【テンプレート付き】「健康情報等の取扱規程」とは？

内容や周知、事業主が果たすべき義務について解説

健康情報等の取扱規程とは、企業が従業員の健康情報を適切に管理し、利用するためのルールや手続きを定めた規程です。規程の目的は、健康情報の管理・保護と適正な利用です。

平成30年に改正された労働安全衛生法において、従業員の心身の状態に関する情報を収集・保管・使用するにあたり、事業主は収集した情報を目的の範囲内で適切に保管・使用しなければならないと規定されました。

あわせて、従業員の健康確保措置の実施や民事上の安全配慮義務の範囲内での使用が十分に行われるよう、事業者に対して取扱規定を定め、労使（労働者と使用者）で共有することが必要であることが示されました。

健康情報等の取扱規程には、従業員の健康を守るために必要な情報を厳格に取り扱うことだけでなく、従業員の健康意識を高める効果が期待されています。あわせて、健康状態に関する情報が、従業員の不利益につながらないような対策も欠かせません。

健康情報等の取扱規程は、法的に作成が義務付けられており、企業には策定と実施に関する責任があります。

健康情報等の取扱規程が法的に義務化された背景として、従業員の健康を守る重要性が高まった点が挙げられます。労働環境の多様化やメンタルヘルスをはじめとした従業員の健康問題が顕在化しつつある中で、厚生労働省をはじめとする関係機関の取り組みにより、適切な情報管理が求められるようになりました。

健康情報の漏洩や不適切な利用により、従業員が不利益を被るのは問題です。そこで、厚生労働省が主導して従業員の健康に関する情報の取り扱いを厳格に規定し、情報を取り扱える人の範囲や責任の所在を明確にすることにしました。

具体的には、健康情報の収集目的を明確に定めるとともに、その情報がどのように利用されるのかを透明性をもって従業員に説明する必要があります。また、情報を取り扱う際には従業員の同意を適切に取得することや、データの管理体制を徹底することが求められます。

健康情報は従業員のプライバシーに関わる重要なデータであるため、適切な取り扱いが求められます。

健康情報等の取扱規程を作成する際には、情報の収集方法・保管方法・使用方法・共有のルールなど、さまざまな要素を含めましょう。従業員が安心して健康情報を提供できる環境を整えるためにも、透明性の高い規程を作成することが大切です。

常時使用する従業員が50名以上の事業場では、設置が義務付けられている衛生委員会や安全衛生委員会において、原案を審議しなければなりません。

衛生委員会が設置されていない従業員や50名未満の事業場では、「関係従業員の意見を聴く機会」を設けたうえで、労使間で協議します。取り扱いについて労使双方で話し合い、規程を策定することが求められています。

健康情報等の取扱規程において定める事項は、以下のとおりです。

いずれも、規程で詳細に定めれば従業員は安心できます。従業員の健康情報の適正な取扱いと保護が確保されれば、企業としての法令遵守と信頼性の向上につながるでしょう。

健康情報の取り扱いに関する基本ルールは、個人情報保護の観点から重要なポイントです。従業員の同意を得ることは当然ですが、特に重要な健康情報に関しては、その扱いに慎重である必要があります。

従業員からすると、健康状態に関する情報が不適切に扱われたり、漏洩したりすることは懸念点の一つです。また、健康状態の情報が知られることで「昇進や業務配分、将来的なキャリアパスなどで不利な扱いを受けるのではないか」と心配するかもしれません。

これらの懸念を払拭するためには、企業側が明確な情報管理体制を構築し、情報漏洩防止策を実施することが重要です。従業員側に、健康情報がどのように取り扱われているのか、どのように管理しているのかを十分に理解してもらいましょう。

健康情報等の取扱規程を効果的に運用するためには、従業員への周知活動が不可欠です。就業規則や社内規程に盛り込み、従業員がこの規程の重要性を理解できるように周知しましょう。

具体的には、社内イントラネットやパンフレット、定期的な研修を通じて従業員へ情報を発信することが効果的です。また、実際のケーススタディや具体例を交えると、従業員の理解を深められるでしょう。

健康情報等の取扱規程の周知方法としては、以下の方法が考えられます。

• 就業規則や社内規程への明記
• イントラネットへの掲載
• 定期的な研修・セミナー・説明会の実施
• 書面（冊子やパンフレット）での配布
• 電子メールでの通知

取扱規程を就業規則やその他の社内規程に組み込み、これらの文書を常に作業場の見やすい場所に掲示または備え付けることで、従業員はいつでも確認できます。また、社内イントラネットに規程を掲載し、オンラインでアクセスできるようにすることも検討しましょう。

書面だけで正しく理解してもらえない可能性がある場合は、定期的に研修や説明会を開催するとよいでしょう。実際の事例に落とし込み、口頭やスライドを交えて説明すれば、理解が深まるでしょう。

取扱規程の制定や改定時に、電子メールで全従業員に通知し、重要なポイントを伝えることも効果的です。

複数の取り組みを通じて、従業員が就業規則や企業方針を正しく理解し、それに基づいて行動することが可能になります。企業全体で健康情報を扱う意識を高めて、労使の信頼関係の構築を進めていきましょう。

健康情報等の取扱規程は、大切な情報を取り扱う際のルールを定めているため、企業と従業員の双方にとって大切な規程です。

従業員が自らの健康情報を安全に提供できる環境を整え、健康管理や職場環境の改善を実現するために、大切な役割を果たしています。厚生労働省が提唱するガイドラインや基準に基づいて規程を作成し、従業員の安心感を高めましょう。

また、適切な運用と周知がなされることで、労使間の信頼関係を強化できます。従業員が「安心して働ける」と感じられるように、丁寧な対応を進めていきましょう。

就業規則や社内規定の作成、改定でお悩みの方は、社会保険労務士法人とうかいへご相談ください。弊社には360社以上に対して作成を支援してきた実績があるため、トラブルを未然に防げる規程作りを行います。