人事労務業務の効率化をはじめ、人材不足の対応策やコア業務の集中を目的として、自社の業務を外部に委託するアウトソーシング。
人事労務業務においてもアウトソーシング活用されている会社が増えています。とくに最近ではリモートワークも進み、オンラインでスピーディーにアウトソーシング業務が完結できることが求められるようになってきました。
今回は、人事労務業務のアウトソーシングを検討している経営者や担当者が、どのような視点でアウトソーシング活用を検討すべきか、オンラインでのアウトソーシングに詳しい社労士が解説していきます。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri
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社労士の加藤です。そもそものアウトソーシングについて解説します。
アウトソーシングとは、社内の業務の全部または一部を、外部の会社や事業者に委託することをいいます。
業務の効率化や従業員のコア業務集中を目的として導入されることが多いサービスです。
また、専門知識を有する業務などを、外部の専門家に委託するアウトソーシングも多いでしょう。
社内に専門人材を持たない会社などで、活用されています。各社で置かれている環境、組織の課題によって、どのように活用するかは異なります。
自社の業務を、社外に委託するという意味で、「業務委託」「クラウドソーシング」といったサービスと区別がわからないという声もあるでしょう。
アウトソーシングとそれぞれの違いは、明確な違いというものではありません。
業務の対象範囲・スコープ、業務を実現するための依頼先など、名称の捉え方はさまざまです。またサービス会社に委託するのか、フリーランスなどに業務を委託するのか、といった呼称もそれぞれ異なっていると言えるでしょう。
なぜならば、広義の意味で捉えれば、業務委託もクラウドソーシングも、社外に業務を委託するということではアウトソーシングとも捉えられるからです。
とはいえ、一般的にイメージしやすいのは、アウトソーシングが特定業務の専門知識を有すると会社などに業務を委託するというものに対し、クラウドソーシングは、ネットを利用し、個人などに仕事を委託するものとなります。「クラウドワークス」「ランサーズ」「ココナラ」といったサービスで有名でもあります。
アウトソーシングをしたものの失敗はしたくないものです。アウトソーシングの導入を検討するとき、まず気をつけるべきポイントはなんでしょうか。
そのためにまず重要なのが、アウトソーシングすべき業務の問題課題を明確にすることです。
アウトソーシングすることで、どのような目的・目標を達成したいのか、そのために現状の問題整理と課題を明確にするのです。
問題・課題を解決するため、業務プロセスを改善することの１つとしてアウトソーシングを利用していくのです。アウトソーシングした場合の効果の試算も必要でしょう。
何も分析しないまま走り出し、アウトソーシングの委託会社に丸投げは、失敗する典型です。
人事評価制度などはコア業務の代表例です。
アウトソーシングをするにあたって、現状の問題・課題の整理や分析ができたら、実際にどの業務をアウトソーシングしていくのかを検討していくことになります。
多くの会社では「コア業務」「ノンコア業務」の視点で切り分け、定型業務のようなノンコア業務をアウトソーシングするのが一般的です。
| 人事労務・採用 | 経理 |
|---|---|
| ・給与計算/社会保険事務 ・勤怠管理・評価制度業務 ・健康診断管理 ・採用計画/戦略策定 ・母集団形成 ・応募者管理 ・採用業務/面接代行 ・福利厚生管理 ・労務規定管理 ・コンサルティング | ・伝票入力 ・売掛金管理 ・入金管理 ・支払管理 ・決算業務 ・税務業務 ・経費精算 ・与信管理 ・申告業務 ・コンサルティング |
| IT | 総務/事務全般 |
| ・インフラ設計 ・システム運用/保守 ・サポート ・コーディング ・セキュリティ管理 ・ネットワーク管理 ・サイト管理 ・データ分析 | ・備品管理 ・来訪者対応 ・データエントリー ・文書管理 ・郵便物管理 ・電話対応 ・コールセンターやヘルプデスク業務 ・購買管理 |
| 営業/販売 | マーケティング |
| ・受発注業務 ・請求書発行 ・データ入力 ・ルート営業 ・貿易事務 ・契約管理 | ・SNS投稿 ・プレスリリース ・webコンテンツ配信 ・メルマガ作成/配信 |
ひと昔前までは、会社から近い地元の社労士事務所に相談をしたり、手続きを委託するといったイメージが強かったのではないでしょうか。
デジタル化が進み、ビジネス環境も変わっている中、社労士業界だけ昔のまま、というわけにはいきません。
最近、ずいぶん増えたのが、オンライン対応の社労士事務所です。
地元の社労士事務所ではなく、全国を見渡し自社に合った社労士事務所を選択できるようになったのです。
労務に関する相談は、ZoomやChatworkなどWeb会議システムを利用すれば簡単に相談が可能ですし、手続きに関してもさまざまな労務系クラウドサービスが豊富にあります。
社労士がクライアント先に訪問する時間やコストを考えれば、オンラインで対応できる分、低コストの実現が可能となっています。
このように、日常的に発生する手続きの多くがオンラインで完結できる時代になっているのです。
もう机の上が紙で埋もれることも、紙のファイルに保存する手間も、逐一過去のファイルを引っ張ってきて処理データの記録を探す時間も必要ありません。
これを利用しない手はないでしょう。
注意することは、ホームページなどでしっかり比較検討することです。
ただ単にオンラインでアウトソーシングを受けている会社は危険ですが、セキュリティやサポート体制にこだわっていたり、すでに利用されている方の評価が具体的で高い会社であることが一つの基準でしょう。
社労士の長谷川です。初めて社労士へアウトソーシングされる方のなかには、要望をまとめ切れていない場合が多いです。
アウトソーシングを導入してみたいものの、漠然としていて何から依頼すればわからないといったお悩みはありませんか？
自社の業務のどの部分がアウトソーシングして効率化するのかイメージできない、という場合もあるでしょう。
とはいえ、どんな会社でも社員を雇用している限りは、労働保険・社会保険の手続き、給与計算業務が発生します。
アウトソーシングによって問題・課題を改善、解決する可能性はあります。まずは、自社の問題・課題を棚卸するところから、社労士に相談してみてはいかがでしょうか。
専門家の視点から、自社で気づかなかった人事労務業務の改善策や効率化のヒントが探れるかもしれません。
社労士の小栗です。ご状況をお伺いしながら、御社に合ったアウトソーシングの形をご提案します。
自社の社会保険手続きや給与計算業務をアウトソーシングしてみたい、と考えている経営者は多いでしょう。
「アウトソーシングすることで、担当者をコア業務に専念させたい」「専任担当者がいないので、専門家の力を借りたい」「担当者の異動や退職に備えたい」と、その理由はさまざまなはずです。
ただ、興味は持っているものの、忙しさの中、その一歩が踏み出せないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？
社会保険労務士法人とうかいでは、導入時から運用後も「スマート」なアウトソーシングをお約束します。
一般に、アウトソーシング導入の際など、業務フローの見直しに伴い一時的に企業のご負担が増えてしまうことが多いです。しかし「成長に伴走する社労士事務所」を掲げる弊社としては、アウトソーシングいただくことで、コア業務に集中できる時間を少しでも多く創出したいと考えているからです。
そのため、弊社アウトソーシングの特長としては、オンラインファーストの考えのもと、手続きもやりとりも全てオンラインで行っております。あまりなじみのない場合は、対面の方が安心と思われるかもしれません。
しかし、すでに350社以上のお客様に対して実績がございます。
また、時と場合に合わせてzoomでの面談も設定可能ですのでご安心ください。
現在、弊社では60分の無料相談を実施しております。
「オンラインで進めるアウトソーシング」がどのくらい効率的なのか、また企業ごとにどれだけ業務を削減できるのかについて、実際にご体感いただけます。まずは、お気軽にご活用ください。
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