人事労務DXとは？
人事労務DXコンサルティングを実践している社労士が解説します。

最近耳にすることの多い、『DX』というワード。気になっている方も多いのではないでしょうか。そもそも『DX』とは「デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略で、ITテクノロジーによって、人々の生活をより豊かで、良いものへと変革させるという概念のことです。2004年にスウェーデンの大学教授によって提唱されました。

既存の価値観や仕組みに革新を起こすものとして、ビジネスシーンにおいても、注目が集まっています。とはいえ、日本の現状は、まだまだその推進が進んでおらず、このままだと日本企業の業務効率や競争力の低下は避けらない、2025年には約12兆円の経済損失が発生すると予測されています。この「2025年の壁」とも言われるDX危機をなんとか乗り越えるべく、徐々にDX推進を進める企業が増えつつあります。ITテクノロジーの進化に伴って、あらゆるビジネスにおいて、かつてない製品やサービス、ビジネスモデルが展開されるようになってきました。

デジタルトランスフォーメンションを推進するためのガイドライン（経済産業省）https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf

経済産業省は企業に向けた「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」を公表しています。DX推進のための経営のあり方、仕組み、経営トップのコミットメントや体制整備まで、現状の見える化の指標と診断スキーム構築するうえでのモノサシが定義されています。

大きく時代が変化しIT化も進む今、企業もより一層スピード感を増した変化が必要とされています。この変化に取り残された企業は、衰退していく恐れもあるでしょう。変化の時代にあわせて企業が成長していくには、DXが必要不可欠なものです。あらゆるビジネスシーンでDX化に拍車がかかる中、人事労務領域も例外ではありません。

既存のしくみやシステムを見直し、業務効率や改善、また属人化を防ぎ人材を適切に配置するといった対策が必要となってきます。昨今の新型コロナ感染拡大の影響や働き方改革によってテレワーク普及が進むなかで、より加速し、待ったなしの状況です。

人事労務領域には、従業員という「ヒト」を軸にさまざまな業務があり、採用、教育、労務、人事といった広範囲に渡ります。社員の人事情報、スキルやキャリアの把握、それに伴う人材配置やキャリアプランの支援など、ヒトに関するあらゆる情報のDX化が求められています。人事労務DXは、人事労務がより質の高い業務に注力・シフトチェンジしていくことが可能です。

昨今の潮流としては、給与や勤怠管理など、これまで紙の手続きや分散管理していた人事労務情報の処理など、DX化への取り組みによって、情報の集約化、分析で属人化した業務からの変革が期待されています。今、多くの企業が人事労務DXの取り組みに動き出しています。人事労務DXの成功が企業の発展に大きく影響するといえるでしょう。

現在の人事労務DXは、主に勤怠管理や給与、労務手続きなどのビジネスプロセスの見直し、自動化が主流となっています。どのようななメリットがあるのか確認していきましょう。

人事労務DXを推進すると、一番目に見えて効果を感じるのが、時間と手間の削減でしょう。例えば、給与情報は給与計算ソフト、勤怠情報はタイムカードや勤怠システム、人事評価の情報はExcel管理、各種労務手続きや届出情報は書類をファイリングして管理している、といった状態の会社はありませんか？　明らかに人事労務業務の効率が低下しているケースです。あちらこちらに分散されたデータや書類を確認したりと、想像するだけで非効率なのは明らかです。紙で慣れてしまった担当者には申し訳ないですが、それは日孤立なのです。もちろん、人事労務担当者にとっては、“正確な業務処理レベルを担保しつつ、納期を厳守する”だけでも、非常に労力と時間がかかり、人事労務DX推進の重要さは理解しているものの、とても手が回らないという声もあるかもしれません。

とはいえ、極端に言えば、労務管理に関することなら、ほぼすべてDXの推進が可能な領域です。人事労務DXの推進の一つとして、人事情報を一元管理、承認プロセスをクラウド化が可能となれば、これまでに追われていた分散していたデータの管理や、アクセス時間、書類を郵送したり、ファイリングしたりとする時間も短縮できるはずです。データ容量や紙書類の保管スペースの圧縮も可能となれば、コストメリットも大きいものでしょう。何より、短縮した時間を、人材活用のための業務にシフトしていくことが可能です。

採用活動を行なっている担当者は、“採用情報が大量で管理が大変”“応募者の採用進捗管理が負担”“募集しても、希望する人材が集まらない”など、悩みを抱えていることも多いでしょう。とくに中小企業の人事労務担当者は、業務範囲が幅広く、採用業務のみを専任で行なっているケースは少ないかもしれません。

そのような中、多くの人材を採用する場合には、履歴書、職歴書をチェックするだけでも、非常に多くの時間が必要です。また、自社の求める人材像など採用目的の共有が、関係者間で不十分なことによって、本来必要な人材を採り損ねたり、求職者との面談設定などのスピードが遅く、機を逸してしまうというケースもあり得ます。

人事労務DXの取り組みを進めることで、関係者誰もが同じ情報を共有し、採用の進捗状況もリアルタイムで可視化できれば、速やかな応募者へのレスポンス、求める人材へのアプローチ、面接のスケジュールや合否の決定も、スピード感をもって対応できるようになるでしょう。採用業務の管理的負担を大幅に軽減するのはもちろんのこと、求める人材へ最短でアプローチすることにつながります。人材不足が叫ばれる今、優秀な人材は、多くの企業から引き合いがあるはずです。複数の企業に併願している状況が当たり前です。一歩先んじて、アクションを起こすためにも、人事労務DX推進はメリットとして大きいものになるでしょう。

近年の働き方改革を皮切りに、このコロナ禍で進んだテレワーク。オンラインでの商談や社内会議なども、多くの企業で浸透したのではないでしょうか。人材教育においても、オンライン教育の要領がつかめてきたところかもしれません。一方で、リアルでのコミュニケーションの重要さも意識し始めているところです。インプットとアウトプット、リアルとオンラインのバランスを考慮した教育カリキュラムの策定や、その効果測定などは、やはりDX推進によって、より可視化・把握しやすいものとなるでしょう。

人事評価については、リモートワークが進み、上司が部下の業務を把握しづらく、評価が難しいといった声もあります。しかしながら、リアルなコミュニケーションが重要となる部分以外は、人事労務DXで大幅な工数が削減できるでしょう。個人やチーム単位での評価、定量的な評価と定性的な評価、今までの評価履歴など分散された評価データを集約することで、従業員一人ひとりの状況が可視化されます。

管理工数が削減できるだけでなく、今後の指導や目標設定のためのデータとして、根拠あるエビデンスとしての活用が可能でしょう。公正な人事評価は従業員のエンゲージメントを高める効果も期待できます。

人事労務DXの推進は、従業員の人事データが蓄積していくこにつながります。業務フローを可視化し、オペレーション業務の削減ができれば、人事のコア業務により集中できることになります。蓄積された人事データは、企業にとっての財産になりますし、コア業務への集中は戦略的な人事業務に注力できることに繋がります。

蓄積された人事データを分析していくことで、ハイパフォーマーの傾向や、退職者の傾向、採用後の活躍状況等、可視化できることによる適材適所の人材配置も可能です。従来、経営者や人事の経験や勘による人事の取り組みが、スピード感をもって戦略に実行できるのです。

人事労務DXを推進することで、質の高い業務にシフトチェンジしていくことが可能となります。

人事労務DXは、人事労務部門の業務効率化につながることは明らかです。さらに人事労務の変化は、企業全体に大きな影響をもたらします。企業全体の成長や発展にも貢献するとも言えるでしょう。

当社では、中小企業の人事労務部門のDX化を推進するサポートを行なっています。人事労務に関する専門知識をベースに、業務効率化や業務サポートなどさまざまな支援を行なっています。ITツールを活用した人事労務業務のソリューションも数多く行なっています。みなさまの企業が抱えているあらゆる人事労務課題に寄り添って、必要なアドバイスをしていますので、まずは、お気軽にご相談ください。