初心者でもわかりやすい！給与計算の基礎知識と計算方法

給与計算を行う際には、「総支給額」「控除額」「差引支給額」の違いを押さえる必要があります。

以下で、それぞれの違いを解説するので参考にしてみてください。

総支給額とは、給与から控除を引く前の全額を指します。基本給と各種手当、変動する給与をすべて足した金額が総支給額です。

各種手当てや変動する給与の計算を間違えると、その後の計算もすべて間違えてしまいます。そのため、給与計算をする際には、まず総支給額を正しく計算する必要があります。

なお、基本給に関してはこちらの記事で詳しく解説しているので、合わせて参考にしてみてください。

（内部リンク）https://www.tokai-sr.jp/payroll/payroll-rules/basic-salary

控除額とは、総支給額から控除される税金や社会保険料や税金です。具体的には、健康保険料や厚生年金保険料、所得税などが挙げられます。

給与担当者は、税金や社会保険料の計算方法を把握する必要があります。控除額を間違えると従業員が受け取る手取りに給与に影響が出るため、気をつけましょう。

差引支給額（手取り給）とは、総支給額から控除額を引いた最終的な支給額です。従業員が自由に使えるお金となります。

総支給額と控除額を正しく計算できないと、正確な差引支給額を計算できません。従業員に迷惑をかけないためにも、正しいステップを踏んで正確に計算することが大切です。

給与計算を行う際には、正しい給与計算を行うのはもちろん、税金や社会保険に関する知識を習得する必要があります。

以下で、給与計算を行う際の具体的な流れを解説します。

事業主が従業員に加入させるべき保険と加入する際の条件は以下のとおりです。

• 週の所定労働時間が20時間以上
• 2ヶ月を超える雇用の見込みがある
• 月額賃金（所定）が8.8万円以上
• 学生以外（定時制や夜学等を除く）
• 従業員が101人以上の事業所に勤めている

各社会保険では、加入する際の条件と控除する金額が異なる点に注意しましょう。

パート・アルバイトの給与計算も、基本的にはフルタイム従業員と同じ流れで行います。しかし、パート・アルバイト従業員は時給制で就労している人が多いと考えられるため、やや計算が煩雑です。

時給額と実際に働いた労働時間を把握し、さらに時間外労働や深夜時間の労働の有無を確認しなければなりません。タイムカードや勤怠管理ソフトを使用して労働時間を正確に把握しましょう。

また、就労条件によって加入すべき社会保険が異なります。本来社会保険に加入させるべき従業員を加入させないと、後日行政から指導を受ける可能性があるため、注意しましょう。

注意深く給与計算をしても、計算誤りが発生してしまうリスクをゼロにはできません。特に給与計算業務初心者の方は、判断に迷う場面に遭遇する可能性があります。

給与計算でミスが生じると、従業員の不満を招いてしまう恐れがあります。また、後になって未払い賃金が発覚し、行政指導を受けるリスクも考えられるでしょう。

以下で、給与計算を行う際の注意点と対策について解説するので、参考にしてみてください。

給与計算において間違えやすいのは、手当の計算です。住居手当や家族手当の該当可否、残業手当や深夜手当などの手当を正確に計算することが求められます。

特に支給する手当の種類が多い企業の場合、計算が複雑になります。そもそも手当の条件に該当するのか、いくら上乗せ支給が必要なのか正確に計算する必要があるため、計算ミスが発生しやすいのです。

給与計算を通じて、労働基準法の「賃金支払い5原則」や最低賃金を守れているか確認しましょう。法令に違反すると、従業員からの信頼を失いかねません。

給与担当者として法令違反に気付いたら、速やかに事業主へ報告する必要があります。法令違反に気付かずに時間が経過すると、後になって法令違反が顕在化することがあります。

その結果、未払いの賃金が発生して財務状況が悪化するリスクがあるため注意が必要です。

もし給与計算のミスが発覚した場合、まずは問題箇所を迅速に特定したうえで、影響を受ける従業員や金額を確認しましょう。確認が済んだら未払い分や過払い分を正確に再計算し、必要に応じて従業員から返還を求めたり追加で支給したりします。

誤って給与計算した経緯や修正内容を明確に伝えることで、従業員との信頼関係を保つことができます。さらに、再発防止策として、給与計算の手順を見直し、ダブルチェック体制の導入や自動化ツールの活用を検討するとよいでしょう。

毎月のように給与計算のミスがあると、従業員は疑心暗鬼になり安心して働けません。安心して働けるように配慮するうえでも、ミスが発生したら同じミスが発生しないように対策を練り、改善することが大切です。

給与計算は重要な業務で、給料の締め日が近付くと忙しい日々を過ごすことになります。また、給与計算は日常的な勤怠管理を正確に行う必要があるため、時間と労力を要します。

業務の効率化を図ることで、給与計算に関する作業時間を大幅に短縮し、精度を向上させることが可能です。

以下で、給与計算の効率を上げる方法を解説します。

エクセルを活用して給与計算を行えば、人為的な計算ミスを防げます。エクセルの自動計算機能や関数を活用することで、計算の手間とミスを減らせるでしょう。

給与計算の基本となる基本給や残業手当、交通費などの項目をエクセルシートに入力し、それぞれのセルに計算式を組み込むことで自動的に給与を算出できます。また、税金や社会保険料の計算も関数を用いることで簡単に自動化することが可能です。

ただし、エクセルでは他システムとの連携に対応していません。また、法改正や保険料率の見直しなどが行われると手動で設定を直す必要があります。

手軽に取り入れやすいメリットがある一方で、完全に自動化できるわけではない点に注意しましょう。

給与計算作業を外部の専門業者に委託する選択肢もあります。社会保険労務士法人や社会保険労務士事務所に給与計算をアウトシーシングすれば、自社で煩雑な給与計算を行う必要がありません。

複雑な給与計算業務から解放されれば、他の重要な業務にリソースを割けます。限られた人員を適正に配置し、事業場全体の生産性を向上させるうえで、アウトソーシングは有用な選択肢といえるでしょう。

特に、従業員数が多い企業ほどアウトソーシングを行うメリットが大きくなります。社会保険労務士は労務管理や社会保険の専門家なので、ミスを起こすリスクも低く非常に頼りになる存在です。

給与計算は重要な業務ですが、複雑な計算をしたり社会保険制度の理解を深めたりする必要があります。給与計算初心者の方にとって、難しさや煩雑さを感じてしまうこともあるでしょう。

しかし、従業員が安心して働くうえでも、給与の計算ミスはあってはならないことです。給与計算の際には総支給額と控除額、差引支給額を正確に計算しましょう。

もし自社のリソースに限りがあるときは、給与計算のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。社会保険労務士法人とうかいでは、給与計算だけでなく社会保険手続のアウトソーシングを承っております。

ご都合に合わせて無料相談を行っていますので、お気軽にお問い合わせください。