非常に大切なものです。就業規則の内容に会社のスタンスやカラーが表れるともいえます。特に最近は、働き方改革に関連した法改正や、副業の解禁など働き方に対する意識の変化も大きい時です。新たな法改正に合わせるための見直しはもちろん、しばらく就業規則を変更していないといった企業は、今一度、自社に合った就業規則となっているか見直しが必要です。また就業規則をまだ作成していないといった場合には、早急に作成する必要があります。
今回は、就業規則で定めなくてはならない事項など、就業規則の基礎について解説していきます。

そもそも労働契約とは?

雇用主と労働者の間のルールというと、「労働契約」を思い浮かべることも多いのでは? 何が違うのでしょう? ここで「就業規則」について、詳しく解説する前に、まず「労働契約」について確認しておきましょう。

「就業規則」は、雇用主と対象となる労働者全員との間に統一して定められたルールですが、
これに対し、労働契約は労働者と会社が個別に結んだ一人一人のルールです。労働契約は、以下の原則に基づいて締結される必要があります。
(1) 労使の対等の原則
労働契約は、労使対等の立場における合意に基づいて締結・変更すべきものとする
(2) 均衡を考慮の原則
労働契約は、正社員や契約社員といった雇用形態ではなく、就業の実態によって締結・変更されるべきもの。
(3) ワークライフバランス配慮の原則
労働契約は、育児や介護などの問題を考慮して締結・変更されるべきものである。
(4) 労働契約遵守・信義誠実の原則
労使が労働契約を遵守し、信義に従い誠実に、権利を行使し、及び義務を履行しなければならない。
(5) 権利濫用禁止の原則
労使共に労働契約に基づく権利行使の濫用は許されない。

労働条件の明示って何?絶対的明示事項とは

労働基準法では立場の弱い労働者を保護するため、使用者は、労働契約を締結する際には、必ず労働者に労働条件の明示する義務があります。

また、絶対に明示しなくてはならない事項として、少なくとも以下を記載しなければならないことになっています。

【絶対的明示事項】
① 労働契約の期間に関する事項
② 有期労働契約の更新の基準に関する事項
③ 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
④ 始業・終業時刻、所定労働時間超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、2交代制等に就業させる場合に関する事項
⑤ 賃金の決定・計算・支払い方法、賃金の締め切り、支払い時期、昇給に関する事項(退職手当及び臨時の賃金は除く)
⑥ 退職に関する事項(解雇を含む)

 

知らないとまずい!労働契約の期間

前述の「絶対的明示事項」の中で、「①労働契約の期間に関する事項」については、通常、正社員の場合、「期間の定めなし」が一般的。有期の期間を設定する場合は、“いつから、いつまで”と行った契約期間を設定する必要があります。
使用者からすると、この期間を明示せず雇用した場合は、「期間の定めなし」ととられるため、一定の期間が過ぎたあとに、「会社都合により契約終了」とはできませんので、注意が必要です。
また、契約期間に定める場合の契約期間は、原則として3年が上限です。ただし、専門的な知識等を有する労働者、満60歳以上の労働者については、5年を限度とされています。
また、契約期間を設定するのと合わせて、契約を更新する可能性の有無、また契約を更新する場合の条件などを明記する必要があります。
更新する条件をクリアしているにも関わらず、契約更新しないなどの雇い止めは、不法な契約打ち切りとして、トラブルや訴訟になるケースもあるので、明確に労使がお互いにわかる基準を明示しておきましょう。
とくに、契約更新時のトラブルは多く聞かれます。使用者は、実務の上でも、以下を確認しておくことがポイントです。

【契約更新をするとき】
とくに変更がないまま更新するのであっても、必ず再度契約期間を定めた労働条件を明示し、労働条件通知書を提示します。

【契約更新をしない場合】
更新条件をクリアしていない場合や、労働者が更新を希望しない場合などは、契約満了として終了します。ただし、契約更新を複数回(3回以上)繰り返し実施している場合などは、通常のか解雇同様の手続きが必要な場合もありますし、雇用期間が5年を超え、労働者本人が希望した場合は、無期雇用に切り替わるため、雇用を終了することができません。(無期転換権)
雇用期間が終了しているにも関わらず、更新の手続きをせず、そのまま継続されている場合などは、「以前と同じ労働条件にて、期間の定めのない契約が締結された」と判断されることもあるため、契約期間はしっかり把握し、管理していくことが重要です。

労働条件が決定されるしくみ

法令や労働協約と就業規則、労働契約の関係性

本来、使用者と労働者との労働条件の合意によって、契約できるのが基本です。しかしながら、使用者と労働者個人個人が合意するのみでは、様々な不都合が生じるので、個別の合意を基本としながらも、労働協約や就業規則と連動しながら、決定されるしくみになっています。

【労働条件が決定されるしくみ】

法令(労働基準法など)の基準に達していない場合の労働契約は、その部分については法令の基準が適用されます。
例えば、労働契約で、1日の労働時間を12時間労働とした場合であっても、労働基準法の1日8時間の基準が適用されるというわけです。また、就業規則や労働協約を下回る労働契約を交わすことはできません。

就業規則と労働契約の関係

通常、労働契約を結ぶ時には、絶対的明示事項を提示して、そのほかの条件に関しては、就業規則に定める労働条件を提示することが一般的です。したがって、使用者は、労働契約を結ぶ際には、合わせて就業規則の周知も必要になってきます。

さらに、就業規則に記載されていない場合であっても、その会社でずっと慣習的に行われているような場合には、労働慣行として、制度化されているのと同じ効果が生じます。。

基本的に、就業規則を下回る労働契約を結んだ場合は、その部分については無効となります。ただし、就業規則と異なる労働条件を定める労働協約や、就業規則より労働者とって、有利な条件を定めた個別合意の労働契約が存在する場合には、就業規則より労働契約の内容が優先されることになります。

つまり、一口に労働契約といっても、様々な法令や書類が関係するので、それぞれの優先順位や関係性をよく理解しておかないとトラブルになってしまうことがあるのです。

労働契約には必須「労働条件通知書」

社会保険労務士の小栗多喜子です。
労働条件通知書はすべての労働者に交付し、交付時の留意点を押さえましょう。

労働者と労働契約を締結する際に、必ず使用者は労働者に労働条件を明示しなくてはなりません。先述の絶対的明示事項に加え、そのほか社内で規定されている事項など、「労働条件通知書」として、必ず交付する必要があります。労働条件通知書は、労働契約を締結する、すべての労働者に交付しなければなりません。正社員だけでなく、有期契約社員、パ―ト・アルバイトなどの短時間労働者、日雇労働者にも交付する必要があります。

明示の方法は、これまで書面の交付に限られていましたが、2019年4⽉1⽇から、労働者が希望した場合は、FAXや電子メール、SNS等でも可能となりました。

【書面以外の方法で労働条件通知書を交付する場合の注意】
労働条件通知書をFAXや電子メール、SNS等で交付するには、注意が必要です。以下ポイントをしっかり押さえておきましょう。
① 労働者側の意志や希望であること
​会社側から一方的に電子メール等で交付する形はNGです。労働者本人の意向を確認する必要があります。書面を希望する場合は、電子メールでの労働条件通知書は認められません。
②   労働者が書面に印刷できる形でなくてはならないこと(印刷できる必要があります。)
特定のデバイス上でしか見られないものや、期限が過ぎると閲覧ができなくなるようなしくみのものなどはNGです。
③ 労働者本人に限る受信ができる送付手段であること
第三者がアクセスできるwebサイトにアップロードしたり、共有権限のあるフォルダやファイルなどに入れてあるのはNGです。                                        

労働契約変更のルール

一度労働契約を結んでも、労働条件を変更できないということではありません。ただし、一方的に労働条件を変更して、トラブルになるケースもありますので、慎重に進める必要があります。
① 労働者の有利な条件に変更する場合
賃金を上げる、休日を増やすなど、労働者にとって有利な方向への変更は問題になることは少ないとは思いますが、必ず新しい条件を明示しておくようにしましょう。
② 労働者の不利になる条件に変更する場合
賃金を減らす、手当を無くす、所定労働時間を長くするなどは、労働者とのトラブルになりやすいため、自由にはできません。たとえ経営困難などの状況であっても、労働者との「合意」がなされていない場合以外には、認められません。
「合意」がなされた場合には、きちんと書面による明示をし、労働者に交付し記録に残しておきましょう。

就業規則の役割とは?

労働契約についておさらいしたところで、続いて本題の「就業規則」についてです。企業が「就業規則」を作成する意義や役割は、何なのでしょうか?

・法律で決まってるから
・職場のルールをはっきりさせて、守ってもらいたいから
・労務トラブルを防止したいから

など、様々ありますが、すべては従業員であるヒトに関わること。会社と従業員が良好な関係がベースになければ、会社が永続的に発展する(ゴーイング・コンサーン)ことはありません。
「就業規則」は、その良好な労使関係を結ぶためのツールといえるでしょう。従業員に“これだけはきちんと守ってほしい”としてルールを定め、適切に運用している企業こそ、業績向上につながっていくといえるかもしれません。

就業規則の作成から届け出まで

就業規則は、使用者が定める労働条件や職務上の規則に関する規則類です。就業規則本則だけを就業規則と呼ぶわけではありません。本則をはじめ、別規程として賃金規程や旅費規程などを設けた場合は、これも含みます。必要記載事項がきちんと記載されていれば、とくに記載方法の決まりはありませんが、できるだけ、わかりやすい構成を心がけましょう。

就業規則の構成例

就業規則の構成要素

就業規則に記載する事項には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、ルールを定める場合には記載しなければならない「相対的必要記載事項」があります。加えて、使用者において任意に記載する事項があります。

【絶対的必要記載事項】
① 労働時間に関する事項始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項② 賃金に関する事項賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
③ 退職に関する事項(解雇を含む)
【相対的必要記載事項】
① 退職手当に関する事項
② 臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
③ 食費、作業用品その他の負担に関する事項
④ 安全衛生に関する事項⑤ 職業訓練に関する事項
⑥ 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
​⑦ 標章及び制裁の種類及び程度に関する事項
⑧ その他事業場の労働者の全てに適用される事項
【任意的記載事項】
法令で定めた記載事項ではなく、各企業で任意に定めることができます。

就業規則の作成と届け出

労働基準法は、労働者を1人でも使用する事業場に適用される一方で、常時10人以上の労働者を使用する事業場においては、就業規則を所轄労働基準監督署長に届け出なければならないとされています。違反した場合には、30万円以下の罰金が科されます。
また、就業規則は、企業単位ではなく事業場単位で作成し、届け出なければなりません。
ただし、複数の事業場を有する企業で、本社の就業規則と同一の内容のものである場合などは、本社所在地を管轄する労働基準監督署長を経由して一括して届け出ることも可能です。

【就業規則作成から届け出までの流れ(変更も同様)】
①就業規則案作成
② 過半数労働組合(または過半数代表者)からの意見聴取
※労働者代表等からの意見聴取は、「意見を聞く」ことで、「同意」までは必要としていません。「意見書」として、就業規則を合わせて提出します。ただし、就業規則を労働者にとって不利益に変更する場合には、労働者の代表の意見を十分に聴くとともに、変更の理由及び内容が合理的なものとなるよう慎重に検討することが必要です。
③ 所轄労働基準監督署長へ届け出
④ 事業所において周知
「就業規則」は、労働者がいつでも見られるように職場の見やすい場所への掲示、備付け、あるいは共有のウェブサイトなどにアップロードするなど、労働者に周知しなければなりません。

労働条件通知書と雇用契約書の違いとは

中村です。雇用契約書と労働条件通知書の違いについて解説します。

労働条件通知書と雇用契約書、「同じもの」として理解している方も多いですが、法的には意味の違う書式です。

 

雇用契約書とは

雇用契約書とは、民法623条「雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対して報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。」という条文に基づいた契約書です。
民法上の契約書ですので、必ずしも書面での締結は必要ありません。口頭で契約は成立します。しかし、書面にて契約書を作成し、双方が署名・押印し、それぞれが保管しておくことが一般的です。

契約書として、双方が保管をすることで、契約が明らかになり、労働トラブルを未然に防ぐ効果もあります。
トラブルになりやすい「労働者にとっての不利益変更」を行う場合などは双方が確認したことが記録に残る雇用契約書を使うことが一般的です。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、その名の通り労働条件を通知するための書式です。
通知書ですので、双方の押印を必要としないことも特徴です。労働契約を結ぶ上で労働条件の明示義務がありますので、雇用契約書と労働条件通知書とを比較すると、法的に必要な書類は労働条件通知書です。
労働契約時に労働者に対して、明示すべき項目は労働基準法施行規則などに定められており、その明示事項をまとめたものが労働条件通知書です。労働者にとって、これから働く会社の賃金や労働時間は生活に大きくかかわります。
法的に必要というだけでなく、従業員との良好な関係を作るためにも必ず交付するようにしましょう。
しかし、労働条件通知書だけでは、労働条件通知書が双方の押印を必要としてないこともあり、労働トラブルに発展することも少なくありません。
運用としては、労働条件通知書兼雇用契約書という書式を使うことをおススメします。

厚生労働省就業規則ひな形ダウンロードと注意点

石黒です。就業規則のひな形を使用するときの注意点をまとめます。

就業規則を作成しようと考えた時にまず思いつくのが、ひな形・テンプレートを使用しての作成だと思います。
最近では、選択肢を選ぶだけで、就業規則が作成できるサービスも有料ですが登場してきています。
そうした就業規則のひな形・テンプレートで就業規則を作成する際のポイトや注意点はあるのでしょうか?以下に解説します。

 

就業規則ひな形・テンプレートを使用する際のポイント・注意点

就業規則のひな形はインターネット上をはじめ、Amazonでの書籍購入などいたるところで入手できます。有名なところでは、厚生労働省のサイトでもひな形のダウンロードができますので、ご存知の方もいらっしゃるのではないでしょうか。就業規則は会社のルールを定めた重要な法律文書です。だからこそ、世の中にひな形が広く出回っているのです。
ただ、そういったひな形を活用する際の注意すべきポイントもあります。

・ひな形が現行の法律に対応していない場合がある。
就業規則のひな形は非常にたくさんあります。ですので、ひな形でもいつ作られてのかも分からないものもたくさんあります。書籍であれば、最新のものを購入すれば事足りることは多いですが、執筆から出版までの間に法律が変わっていることもあります。またインターネットで、ダウンロードできるものはいつ作成されたのかがわからず、現行の法律に対応していない可能性があります。

・ひな形が自社に合っていない場合がある
法律の解釈はさまざまです。法律を学べば学ぶほど、さまざまな解釈があり、正解があることのほうが少ないかもしれません。ひな形も作成者の立場や意図が反映します。
安定を望む会社に合ったひな形もあれば、変化に挑戦する会社に合ったひな形もあります。
自社に合っていないひな形を使ってしまうと、会社の成長を阻害してしまいます。

・自社に合ったひな形の選び方
では、どうすれば自社に合ったひな形を選ぶことができるのでしょうか?残念ながら、これは少なくとも「現行の労働法規に精通していなければできません。
条文のひとつひとつに目を通し、書かれていることだけではなく、そこに書かれていないことまで読むことのできる専門性が必要です。(自社に合っていないことが書かれていることよりも、何も書かれていないことで起こるトラブルの方が多いです)つまり、何が書かれていないかが分かるほどの専門性と経験がなければひな形を安易に利用すべきではないでしょう。

 

厚生労働省 就業規則ひな形

厚生労働省のホームページにも記載があるように『次に掲載しております「モデル就業規則」の規程例や解説を参考に、各事業場の実情に応じた就業規則を作成・届出』する必要があります。参考にリンクをはります。

厚生労働省モデル就業規則(基本の就業規則はこちらを参照ください)
※クリックすると厚生労働省のサイトにリンクします

このほかにも厚生労働省ではさまざな就業規則のひな形やツールを公開しています。
就業規則のひな形と同じように本当に大切なことは自社に合った就業規則を作成することです。
労働関連法の知識がないのであれば、あくまでも参考にとどめておくといいでしょう。

就業規則の活用方法

大矢です。就業規則をうまく活用することが効率的な労務管理への第一歩となります。

「就業規則」は、作成しただけでは終わりません。実際に就業規則を運用、活用してこそ意味があります。

① 従業員を採用するとき
必ず自社の社員の区分や定義を明確にしておきます。正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、雇用形態によって、区分するなどしておくこともできます。
② 試用期間の意味と運用方法を確認するとき
③配置転換や出向が発生したとき
④従業員のトラブルや問題が発生したとき

従業員がトラブルを起こしたり、職場の秩序を乱すような事象が発生した際に、使用者はどのような行為を行った場合に、どのような懲戒処分を行うのかモノサシとして利用することができます。
⑤ 時間外労働や休日出勤を命令するときの使用者の権利を確認したいとき
⑥ 遅刻や早退、欠勤などの取り扱いを確認したいとき
⑦ 社員の健康に関する事項や、傷病による休職などの取り扱いを確認したいとき

労務管理を進めていく上で、指標となるものが「就業規則」
この他にも、育児休業や介護休業、ハラスメントが発生したとき、従業員を表彰するときなど、さまざまに発生する事項に対し、就業規則に立ち戻って確認することで、より効率的に労務管理が行えるはずです。

 

就業規則の見直しや変更の理由

会社のルールとなる「就業規則」ですが、一度、作成してしまえばそれでいいというわけではありません。労働基準法をはじめとした法律が改正されれば、それに準じた変更が必要ですし、企業によって、状況に合わせたルール作りが必要になってきます。しばらく「就業規則」を変更していないといった企業は、一度、見直しを行ってはいかがでしょうか?

就業規則の不利益変更における留意点

従業員に共通する労働条件を統一的に変更する場合、「就業規則」を変更することとなります。こちらも変更自体は可能ですが、やはり不利益変更になる場合は、慎重に進めなくてはなりません。不利益の程度、変更内容、労働者への事前説明や交渉、納得性を担保することが必要です。一方的に不利益に変更した後に、労働条件通知書を作成し、印鑑を押して終わり、といった扱いは、後々トラブルの元となりますので、面倒であっても、丁寧な手続きが重要となります。

就業規則作成のメリットとデメリット

常時10人以上の労働者を使用する事業場においては、就業規則を作成し、届出を行わなければいけません。
では、10人未満の事業場でも作成を行った方がいいのでしょうか?
就業規則は会社と従業員の間にルールを定めるものです。働くうえでルールは絶対に必要です。
ですので、人数に関係なく、従業員にイキイキと働いてほしいと思うのであれば、就業規則は作成した方がいいでしょう。
また、作成をしないことでのデメリットは、非常に大きいものがあります。
① 労務トラブルが発生し裁判などが発生した場合、根拠となるルールがないため解決が難しくなる。
② トラブル社員への懲戒が難しくなる
③ 遅刻や早退時の賃金控除の根拠がないので、できない
④ 雇用関係の助成金が受け取れないことがある
また、自社の置かれた環境を配慮せず、良好な労使関係を前提にしない「就業規則」を適当に作ると、多くのトラブルが発生していくことになります。専門家に依頼するなど、サポートを受けながら、作成するようお勧めします。

まとめ

岡根です。就業規則は会社を成長させることができる就業規則を作成しましょう。

就業規則は会社と従業員のルールです。
ルールが全てとは思いませんが、自社に合ったルールがあるからこそ会社が成長できるのではないでしょうか?だからこそ私は就業規則を安易に作成するとはリスクが高いと思っています。

ひな形で作成した就業規則を見ると、知らないルールがあった、大切なことが記載されていないなど、トラブルの種が多いことが良くあります。

従業員を約束をしていて、知らなかったでは済まされません。
労務トラブルを引き起こす前に、一度就業規則の見直しをしておくことをおススメします。

就業規則の見直しのポイントは下記の通りです。

  • 余計なルールが記載されていないか
  • 記載されていないルールはないか(リスク項目)
  • 最新の法令に対応できているか
  • 自社の働き方と規則はあっているか
  • 労務リスクはないか

などです。当社では、今、就業規則の見直しの無料相談を行っております。就業規則の見直しには専門的な知識が必要です。無料ですので、ぜひ一度ご相談ください。

就業規則コラムはこちら

2019年7月より順次追加していきます。

就業規則の基礎知識
就業規則の作成義務
就業規則と労働契約
就業規則と労働協約
就業規則における労働時間
就業規則の周知の方法

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