【完全版】給与計算のチェックリスト付き！ミスなく計算をする方法やポイントを解説

給与計算でミスが発生すると、労働者との信頼関係を失いかねません。回収や追給などの面倒な手事務負担も発生するため、ミスが起こらないようにチェックする体制の構築が欠かせません。

以下で、給与計算のミスを防ぐためのチェック方法を解説します。

過去のデータと比較して、給与計算にミスがないか確認する方法があります。特に給与の支給ルールが変わっていない場合、前月と当月で大きな差異が発生しないはずです。

前月と大きな差異が発生している場合は、何らかのミスが発生している可能性があります。労働者一人分ずつの支給額を計算・確認して、誤りがないか検証しましょう。

手当を支給する際には、根拠資料を確認しながら照合しましょう。

基本給だけでなく支給する予定の手当の種類を確認し、支給要件を満たしているか確認します。例えば、扶養手当を支給する場合は「本当に労働者本人が主たる生計者なのか」「扶養家族の年齢は規定の範囲か」を確認しましょう。

残業手当を支給する際には、タイムカードや勤怠管理システムを用いて勤怠データを確認します。法定内残業と法定外残業では割増賃金の率が異なるため、注意が必要です。

複数人でダブルチェックを行う体制を整えることで、ニューマンエラーを防止できます。中小企業の中には給与計算業務を属人化しているところがあるかもしれませんが、給与計算の詳しい担当者を複数人置き、ダブルチェックすることは有効です。

複数人がチェックリストに基づいて正確にダブルチェックを行えば、ミスを起こすリスクを軽減できるでしょう。

給与計算を行う際に、エクセルの計算機能を活用することも検討しましょう。

エクセルで関数を組めば自動で基本的な給与計算を行ってくれるため、手動で計算するよりもミスを起こすリスクを軽減できます。

インターネット上には、エクセルで給与計算を行うためのテンプレートがあります。テンプレートを使用すれば自分で関数を作成する必要がないため、給与計算のプロセスを大幅に簡素化できるでしょう。

必要な項目を入力しつつ、自社に合わせて微調整すれば自動的に給与計算が行われます。

自動計算機能を活用すれば、給与額や税金・社会保険料などを正確に計算してくれます。計算式さえ合っていれば正しい給与計算を行えるはずなので、効率的に業務を進められるでしょう。

給与計算でミスをしないためには、いくつか担当者が押さえるべきポイントがあります。

労働者との信頼関係を維持するためにも、以下で解説する内容を参考にしてみてください。

勤怠データの正確な管理は、給与計算の基盤です。従業員ごとの出勤・退勤時間や休暇の記録を正確に付けるために、勤怠管理システムを導入するとよいでしょう。

勤怠管理システムを使用すると、手入力で発生するミスを防げます。自動で勤怠データを登録し、リアルタイムでデータを管理できるため便利です。

給与計算業務を効率化するうえで、給与計算ソフトの導入も有意義です。勤怠データを自動で取り込んでくれる給与計算ソフトを用いれば、基本給や残業代、各種手当を自動で正確に計算してくれます。

また、定期的なアップデートを行い、常に最新の法改正に対応することで安心して運用できるでしょう。

社会保険料率をはじめとした給与計算に関連する法律は頻繁に改正されるため、最新の法令を常にチェックしましょう。

社会保険料率以外にも、最低賃金の改正や税制改正に伴う所得税と住民税の計算方法の変更が起こり得ます。

いずれも、企業としてのコンプライアンスを遵守するうえで知っておくべき事項です。

給与計算が終わったあとも、確認すべき事項は多岐にわたります。以下のチェックリストを活用して、ミスなく正確な給与計算を行いましょう。

勤怠管理ツールや給与計算ソフトを活用すれば、基本的にミスは発生しません。しかし、最終的に人間の目で確認すれば、より安心して給与事務を行えるでしょう。

給与計算のチェックリストを利用することで、各ステップを確認しながら着実に事務を進めつつ、ミスを防止できます。

さらに、以下のようなよくあるミスを意識的に確認すれば、より正確に給与計算を行えるでしょう。

• 労働者データの変更漏れ
• 法改正の対応漏れ
• 有給休暇の受理を巡るミス
• 残業代の計算ミス
• 諸手当の過誤払い
• 日割計算のミス（途中入社の労働者や途中で退職する労働者がいるとき）

給与計算を行う際には、常に新しい情報を反映させなければなりません。労働者の情報だけでなく、法改正が行われたときは正確に対応できているか確認しましょう。

ほかにも、有給休暇の受理を巡るミスや残業代の計算ミス、諸手当の過誤払いも起こりがちです。支給する手当の種類が多いほどミスが起こりやすくなるため、注意しましょう。

給与計算事務の負担を重く感じている事業主の方は、社会保険労務士にアウトソーシングするのもおすすめです。

社会保険労務士は社会保険手続きや給与計算の専門家であり、バックオフィス業務を任せられる存在です。給与計算のミスを起こすリスクも低いため、正確かつ迅速に給与計算を任せられる専門家を探している方は社会保険労務士に依頼しましょう。

給与事務の作業は、企業にとって重要な業務でありながらも直接的な利益を生み出しません。限られたリソースを生産性の高い業務へ振り向けるためにも、給与事務を社会保険労務士に任せるメリットは大きいでしょう。

給与計算は企業にとって非常に重要な業務であり、ミスが発生すると労働者からの信頼を失うだけでなく、法的な問題も引き起こしかねません。正確な給与計算を行うためには、こちらの記事で紹介したチェックリストを活用するとよいでしょう。

勤怠管理ツールや給与計算ソフトを導入し、ヒューマンエラーを発生させない取り組みも効果的です。自社に合っている方法を取り入れて、給与計算でミスが発生するリスクを軽減させましょう。

必要に応じて専門家と相談したい場合は、社会保険労務士にアウトソーシングするのもおすすめです。専門家に依頼すればミスが発生するリスクを最小限にでき、また労務に関するアドバイスを受けられます。

社会保険労務士法人とうかいでは、給与計算や社会保険手続きのアウトソーシングに対応しており、労務相談も行っています。給与計算では、クラウドサービスを活用して振込みから明細発行までまとめて代行いたします。