社会保険手続きと給与計算のアウトソーシング。
同じ委託先がベストか？メリット・デメリットを解説します。

企業の人事労務業務の担当者が行う業務は、頻繁に行われる法改正をはじめ、年々複雑化する一方、スピードも求められます。とくに社会保険手続きや給与計算業務は、企業の利益活動に直結する業務ではないものの、どんな会社であっても必ず必要であるものです。専門的な知識が必要な場面も多く、担当者への業務負荷は大きいものです。企業によっては、専任の担当者はおらず、経営者が行なっているケース、小規模の会社であれば、担当者がバックオフィス全般業務を兼任している場合もあるでしょう。そこで、業務の効率化や担当者の負荷軽減、外部スキル活用など目的に、業務のアウトソーシングを検討している会社もあるはずです。

とはいえ、社会保険手続きや給与計算のアウトソーシングは、正確にスピーディーにミスのない仕事をしてくれる委託先であること、加えて社員の重要な個人情報を扱うためセキュリティがしっかりしている先でなければと考えると、興味はあるものの二の足を踏んでいるということもあるかもしれません。

どのような委託先を選んだらよいのか、「社会保険手続きだけをアウトソーシングしようか？」「給与計算とセットで委託しようか？」「別々の会社に委託すべきなのか？」お悩みはさまざまです。従業員数の規模感によってもどのようなアウトソーシングがよいのか異なります。

【数名〜10名未満】
小規模企業の場合は、社長自身が社会保険手続き・給与計算を行なっている場合や、担当者が複数の業務を掛け持ちしている場合も多いのではないでしょうか。数人規模で、勤務形態などのバリエーションがない場合には、給与計算といっても比較的負担は少ないかもしれません。場合によっては、顧問税理士事務所などが給与計算を行なってくれる場合もありますので、検討してみるのもよいでしょう。ただし、社会保険手続きについては、税理士の業務範囲外ですので、社会保険手続きをアウトソーシングしたい場合には、別途、社会保険労務士や委託会社を選択する必要があります。また、ベンチャーやスタートアップの場合には、業績向上や企業の成長にフォーカスしているため、社会保険や給与計算といった労務に関係する部分には手薄になりがちです。仲間内レベルの時点では大きな問題はないかもしれませんが、徐々に従業員を雇ったりしていくことを念頭に置くと、労務に関する業務はないがしろにはできません。会社の成長スピードに応じて、労働関連法規への対応と社会保険手続き業務、給与計算業務をどのように行なっていくか検討していくほうがよいでしょう。

【10名以上〜50名未満】
従業員が10名を超えると就業規則を整備し、労基署に届け出るなど、労務の業務がぐっと幅広くなります。労働関連法規や基本的な税法の知識などがないと、社会保険手続きや給与計算を行う際に困ることが増えてくるかもしれません。ただ、このくらいの従業員規模だと専任の人事労務担当者を置いているケースは少ないかもしれません。経理や総務と兼務しているというようなケースも多いでしょう。アウトソーシングを検討する際には、どの業務に一番負荷がかかっているのかという課題の洗い出しが必要です。社会保険手続きも給与計算業務もすべてワンストップで請け負うサービスも多いので、つい“丸ごと委託してしまいたい”という担当者の気持ちもわかります。しかし、その分サービス料などの負担が大きくなることも否定できません。自社のアウトソーシングが必要な業務のスコープをしっかりと把握することで、無駄な費用の支出は抑えられますので、マストでアウトソーシングしたい部分を明確にすることをおすすめします。必ずしも、社会保険手続きも給与計算もすべての業務をアウトソーシングすることが効率化につながるとも限りません。コストとどう見合うかもしっかりと検討しましょう。

【50名以上〜】
従業員が50名を超えてくると、職種によって勤務シフトが違ったり、パート・アルバイト、契約社員などさまざまな雇用形態の従業員がいます。給与計算であれば、雇用形態ごとに計算方法が異なりますし、勤怠情報の集計や休暇の管理などまで、担当者の負担が大きくなってきます。社会保険に関する手続きも、従業員が増加するにつれ、煩雑になってきますし、専門知識も必要になってきます。このまま社会保険手続きや給与計算を内製で行なっていくのか、アウトソーシングを活用するのかを本格的に検討する段階でもあります。内製であっても、アウトソーシングであっても、どちらにもメリット・デメリットはあります。

○内製するメリット・デメリット
従業員数が50名程度なのか100名を超えているかによって、また勤務シフトのバリエーションによっても、どの程度担当者に負荷がかかるのかは、企業ごとに異なります。ただ、業務負担はあっても、内製する場合には担当者の知識がノウハウとして社内に蓄積されるというのはメリットとしては大きいでしょう。社内に労務ノウハウを蓄積していきたい、多少の負荷はかかっても内製で行なっていくという判断もありえます。一方で、担当者に他の業務にチャレンジしてほしい、コア業務に人員を投入していきたいといった場合には、内製していることで時間が割けず、活用しきれないといったデメリットもあるかもしれません。

○アウトソーシングのメリット・デメリット
内製で社会保険手続きと給与計算業務を行う場合には、給与計算のソフトウェアをはじめとしたシステム関連費用のほか、担当者の人件費、教育コストなどが発生します。一方、アウトソーシングは、自社にシステム等を保有したり、更新料などの必要もないので、コストを抑制できるメリットがあります。また、頻繁にある法改正などにもスピーディーに対応してもらえる点では、アウトソーシングには大きなメリットがあると言えるでしょう。ただし、従業員の重要な情報を取り扱いますので、委託するアウトソーシング選びを誤ると、安全に取り扱いがされなかったなどリスクも保有している点は注意が必要です。さらに、アウトソーシングするからといって、すべての業務負担から解放されるわけではありません。アウトソーシング会社とのやりとりや、一部の業務は残ることもありますので、委託する業務スコープやプロセスを確認することが重要になってきます。

社会保険手続きや給与計算は、時間や手間のかかる複雑な業務が多く存在します。そして、この２つの業務は、深く関連している業務でもあります。アウトソーシングを検討するときには、同じ会社に一括して委託するべきか、悩むところでしょう。社会保険手続きと給与計算を同じ会社にアウトソーシングするときに押さえておきたいポイントを確認します。

○同じ会社にアウトソーシングするメリット

従業員の社会保険手続きから給与計算まで、一括して業務を行ってくれるアウトソーシングサービスもあります。アウトソーシング会社とのやり取りも窓口が集約されますし、ワンストップで対応してもらえれば、効率がよいでしょう。社会保険手続き、給与計算をそれぞれのアウトソーシング会社に委託する場合には、社会保険の手続き情報を、給与計算を行うアウトソーシング会社に受け渡すなど、やり取りに時間がかかるはずです。変更点が発生した場合なども同様です。その点、同じ会社にアウトソーシングする場合には、情報のやりとりの手間やタイムラグが発生しにくいと言えます。

○同じ会社にアウトソーシングするデメリット
同じ会社にアウトソーシングするメリットは大きいものですが、その分コストがかかるのは当然のことです。アウトソーシングする業務をしっかりと洗い出し、プロセスも確認しておかないと、かえってコストがかかり過ぎてしまうこともあり得ます。社会保険手続き、給与計算手続きのどの部分をアウトソーシングしたいのか、しっかりと確認しておきましょう。