ITをつかったアウトソーシング。
委託先の選び方をITに強い社会保険労務士が解説します。
企業の実務担当者の行う業務は、年々複雑化しており、加えてスピードも求められます。
一方で、人手不足や高度な知識が必要な場面も多く、すべての業務を行うためには、担当者に大きな負荷が生じています。
そこで、業務の効率化や担当者の負荷軽減、外部の専門家スキル活用などを目的として、アウトソーシングを利用する企業が増えてきました。とくに最近ではDX化も進み、ITを利用したアウトソーシングサービスも多く見られるようになってきました。
今回は、アウトソーシングを検討されている企業の経営者・担当者のみなさまに、ITを使ったアウトソーシングについて、ITに詳しい社労士が解説していきます。
この記事の監修
社会保険労務士法人とうかい
社会保険労務士 小栗多喜子
これまで給与計算の部門でマネージャー職を担当。チームメンバーとともに常時顧問先350社以上の業務支援を行ってきた。加えて、chatworkやzoomを介し、労務のお悩み解決を迅速・きめ細やかにフォローアップ。
現在はその経験をいかして、社会保険労務士法人とうかいグループの採用・人材教育など、組織の成長に向けた人づくりを専任で担当。そのほかメディア、外部・内部のセミナー等で、スポットワーカーや社会保険の適用拡大など変わる人事労務の情報について広く発信している。
主な出演メディア
・NHK「あさイチ」
・中日新聞
・船井総研のYouTubeチャンネル「Funai online」
社会保険労務士 小栗多喜子のプロフィール紹介はこちら
https://www.tokai-sr.jp/staff/oguri
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アウトソーシングとは、外部（Out）から調達（Sourcing）するという意味合いで、業務の全部または一部を外部のサービス会社に依頼する方法です。
さまざまな業務がアウトソーシングの対象となっています。
現在、多くの会社は、情報技術が急速に進歩しているなか、業務を内製のみで完結すること自体が難しいかもしれません。社内で技術や高度な知識の習得、それに伴う人手をどうするのか、多くの問題・課題を抱えています。
そこで、その問題・課題の解決を図るためにアウトソーシングを活用していこう、同時に業務の品質も高める効果を期待しよう、という動きが見られます。
とくに、業務のスピード感、ワンストップで行えるサービスとして、ITを効果的に活用したアウトソーシングが主流となりつつあります。
すでにデジタル化は主流になりつつあります。
なぜ、今ITなのか。なぜITを活用したアウトソーシングが主流となりつつあるのか。
それはもちろん昨今のDX化の流れが大きいでしょう。
昨今のDX化の動きはアウトソーシングについても、大きな影響を与えています。とくにバックオフィス関連の業務は、ここ数年で紙書類の廃止、押印の廃止、行政届出の電子申請への移行など、DX化は大きく進歩しました。
やっと進んだという声もありますが、こうしたDX化は今後もさらに進んでいくはずです。
アウトソーシングにおいても、この動きに対応できるものでなくてはなりません。
業務を行うためのクラウドシステム、ChatworkやSlackなどの会社とアウトソーサーとの連絡手段、各種成果物としてのデータ、データ分析といったデジタル情報を取り扱うことによって、業務が進行していくことのほうが多いのではないでしょうか。
DX化の流れに乗って、さまざまな業務においてITによるアウトソーシングの活用が進んでいます。その一部を見てみましょう。
資料作成やデータ収集など、バリエーション豊富な事務業務などが、オンラインを通じて発注できるのが魅力です。
アウトソーサーによって、強みとなる専門分野もあるケースも多く、「人を雇用するほどではないけれど、外部の力を借りたい」という場合に、業務依頼できるのが特徴です。
総務アシスタント、経理アシスタント、人事アシスタントといった、各種業務のサポートをオンラインを通して、行なってくれるというものです。
アウトソーシングではありますが、会社側からの指揮命令のもと仕事をこなすといった側面もあり、リモートスタッフといった色合いが濃いケースも多いでしょう。
今や経理・財務業務はシステムを利用せず、業務を行っているといった企業はないでしょう。
しかも、会計システムを軸に、経費精算システムやCMS、インターネットバンキングまで、ITとは切り離せないのが経理・財務の業務です。
アウトソーシングにおいても、ITの強みを生かし、多くのアウトソーサーがサービスを提供しています。
とくに会計のプロフェッショナルなどがコンサルティングに揃っている会社などもあり、多くの会社で活用されています。
人事労務・採用アウトソーシングを活用している企業は非常に多く、また届出等の電子化も進んだこともあり、ますます利用するケースが多くなっていくでしょう。
とくに給与計算や社会保険事務などは、関連する法律も多く、改正の都度対応していかなくてはならない手間や負担を課題にしている会社も多くあります。
そこで、給与計算や社会保険事務を思い切って、外部に委託してしまおう、というわけです。ITを使ったデータのやり取りで完結できることが多いので、比較的アウトソーシング導入は簡単で、効果も目に見えて感じられるはずです。
そのほか、最近では採用業務についても、アウトソーシングするケースもあります。
応募者管理や母集団形成など、ITを活用できる場面が非常に多いことから、内製で社員の負担をかけるより、アウトソーシングしてしまうケースが多いのかもしれません。
ITに関する業務のアウトソーシングも興味を持っている企業は多いはず。
ITは情報技術の進歩は早く、IT企業ならともかく、その他業種の場合、自社内でIT人材を確保していくのが難しいという場合も多いようです。
IT企画から要件定義、開発・運用までフルアウトソーシングしたり、セキュリティ管理のみ、サイト管理のみ、といった一部をアウトソーシングするケースもあります。
ITを利用してのアウトソーシングに限らず、アウトソーシング全般に言えることですが、メリットとすると自社で長期間をかけて人材育成しなくとも、専門スキルを外部で調達できることでしょう。
自社のスタッフは、その分コア業務に集中させることができるというわけです。
とくに定型的な業務などは、自社の社員を専任で担当させるより、人件費や固定費が抑制できるというわけです。
一方で、外部に委託するわけですから、今まで社内で蓄積されてきたナレッジは、どのように活用していくかが課題となっていくでしょう。
アウトソーサーに丸投げ状態になってしまうと、ガバナンスとして問題が生じることもあるかもしれません。また、ITはスピード感、データ活用などメリットが多い反面、管理を誤ると情報漏洩のリスクが高まることもあります。
いずれにしても、自社にとってのメリット・デメリットをよく検証したうえでの、導入が必要となります。
ITを利用したアウトソーシングのサービスは、ネットを検索しただけで何十社とあがってきて、何がどう良いのかわからないということがほとんどかもしれません。
「どんなポイントを比較していいのかもわからない」「とりあえず何社か見積もりをもらってみた」といった声もよく聞きます。もちろん、相見積もりは必要ですが、その前に確認してほしいポイントがあります。
例えば、人事労務に問題・課題を抱えている会社があったとしましょう。
その場合、どのような選択肢を考えますか？ 給与業務に問題・課題があるのか、社員の健康管理なのか、それとも社会保険などの手続きが多く困っているのか、企業によって、その悩み事・困り事はさまざまなはずです。まず、その問題・課題、悩み事・困り事を、明確しなければなりません。
そのうえで、どのようなサポートが必要なのか考えていくのです。また、アウトソーシングといっても、アウトソーシング先は母体がさまざまです。
人事労務業務を依頼するにもシステム会社、人事代行会社、社会保険労務士など、得意とする分野が変わってくるのです。また、例えば社会保険手続き業務など、社会保険労務士でしか受託できない業務など制限もあります。
まずは、アウトソーシングしたい業務範囲を自社内で整理するとともに、得意とする業界や実績を確認したうえで、ITを利用したアウトソーシングが可能なのかチェックしていきます。
もちろんシステム会社においてITを利用したアウトソーシングが不可能といったことはないでしょうが、ITは得意なものの人事労務の専門知識が低い、といった場合は、アウトソーシングの最大効果を得られることができません。
人事労務の専門知識とIT環境を両輪で兼ね備えている先を選択することをおすすめします。そのうえで、コスト比較するのがよいでしょう。
安心してお任せいただけるアウトソーシング体制を作っております。
以前は、アウトソーシングというと、大きな企業がまとめて給与業務を外部に委託する、経理業務を委託するといったイメージが強くありました。ただ、昨今は、大企業のみならず、中小企業、数人規模の会社まで、多くの企業に利用されるようになってきました。
逆に、規模の小さい会社においては、専門知識を保有する人材の採用が難しく、アウトソーシングを活用したほうが効率的だとの発想から利用されているケースもみられます。
アウトソーシングすると、自社内にナレッジが蓄積されないと危惧する方のお気持ちも分かります。人事異動のほか、もしも自社の担当者が長期で休んだり、急に退職した場合を考えてのことと思います。
しかし、その心配が不要となればいかがでしょうか。
弊社のアウトソーシングではチャットワークを使っており、過去のやりとりが記録として残ります。また、基本やりとりは担当者同士になりますが、チャットワークには副担当・部門長など関係者も入れることができるため、業務の見える化が常に可能です。
法律など知識面も各専門家がチームで対応しますので、ご安心ください。
少しでもご不安やご不明な点があれば、サポートさせていただきますので、まずは60分の無料相談をご利用ください。
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