【テンプレート付き】採用活動で欠かせない「内定通知書」とは？

その役割・注意点を徹底解説

内定通知書とは、企業が採用活動の過程で「あなたを採用する予定です」と正式に通知するための書類です。多くの場合、採用面接を通過し、最終的な採用の意思決定が行われた後に発行されます。口頭での内定連絡を行った後、文書化する形で交付するケースが一般的です。

内定通知書は、企業から求職者に対して「この条件で採用します」と伝えるものであり、これを受け取った求職者は、承諾するか辞退するかを判断することになります。このとき、求職者が内定を承諾すると、法的には労働契約が成立したとみなされることもあるため、慎重な発行が求められます。

ここでよく混同されがちなのが「内定通知書」と「内定承諾書」の違いです。

内定通知書は企業側が発行する書類で、内定承諾書は求職者側が内定を承諾する意思を示して返送する書類です。つまり、通知と承諾という関係性にあります。

内定通知書を受け取った求職者が、内容を確認し問題がなければ、署名・捺印した内定承諾書を企業へ返送することで、採用に関する合意が成立する流れです。

この2つをしっかり区別せずに運用してしまうと、入社前のトラブルを招く可能性が高まります。例えば、内定通知書に「○月○日付で正式に採用する」と書いた場合、その時点で労働契約が成立したとみなされることもあるため、通知文面には細心の注意が必要です。

それぞれ目的と役割が異なるため、混同せず、適切に用いることが重要です。

内定通知書は、労働契約成立の前段階ではありますが、その内容や表現によっては法的効力を持つ場合があります。実際、過去の判例でも「企業が内定を通知し、求職者が承諾した時点で労働契約が成立した」と認められた事例があります。

仮に求職者が内定通知書を受け取り、内定承諾書を提出した後に、企業側が一方的に内定を取り消した場合、不当解雇にあたる可能性もあります。この場合、企業側には損害賠償責任が発生することもあるため、「内定の取消しはやむを得ない場合のみ」と慎重に運用することが重要です。

特に以下のような理由による内定取消しは、基本的に認められないと考えられています。

● 経営状況の悪化による採用計画の見直し

● 社内事情による採用枠の削減

●社長や役員の方針変更

一方で、以下のような場合には内定取消しが認められることもあります。

● 健康状態に重大な問題が判明した場合

● 経歴詐称が発覚した場合

●犯罪行為など社会的信用を著しく損なう行為があった場合

いずれにしても、内定通知書の内容次第でトラブルの発生リスクは大きく変わるため、記載内容は非常に重要です。

実務上、内定通知書に関するトラブルも少なくありません。例えば、内定通知書に「正式採用とする」と明記してしまい、内定承諾後に取り消しができなくなったケース。企業側の一方的な都合で取り消そうとしたところ、求職者から訴えられ、裁判で不当解雇と認定された事例もあります。

また、「労働条件について面接時の説明と通知書の内容が違う」というトラブルもよくあります。給与額や勤務地、残業の有無など、些細なズレでも求職者の信頼を損ね、採用辞退やトラブルの原因になりかねません。

このような問題を防ぐためにも、内定通知書の文言は法的な観点からも慎重に作成することが重要です。可能であれば社労士や弁護士など、労務・法律の専門家のチェックを受けることをおすすめします。

内定通知書は、採用活動における大切な書類です。単に「採用が決まったことを伝えるためのもの」ではなく、求職者との間で労働条件や今後の流れを明確にし、双方の安心と信頼を築く役割を担っています。

作成にあたっては、曖昧な表現や誤解を招く表現を避け、記載内容の正確性と法的リスクの回避を意識することが重要です。特に、内定取り消しや労働条件の説明不足によるトラブルは、企業イメージの悪化にも直結します。

企業の採用力を高め、良い人材とのご縁をしっかり繋げていくためにも、内定通知書の作成と運用を丁寧に行うことが、今後ますます重要になっていくでしょう。