面接
労働者の権利意識が高まり、「超売り手市場」と言われる昨今、面接時の対応にご不安をお持ちの企業さまも多いのではないでしょうか。
こちらのページでは、面接において必要な準備、面接当日に気を付けるべき点、面接後のフォローなどについて解説します。
面接は準備が重要
面接は準備が重要です。
面接で何を話すかは決まっていますか？何を聞くかはもちろんのこと、何を話すかも事前に決めておく必要があります。
応募者は緊張や不安を抱えながら面接に来てくれています。
こちらの希望通りの人材だとしても、緊張や不安にのまれて本来の能力が思うように出せないことがあります。もし、そのせいで面接でアピールできなかったとしたら、そのために採用を見送ることがあったとしたら、それは企業側にとっても大きな損失です。
面接担当者は、まず会話をリードし、応募者の緊張や不安を取り除く必要があります。
また面接で聞いてはいけない質問や応募者への配慮不足もトラブルの原因となっています。
必要以上に気を使う必要はありませんが、面接の目的は人材の惹きつけです。
応募者に配慮し、準備を整えて、面接にのぞみましょう。
社内で決めておくべき5つのポイント
面接までに社内で決めておくべき、5つのポイントをご紹介します。
- 1社内の雰囲気の確認
自社で面接を行う場合は、面接があることを社員全員で共有しておきましょう。
応募者は担当者だけではなく、社内の雰囲気を気にしています。すれ違う際には明るい挨拶を心掛けましょう。
また、面接会場までの導線は整理整頓清潔にしておきましょう。社内が汚いことや暗いことが原因で選考を辞退されることも非常に多いです。
- 2面接の流れの確認
応募者と会ってから、面接が終わるまでの流れをシートにまとめておきましょう。
流れが決まっていない場合、不必要に雑談が盛り上がって時間がなくなってしまったり、聞きたいことを聞き忘れてしまうことがあります。
- 3面接シートの準備
応募者の何をチェックするのかをシートにまとめておきましょう。
チェックシートは希望の人材像をもとに作成します。
遅刻せずに来たか、あいさつの声は適切か、服装は清潔かなど、面接の振り返りができる項目をまとめておきます。
まとめておくことで、振り返り応募者を比較、検討することができます。
- 4応募者への質問
希望の人材像かどうかを確認するための質問を考えておきましょう。
また、履歴書などを事前に送付してもらっている場合は、その内容に応じた個別の質問も用意しておきましょう。
事前に用意しておくことで、面接の場で担当者が穏やかな雰囲気をつくることに注力でき、応募者の本音を引き出しやすくなります。
- 5基準の共有
希望の人材像とはどういう人なのか、どの基準でそれを判断するのかを社内で共有しておきます。
社内で共有していなければ、一次面接の基準と二次面接などで基準が異なってしまい、結局、会社が求めている人材ではない人材を採用してしまうことになりかねません。
応募者に伝えること
スムーズに面接が行えるように、下記のことを応募者に伝えておきましょう。
面接日時
在職中、離職中という応募者の状態によって時間帯を設定しましょう。
また応募者は面接のために時間を作ってきてくれますので、面接の所要時間も伝えることで丁寧な印象を与えることができます。
面接場所
事務所が一つだとしても、応募者にどこで面接をするかを伝えていなければ、応募者は不安になるものです。交通手段別に面接場所までの簡単な行き方や駐車場も一緒に伝えておきましょう。
持参するもの・服装
履歴書や職務経歴書、筆記用具など、当日に持参してほしいものを伝えておきましょう。
また最近は服装が自由の面接も多くありますが、応募者が実際に行ってみたら従業員が全員スーツだったなどのことがあるとよい印象を与えません。
服装に関しては応募者が悩みやすいポイントですので、服装指定の有無にかかわらず、当日の服装については指示しておいた方が応募者に安心感を持ってもらえます。
緊急時（遅刻や、場所が不明である場合など）の連絡先・担当者名
公共交通機関の遅れなど、当日に何があるかは分かりません。
連絡先が伝えてあれば、応募者もあきらめずに連絡をしてくれる可能性があります。
貴重な応募者を逃さないように、伝えておきましょう。
面接の進め方
一般的な面接の進め方例をご紹介します。参考としてください。
挨拶と自己紹介
面接官は応募者が会う数少ない企業側の人間です。応募者からすれば、面接官の印象が会社の第１印象となります。
応募者の緊張をほぐす意味もありますが、会社の顔として好印象を持ってもらえるように、挨拶と自己紹介から始めましょう。
何で求人情報を知ったか
最初は応募者も緊張していますので、簡単に答えられる質問をしましょう。また、何で求人情報を知ったかを聞いておくことで、次回の媒体決定にも役に立ちます。
希望職種の確認
希望する職種や働き方などの確認を行います。
応募の段階で聞いているかもしれませんが、重要な情報ですので改めて確認し、情報の齟齬を防ぎましょう。
自社の紹介
自社の経営理念や業務内容、事業計画を伝えましょう。
求人情報を見て応募してきたとは言っても、応募者が自社のすべてを把握しているわけではありません。
自社の紹介を行い、自社のことを魅力的に伝え、応募者の惹きつけを行ってください。
応募職種の仕事内容を説明
就職後にどのような仕事をするのかを、具体的に説明していきます。
応募者が最も知りたい部分なので、質問を受けながら説明するようにするといいでしょう。
質問
転職理由や志望動機などを聞きます。質問はその場で考えるのではなく、希望の人材像に合わせて、事前に用意しておきしょう。回答によって応募者のコミュニケーションスキルや職務適性をチェックします。
質疑応答
応募者からの質問に対して、回答をします。可能な範囲で、応募者が納得するまで情報提供を行いましょう。
終了の挨拶
応募者に結果通知予定日と通知方法を伝え、面接は終了となります。
結果の通知日を伝えることで、応募者がもし別の会社に内定したとしても、即判断するのではなく、自社の結果を待ったうえで考慮してくれることもあります。
面接は会社の印象を決める大事な場面です。
面接担当者は会社の顔として、誠意をもって対応をしましょう。
面接のポイント
面接のポイントは惹きつけと見極めです。
採用は「この会社で働きたい」という応募者と「働いてほしい」という企業のマッチングです。
面接は直接会って話ができるため、応募者に「この会社で働きたい」と思ってもらう絶好の機会です。
自社の経営理念や入社後の仕事内容などを熱意をもって話し、応募者に「この会社で働きたい」と思ってもらうようにしましょう。
もちろん、面接は見極めにも有効な機会です。
自社で活躍してくれる応募者なのかどうかを見極めるために、挨拶は元気よくできたのかなどの基準をまとめた面接シートなどを利用し、準備をしておきましょう。
しかし応募者も面接ではアピールしていますので、本当の姿を見せてくれるとは限りません。
適性検査などを利用することで、応募者の性格を見極めることも選択肢にいれておきましょう。
労働関連法令に基づいて質問事項を精査
面接は直接会って話をする機会だけに、ちょっとしたことで応募者の不満が溜まりやすく、非常にトラブルの多い場面です。
近年では、客先からのクレームやトラブルにうまく対応できるか、打たれ強いかを判断するために圧迫的な態度で面接を行った企業が、SNSにその様子を投稿されたりするなどのトラブルも発生しています。
面接には「配慮を必要とする質問」というのがあるのをご存知でしょうか。
配慮を必要とする質問は、適性と能力に関連がない項目として配慮が必要とされているのであり、実は「聞いてはいけない」訳ではありません。
あくまでも不必要な質問をしないという意味で、労働基準法第3条「使用者は、労働者の、国籍、信条又は社会的身分を理由として、賃金、労働時間その他の労働条件について、差別的取扱いをしてはならない。」ところからきています。
話が盛り上がってしまって、同じ高校出身であることが分かり、どの先生が好きだった？などは聞くことは問題ありません。
このほかにも健康に関する質問など、デリケートなことを聞く場合には注意が必要です。
近年では、面接の内容をボイスレコーダーなどで録音し、音声そのものややり取りをSNSで投稿することによるトラブルが増加しています。
面接担当者は大丈夫だと思っていても、社会通念上ではダメな場合も多々あります。
社会保険労務士は労働関係法令の専門家ですので、法に照らして精査をします。
不安な場合はご相談ください。
労働条件の提示
労働条件の提示は雇用契約書を使用しましょう。
労働者の募集や求人の申込においては、少なくとも、
- 労働契約の期間
- 就業の場所・従事する業務の内容
- 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
これら5項目は書面で提示しなければなりません（※労働基準法第15条）。
これらを提示しないことは、法令違反になることはもちろん、応募者からの不信感となりますし、トラブルになった際は会社側に不利になりかねません。
法令に則ったひな形を使用することで、手間も省け、不要なトラブルを防ぐことができます。
そのためにも、ひな形は作成段階から社会保険労務士などの専門家に確認を依頼し、きちんと法令に則ったものを作ることが大切です。
労働者と雇用主は対等な関係です。法律に則った契約を結びましょう。
不採用者への対応
不採用者への連絡はできる限り早く行いましょう。
面接での対応は企業としての対応として見られています。
不採用であれば、応募者は引き続き就職活動をしますので、なるべく早く結果を知りたいと思っています。
不採用の連絡すら送ってこないことをSNSや口コミサイトで書き込む応募者も増えています。
採否連絡は、選考結果が決定次第なるべく早く行い、あらかじめ『〇日後くらいには採否連絡を〇〇でします』とスケジュールと連絡方法を伝えておきます。
たとえ、今回は不採用だったとしても、不採用を早く伝え、誠意をもって対応することで、企業の評判がよくなり、今後の採用成功につながります。
自分たちも選ばれる立場
「採用後の定着」につながる面接方法を、
人事労務の専門家としてアドバイスします
面接は応募者を見極め、自社に惹きつける場です。
企業側は選考する立場でもありますが、同時に選ばれる立場でもあります。
中小企業で行われている面接の多くは、自分たちも選ばれる立場である視点が欠けているように思います。
挨拶して、いきなり志望動機を聞いていませんか？
労働条件の話だけをしていませんか？
面接を「選考の場」から「お互いをよく知る場」とすることが、採用後の定着につながります。
具体的に自社ではどのような面接をしたらいいかわからない、惹きつけるポイントが分からない、そのような悩みをお持ちでしたら一度私たちにご相談ください。
人事労務の専門家としてアドバイスさせていただきます。
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