給与は急に引き継げない!給与担当者が突然の退職?!
事前の対応方法を社労士が解説します。

給与担当者が突然の退職。みなさまの会社では、給与担当者が退職してしまったら、どのような影響が及ぶか把握していますか? 中小企業は給与担当者が1名のみだったり、そうでなくても具体的にどんな業務を行っているのかわからない、というケースも多いものです。

給与計算は、その業務の内容を知らない人からすれば、毎月のルーチンワークであり、「給与ソフトに数字を入力すればいいだけでは?」というイメージではないでしょうか。

しかしながら、給与計算は、計算自体は簡単なものでも、労働基準法や所得税法、社会保険の知識までさまざまな関連法規の正しい理解がないと、正確な職務を行うことができません。

今回は、もしも給与担当者が突然退職してしまったら、給与の計算・支払いに影響が及ぶことが予想される会社にむけて、給与計算を行ううえで押さえておくべきポイントについて解説していきます。

給与担当者の仕事とは?

もしも給与担当者が突然辞めてしまうかも。突然のリスクに備え、お困りごとを解決するお手伝いをいたします

社員が退職するとき、退職までに余裕があり後任者に引き継ぐことができれば理想的です。しかしながら、退職が決まれば、有給消化やら後任者が決まらないなど、業務の引き継ぎが捗らないことも多いのではないでしょうか? ましてや、急に退職が決定する場合も少なくありません。とくに業務に精通したベテラン社員の退職となれば、影響が大きいものです。給与担当者も同様です。会社の業績活動に関連する業務ではないものの、社員の給与に直結する重要な業務です。突然の退職ともなれば、大きな影響を及ぼしかねません。

まずは、給与計算の仕事とは、どんな業務があるのか確認しておきます。

給与計算の業務を簡単に説明するならば、社員の給与総支給額から税金や社会保険料などを計算・控除し、手取り額を計算、支払いを行うというものです。単純な仕事ではあるものの、社員一人ひとり税金や社会保険料は異なりますし、その根拠となる法律の知識が必要です。

加えて、会社の就業規則に定められたルールに従い、社員の勤怠を確認したうえで、計算しなければならないのです。ミスも遅延も許されない仕事ですから、担当者にとっては、神経を使う大変な仕事です。

給与担当者の適切な人数は?

最近では給与計算業務をアウトソーシングする会社も増えてきましたが、まだまだ自社内で給与計算を行っている企業は多くあります。とはいえ、中小企業などの場合、社員規模にもよりますが、1〜2名くらいで行っている場合が多いのではないでしょうか? 3名以上の担当者が必要になるような社員規模の場合は、逆に給与計算を外部委託しているほうが多いかもしれません。

給与計算担当者はおおむね100名ごとに1名配置するのが一般的な数字です。

ですが、給与担当者が突発的に休んだり、退職したりといったことを想定すれば、担当者が1人のみというのはリスクが高いでしょう。しかし、実際には給与計算の担当者は1人のみの会社は多いかもしれません。というのも、給与計算は非常に重要な業務であるものの、利益を生み出す業務ではないことで、担当者の人員を充実させるといったことには二の足を踏んでしまうのが現実だと思います。ただ、現実的に多くの中小企業が100名未満の企業であることもあり、ほとんどの企業が給与担当者が1名でこなしているのではないでしょうか?

給与担当者が退職を申し出てきたらどうする?

そんな給与担当者が突然「辞めたい」と言ってきたらどうしますか?

前述のように給与計算は、ごく少人数の担当者で行っていることの多い業務です。中小企業はなおさらです。そんな場合、給与担当者が突然辞めたいと言ってきたら、しかも引き継ぎの時間もないとなったら、大変です。給与計算を行うには、次々と改正が行われる労働関連法規や所得税法、社会保険や住民税の知識など把握している必要がありますし、実務につなげなくてはなりません。急に退職となれば、急に知識豊富な後任を見つけるのも至難の業です。とはいえ、自社で給与計算を行っている場合は、そうしたリスクにも備えておかなければなりません。

コンサルタント石黒の経営視点のアドバイス

中小企業のほとんどが給与担当者が1名だと思います。ですが、これは望ましい形ではありません。給与締めの後は自由に休むこともできませんし、業務フローがブラックボックスになりがちです。給与計算に何時間かけているか知っていますか?効率的に業務を行っているかどうかすらわからなくなってしまいます。健全な経営のためには給与担当者を2名以上にするか、アウトソーシングを検討しましょう。

ブラックボックスになりがちな給与計算業務。
担当者の退職は効率化のチャンス?

労務支援チームの民田です。
給与計算業務は、止めることのできない重要な業務です。早めの対策をおすすめします

ミスや遅延が許されない給与計算業務。社員の個人情報を取り扱うこともあって、限られた担当者が行っています。そのため、給与業務を具体的にどのようなことを行なっているかわからない、給与担当者のやり方に任せきりでコントロールが困難な状況だったり、ブラックボックス化になっている会社も多いようです。

もしも突然給与担当者が退職してしまったら…

もし給与担当者が月初めや月末など、ただでさえ忙しい時期に退職してしまったら…

業務量が膨れ上がり、対応が追いつかない事態は目に見えています。そんなことにならないよう、今のうちから対策を講じておくことをおすすめします。ブラックボックス化している給与業務を、この機会に見直し、効率的な業務プロセスを整えましょう。

事前対策を講じるためのポイントを押さえておきます。

事前に給与計算業務のノウハウをマニュアル化しておこう

みなさんの会社では給与計算業務についての業務プロセス書やマニュアルなどの用意はあるでしょうか? ないようであれば、ぜひ作成しておくことをおすすめします。給与計算は計算する項目が多く、少しのミスが大きな失敗につながります。また労働法や税法、社会保険などの知識だけでなく、自社の就業規則についても深い理解が必要です。属人化してしまうと、ブラックボックス、お手上げ状態になりかねません。ひとつひとつの作業を整理し、標準化したりマニュアル化してきましょう。

①給与計算の計算方法

期日を設定する

社員に給与を支払うときは、雇用契約により定めて給与額から、各種保険料や税金などを控除し、差し引き支給額を確定する作業を行います。給与については、毎月1回以上、一定の決まった期日に支払う必要がありますので、給与支払前の締め日を設定します。

締め日から支払日までに、給与計算を行い支給額を確定、金融機関への給与データ送信することになります。必ず、給与支払日から遡って、「締め日」「計算期間日数」「金融機関へデータ送信する日」を、決めておきましょう。

支払項目を決定

自社で支払う「基本給」「各種手当」「通勤手当」など、どのようなものがあるかすべて整理します。各種手当のうち、労働基準法上支払う必要のある「時間外勤務手当」「休日勤務手当」「深夜勤務手当」については、労働基準法の割増率を下回らないよう、また就業規則で設定している割増率を設定します。会社独自に設定している項目については、就業規則どおりに支払います。

控除項目を決定

源泉所得税、社会保険料などのほか、会社独自に控除するものがあれば整理しておきます。所得税や社会保険料は、法律で決まったルールのもと計算します。

②勤怠の集計方法

勤怠の集計期間を確認しておきます。勤怠の集計は、残業代にも関わる重要なプロセスです。会社が定めた所定労働時間や所定休日などをきちんと押さえておく必要があります。遅刻・早退・欠勤、有休なども就業規則に則って集計しなければなりません。さらに、会社によっては、事業場外みなし労働制、裁量労働制、フレックスなどさまざまな勤務形態を取り扱っている場合もあります。該当する勤務形態ごとの集計方法も整理しておきます。労働基準法に大きく関わる部分が多いので、法令違反とならないようしっかりとマニュアルに明記しておきます。

③社会保険等の手続き

給与担当者があわせて行なっていることの多いのが、社会保険の手続きです。「健康保険」「介護保険」と「厚生年金保険」などの社会保険料は、標準報酬月額に保険料率を掛けて計算します。会社負担分と社員負担分とがあり、社員負担分については総支給額から控除することになります。協会けんぽや健康保険組合によっても保険料率が異なりますので、自社の加入している保険制度をマニュアルにはきちんと明記しておきます。

毎年、定時決定と呼ばれる4月・5月・6月の3カ月間の給与の平均額を「標準報酬月額表」に当てはめて決定がされます。「算定基礎届」という届け出を提出することになりますので、どのタイミングで届け出し、決定されるのかも記載しておくとよいでしょう。また、定時決定以外でも昇給などによっても標準報酬月額が変動する場合もあります。どのようなときに変動するのかも、押さえておくとよいでしょう。手続きが多いものとしては、以下の通りです。

・資格取得届

・資格喪失届

・算定基礎届

・賞与支払届

・月額変更届

④毎月の流れ

給与計算を行ううえでの毎月の作業の流れもマニュアルに記載しておくと便利です。

記載の例(毎月勤怠締め15日、支給日25日の場合)

15日:勤怠締め日。

勤怠締め日までに人事異動や扶養家族の増減、振込先の変更がないかなど、確認しておきます。

16〜17日:勤怠情報を集計します。出退勤や遅刻・早退・欠勤、有休などをチェックし、残業時間などを確認し、確定します。

18〜19日:支給額・控除額を計算し、差し引き支給額を確定します。給与明細などの準備も行います。

20日:金融機関に給与振り込みデータの送信

25日:給与支給日。振り込みエラーなどがないか確認します。

月末:前月分の社会保険料の納付を行います。

翌月10日:社員から預かった源泉所得税や住民税を支払います。

⑤給与計算のQ&Aを用意しておくと便利

給与計算業務のマニュアル化を行うにあたって、便利なのがQ&Aを用意しておくこと。社員からよくある質問や、発生しやすいポイントなどをQ&Aにまとめておくことで、業務がスムーズに進みます。

給与計算のアウトソーシングも選択肢に

労務支援チームの高谷です。
中小企業においても給与業務のアウトソーシングも増えています。ご興味のある場合は、お問い合せください

これまでご説明してきたように給与計算業務は、ミスや遅延が許されないことに加え、専門知識が必要であるため、自社で人材育成していくのは結構労力がいるものです。

中小企業の場合はとくに大変なのではないでしょうか。給与担当者が退職するため、いざ後任をみつけようと思っても、なかなか適任が見つからないということもあるはずです。

そのような場合には、給与計算業務のアウトソーシングも選択肢として検討してはいかがでしょうか。

給与計算という個人情報にも関わる重要なデータを外部企業に渡すことに抵抗感の示す企業もありますが、情報漏えいについては、適切な管理を行なっているアウトソーシング先を選択することで、大きなハードルにはならないでしょう。逆に言えば、自社内で属人・ブラックボックス化した業務を、専門のアウトソーシング会社に委託したほうが、運用や管理が明確になり、リスク軽減につながる可能性もあります。

さらに給与計算はアウトソーシング会社に委託し、その業務に携わっていた人員を、他の戦略的な業務にアサインするといったことも可能になります。

いきなりアウトソーシングはできない。
専門家と相談しながら、アウトソーシングを。

メリットの多い給与計算のアウトソーシングですが、いきなりアウトソーシングに丸投げしてしまうのは、非常に危険です。かえって、ミスが増えたり、コスト増にもつながりかねません。

重ねて言いますが、給与計算は関連する法律の範囲が広いことに加え、就業規則に準拠する形で進めていかなくてはなりません。また、企業独自の事情に応じて、カスタマイズしなければならないことも多く、業務プロセスが複雑になっている場合もあります。まずは、上記の給与計算のマニュアルでもご説明したポイントに沿って、専門家と相談しながら、整理していくことをおすすめします。複雑なプロセスのままアウトソーシングするのではなく、アウトソーシングする際には複雑化したプロセスをシンプルにわかりやすく整えるよう、移行するのが望ましいでしょう。

コンサルタント石黒の経営視点のアドバイス

給与計算のアウトソーシングを選ぶ際は、業務の流れから一緒に効率化を考えてくれる専門家を選びましょう。アウトソーシングの立ち上げのヒアリングをしていると、アウトソーシングすることで専門知識はカバーされても手間がかかっているケースが散見されます。
アウトソーシングをすることで業務の効率化をはかれる専門家に依頼しましょう。

コラム 給与計算トラブル事例

給与計算はミスや遅れが許されないというものの、けっこうミスが多い業務でもあります。給与担当者であると、1度や2度給与トラブルになったことはあるのでではないでしょうか?

自社で発生させないよう、どんなトラブルが発生しやすいのかみておきます。

情報漏洩

うっかりミスとして多いのが、給与明細の印刷したまま放置しているケース。

他の社員も利用するプリンタから出力したにも関わらず、忘れて印刷しっぱなしにしてしまったというものです。他の人の目に触れないよう、取り扱いには十分な注意が必要です。また、給与明細を誤って別の人に配布することにも注意が必要です。

給与計算ミス

社会保険料を間違えたり、残業代の計算を誤ったり、給与計算自体のミスは発生しやすいものです。

勤怠の情報を、給与計算ソフトに入力する際に、誤って入力し、残業代が正しく計算されなかったというようなことも起こりえます。とはいえ、勤怠システムから自動化で給与計算ソフトにデータ投入する仕組みと整えるなど、人的な入力ミスは、運用によってカバーできることも多いはずです。

少しのミスが大きな影響を与えないよう、ミスが起きそうな作業については、見直しが必要でしょう。給与計算のミスで間違った給与を支払ってしまうことで、トラブルに発展すれば、未払い賃金で訴えられる可能性もゼロではありません。

社会保険料の改定

社会保険料が改定されているにも関わらず、給与ソフトに反映せず、そのまま給与を支払ってしまったというケース。

社会保険料の改定をきちんと反映させなければ、毎月の給与額にも影響します。また、社会保険料を改定しなければならないにも関わらず、そのまま届け出を忘れていたという逆のケースもあります。こちらは将来の年金額などにも影響しますので、より影響度は大きいものです。昇給・降給などの際は、届け出や改定のミスがないよう、十分注意しなくてはなりません。

 

給与計算でよくあるミスやトラブルは、入力ミスからくる計算間違いや、労働基準法をはじめとした法令をきちんと理解していないことから発生することが多いようです。入力ミスに限ったことで言えば、なるべく手作業で入力する手順を減らすなど、運用方法を見直すことで改善できることも多いかと思います。

まとめ

貴社の方針に一番フィットする給与計算業務の進め方について、アドバイスさせていただきますので、お気軽にご連絡をお待ちしています

給与計算は属人的な業務になりがちです。会社としては、給与担当者が急病になったり、突然退職してしまって業務がストップしてしまうという事態は、非常に大きいリスクです。当然ながら、担当者が辞めたので、給与の支払いが遅れる、というわけにはいきません。そうしたリスクを未然に防ぐために、事前の対策として何ができるか、アウトソーシングも含め、検討してはいかがでしょうか。

「自社内で給与計算を行いたいが、担当者の退職リスクには備えたい」

「思い切ってアウトソーシングして、担当者をコア業務に集中させたい」

アウトソーシングを依頼することで、経営者や担当者が本業に専念することができます。見えていないコストを一度棚卸して、業務効率化を目指してみませんか?

最後に、社会保険労務士法人とうかい顧問契約のサポート内容をご紹介します。

給与担当者の急な退職時の相談にのります。

「給与は急に引き継げない」とは言ったものの、やめてしまう社員と引き留めても仕方ありません。
その際は、ぜひご相談ください。一連の業務の棚卸からアウトソーシングの流れの構築まで丁寧に対応させていただきます。

オンラインで全国対応

給与計算のリスクのひとつとして給与の情報漏洩リスクがあります。
近くの社労士に頼みたくない…と思われる方もいらっしゃるでしょう。私たちはオンラインで完結できるサービスを提供しています。そのため、全国どこでも対応いたします。まずは一度ご相談ください。

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