病気や事故により、働けなくなった社員が休職する場合、休職手当や休職期間中の社会保険料はどうしたらいいのか、困っている企業担当者の方は少なくありません。病気や怪我をした本人はもちろん、会社側もとても不安なのではないでしょうか。
この記事では、社員が休職した際の休職手当や休職期間中の社会保険料について詳しく解説していきます。休職の定義や退職勧奨についても紹介しているため、休職したい従業員への対応に困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
社会保険労務士法人とうかい
執行役員 社会保険労務士 小栗多喜子
同社、人事戦略グループマネージャーを務め、採用・教育を担当する。商工会議所、銀行、Adeco,マネーフォワードなどセミナーや研修講師も精力的に行っている。労働法のアドバイスだけではなく、どのように法律と向き合い企業を成長させるのかという経営視点でのアドバイスを得意としている。
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休職とは従業員が一時的に職務を離れ、その間は給与を受け取らず、職場に復帰することができる制度です。休職は、身体的・精神的な病気などの理由で、一時的に仕事を離れる必要がある場合に利用されます。ただし、休職の期間や条件は企業によって異なりますので、事前に確認することが大切です。
休職と欠勤は、どちらも仕事を休むことを意味しますが、その理由や扱い方に違いがあります。欠勤は、従業員が定められた勤務日に出勤せず、仕事を欠席することです。
休職は、例えば健康上の理由や家庭の事情などによって、一時的に仕事を離れる必要がある場合に利用されます。従業員は、復職することができるため、職場に復帰した際には再度、職務を担当することが可能です。
一方欠勤は、従業員が無断で休んだ場合や、有給休暇を消化した従業員が何らかの理由で短期間休む場合が該当します。また、欠勤が多くなると、業務上の責任や信頼性に影響を及ぼす可能性があるでしょう。
どちらも基本的に無給になりますが、休職の場合は協会けんぽまたは健康保険組合から傷病手当金が受け取れるケースもあります。
つまり、休職は一時的な離脱であり、復帰が可能である一方、欠勤は急な理由によって欠席することであり、その分の給与が削減されるという点が休職と欠勤の違いです。
休職にはいくつか種類があるため、それぞれ紹介していきます。
傷病休職とは、労働者が病気やケガなどによって労働ができなくなった場合に、一定期間、労働を休むことができる制度です。就業規則によっては、医師の診断書などを提出して、雇用主に申請する必要があります。傷病休職中は、給与の支給がありませんが、傷病手当金を受給することが可能です。ただし、復職する際には、労働者が再び労働を開始する前に、医師の診断書などによって雇用主に健康状態を報告する義務があります。また、労働者が傷病休職中に適切な治療を受け、復帰可能な状態になった場合には、遅滞なく労働に復帰することが求められます。
事故欠勤休職とは、傷病以外の理由により労働を休むことができる制度です。「事故」と名前が付いていますが、交通事故などが理由の欠勤を指すものではありません。具体的には、逮捕・拘留された場合やそれ以外の理由で無断欠勤ではない場合が該当します。休職期間中に復職が可能になればそのまま就労できますが、復職できなければ自動的に退職もしくは解雇することが可能です。
自己都合休職とは、災害復興支援やボランティア活動などを理由に休職する制度です。自己都合休職があるかどうかは、会社によって異なります。社員の想いを大切にし、貴重な経験を積んでほしいと、自己都合休職を設置している会社もあります。休職中は無給になりますが、社会保険料は支払わなければなりません。社員自身に振り込んでもらう必要があるため、担当者は気をつけましょう。
出向休職とは、労働者が一定期間自らの職場を離れ、グループ企業や関連会社で勤務する際に適用される制度です。出向休職は、多くの場合自己都合ではなく、会社の意向で行われます。出向休職には、休職期間中の給与や社会保険の扱い、休職前後の業務移行や代替措置など、様々な問題があります。出向先の業務内容や勤務形態、職務内容によっては、休職期間中に別の社会保険に加入しなければならない場合もあるでしょう。また、出向先の勤務先の就業規則や労働条件についても、事前に企業間で確認しておく必要があります。
組合専従休職とは、定期間、給与を受け取りながら組合の活動に専念するために休職する制度です。通常組合の業務は勤務時間外に行われますが、規模の大きい組合は勤務時間内に行う業務が発生します。休職期間中は、労働者は組合専従職員としての給与を受け取ります。企業が給与を支払うと法律違反になるため気をつけましょう。休職期間が終了した後は、労働者は通常の労働契約に戻ることになります。
公職就任休職とは、民間企業に勤務している従業員が、公職に就任するために一時的に企業を離れ、公職に専念するために休職することを指します。具体的には、国会議員、地方議員、市町村長、教育委員、公益法人の理事などが該当します。議員に当選した場合の対応や、裁判員に選ばれた際の給与に関しては、企業によって異なります。事前に就業規則を確認しておきましょう。
起訴休職とは、従業員が刑事事件で起訴された場合に、一定期間の休職を認める制度です。社会的な責任を果たすために、社員を一定期間休職させることで、企業の信頼性を保ちます。起訴休職には、法律による義務付けはありません。トラブルの可能性もあるため、導入は慎重に行うことが大切です。
社員が休職する際の手続きは、企業によって異なる場合があるため、まずは就業規則を確認しましょう。一般的な流れを以下に示します。
1. 休職の申請
2. 承認
休職申請を審査し、承認するかどうかを決定します。承認後は従業員に対し、休職に関する手続きや注意事項について説明しましょう。
3. 休職期間中の手続き
休職期間中には、健康管理やさまざまな手続きがあります。例えば、健康状態の確認や、保険料の支払い、復職前の準備などが該当します。
4. 復職の申請
休職期間が終了し、従業員が復職する場合は、復職のために必要な手続きや研修、職務復帰に関する打ち合わせなどが行われます。
以上が一般的な社員が休職する際の手続きの流れになります。ただし、企業によっては手続きが異なる場合があるため、事前に確認することが大切です。
休職期間が過ぎても復職が難しい場合、休職期間の延長や退職・解雇の手続きが必要です。休職後に退職すると、社会保険の資格を喪失する場合があります。
社会保険の資格を喪失すると、健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの給付を受けられなくなります。また、再度加入する場合には、新たに加入手続きを行うことが必要です。
ただし、労働者の権利保護の観点から、会社や社会保険組合は一定の措置を講じることが求められています。たとえば、協会けんぽの健康保険については、退職前に継続して2か月以上加入していた場合には、一定の条件を満たす場合に退職後も在職中と同様の保険給付を受けることが可能です。
休職中の従業員に対しても、原則的には退職勧奨は可能です。ただし、休職が従業員自身の意思に基づくものである場合や、病気休職などによるものである場合には、退職勧奨を行うことが不適切とされることがあります。
病気休職中の従業員に対して退職勧奨を行うことは、不当解雇とされるリスクがあります。また、休職が従業員自身の意思によるものであっても、退職勧奨を行うことが適切かどうかは、その背景や理由によって異なり、一定の配慮が必要です。配慮なく退職勧奨を行うと、違法とみなされる可能性があるでしょう。そのため退職勧奨を行う際は、休職期間が終了するまで行わないのが妥当です。
休職期間が終了しても復職が難しく、退職勧奨を行う場合には、労働法や就業規則に従い、適切な手続きを行う必要があります。具体的には、従業員と面談を行い、理由を説明し、合意の上で退職勧奨をすることが望ましいです。また、退職勧奨を行う場合には、従業員の人格尊重とプライバシー保護に十分注意する必要があります。
休職とは、精神的・身体的病気などが原因で、社員が一定期間職務を離れることを指します。休職期間が終われば、社員は復職することが可能です。
休職中は無給となりますが、休職手当を申し込めば、一定期間所得補填が受けられます。ただし、その期間中も社会保険料の支払いが必要になるため、支払い方法についてはしっかり確認するようにしましょう。
休職中の退職勧奨は不当解雇のリスクがあるためおすすめできません。休職期間が終了した際の退職や期間延長などの対応は、あらかじめ就業規則に明記しておくとスムーズです。
社会保険労務士法人とうかいでは、就業規則作成サービスを実施しています。労働問題の法的リスクを回避したいと考えている企業の方におすすめのサービスです。相談は無料で行っているため、ぜひ一度ご相談ください。