問合せ応募

問合せの記録・管理

問合せがあった際に、

  • どの媒体から
  • いつ問合せがあったのか

記録しておくことが重要です。

問い合わせの対応に集中してしまい、記録を取り忘れてしまうと、採用活動の振り替えることができなくなります。

何名の応募が来て、何名と面接ができ、何名が実際に入社したのか…など、採用のステップのどこでつまづいているのかを明らかにしなければ、採用活動はうまくいきません。

応募がきていない企業と内定辞退が多い企業では次の打ち手が違ってくるからです。

少なくとも、応募者がいつどの媒体を使って、選考はどこまで進み、自社内定をだしたのか応募者が断ったのかの情報は記録しておきましょう。

記録し、媒体ごとにまとめるなどして、管理をすることで、自社にとって採用の課題がどこにあるのか、そして次の打ち手は何をすればいいのかが明らかになるのです。

対応のポイント

1)対応方針を決める

最初にするべきは、問合せの対応方針を決めることです。問合せ応募があったら、次に何をすればいいのかを事前に決めておきましょう。

誰でもいいから採用したい」のであれば、問合せ後に即電話する方法もありますが、「採用し、定着してほしい」と思うのであれば、自社の採用戦略に合わせて対応を決めておく必要があります。

履歴書や職務経歴書の送付をお願いするのか、説明会を開催するのか、それとも直接面接から始めるのか、自社の状況に合わせて決めていきます。

一般に採用プロセスは少なければ少ないほど応募が多くなる傾向があります。

応募が全くないので増やしたいのであれば、よりシンプルな採用プロセスとしましょう。
逆に量が確保されているのであれば、書類選考を加えるなど、応募の質を高める取り組みを行いましょう。

また、誰が担当するのか、担当者の不在時には誰が対応するのかも決めておきましょう。
応募が来てから対応を決めるのではなく、事前に決めておくことで、対応がスムーズになり、応募者に選ばれる企業になれるのです。

2)迅速に行動する

問合せや応募があった際は迅速に行動することが大切です。

初動が遅いと、応募者の多くが企業に対して不安を抱き、企業や採用担当者の誠意を疑う傾向があるため、せっかく自社に興味をもってくれたにも関わらず、選考にすすまないこともあります。
 

求人情報サービスanの調査によると、

「求人サイトなどでWEB応募した際、企業から最初の折り返し連絡(メールor電話)がどのくらいのタイミングで来るのが妥当ですか?」

という質問に対し、72%の回答者が翌日までに連絡が欲しいと答えています。
 

問合せや応募への対応は、本来当日中が望ましいですが、少なくとも翌日までには何らかのアクションを起こすようにしましょう。

3)その都度個別に対応する

優秀な人材を採用したいと考えるのであれば、一人一人個別に対応をしましょう。

例えば、説明会の日程に来れないからといって、次の説明会まで待ってもらうのではなく、書類選考を別に行う個別に説明を行う等の対応が必要です。

企業にとっては多くの応募者の一人かもしれませんが、応募者にとってはそうではありません。

応募者は企業の対応一つ一つを見て判断しています。

採用活動における担当者の役割は応募者を選ぶことではなく、優秀な人材の惹きつけです。
より優秀な人材を採用するためには、自社も選ばれている視点にたつことが重要なのです。

ツナグ働き方研究所「採用プロセス行動調査」によれば、「応募時の電話・メール対応が不満だったから」という理由で15.4%の応募者が面接をキャンセルしています。

面接の日程調整と持ち物などの簡単な確認だけですが、それにより全体の1/6の応募者は面接を辞めてしまっているのです。

採用成功のためにも応募者一人一人に合わせた個別対応を心がけましょう。

書類選考で大切なこと

1)基準をもつ

書類選考は明確な基準をもって行うことが重要です。

基準がなければ、自社に合った人材だとしても、書類の第1印象で不合格になってしまうことがあります。

応募者は履歴書や職務経歴書を書くプロではありません。

希望の人材像に合わせて、学歴、経験、専門知識、資格などのハード面がMUSTの要件を満たしているかを確認しましょう。

2)履歴書のポイント

履歴書を見るときのポイントは、書かれていないことの確認です。

知名度の少ない中小企業にわざわざ応募してくるということは、それなりに事情があるかもしれないと考えた方がいいでしょう。

応募者も自分に不利な情報をあえて開示したりはしません。

そのため、書類にない情報を推測することが必要です。

例えば、規定の履歴書ではなく、オリジナルの履歴書を使用している場合は、聞かれたくない項目があるかもしれません。

また、転職回数が多い応募者の場合は、期間の短い勤務先を記載しないこともあります。

6か月以上のブランクや通勤が困難だと思われる遠隔地からの応募などは、面接に向けて確認項目としてチェックしておきましょう。

3)職務経歴書のポイント

職務経歴書は、分かりやすく事実が記載されているかを確認します。

職務経歴書は書き方が自由なため、応募者によって大きく書き方が変わります。

フォーマット自体はどんなものを使っていても構いません。大切なのは、職務経歴書のなかに具体的な数字を使ったエピソードがあるか、自社に合わせた職務経験を記載しているか、わかりやすく記載されているのかという点です。

ただ、近年の人手不足による売り手市場の現状を考えれば、優秀な応募者は引く手あまたであり、それぞれの会社に合わせた職務経歴書を用意しないことも多いため、これらはできていて欲しいというWANTの項目としてとらえるべきでしょう。

職務経歴書では、記載内容が少ないなどの細かいところを気にせず、大まかに応募者の経歴を確認し、前職では成果をあげてきたのか、経験が自社で活かせそうなのかを確認します。

 
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応募管理ツールの選び方

応募者の情報を記録しておく応募管理ツールには、有料のものから無料で配布されているものまで様々なものがあります。

最近では、管理ツールがコミュニケーションツールと連動しているものや、適性検査と連動しているものまであります。

企業の状況に合わせて、自社に合ったものを選ぶべきだと思いますが、実際には多くの企業が応募管理ツールを使いこなせていないのが現実です。

 

応募管理ツールはある程度の採用人数がいることを前提に設計されていますので、大企業、もしくは採用担当者を選任している企業向けのものが多いです。

そうした応募管理ツールは採用担当者が時間をかけて分析するためのツールであり、複雑になりがちです。

中小企業の採用担当者は兼任していることも多く、振り返りのための時間が取れません。

そのため、応募管理ツールもできる限りシンプルなものを選ぶことをお勧めします。

多くの採用担当者が振り返りに時間を使えていないことを考えれば、ツールの機能を覚えて複雑に分析することよりも、シンプルなツールを使用して振り返りに時間を使うべきでしょう。

まとめ

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問合せ応募への対応は企業の第一印象を決める重要な業務です。

せっかく希望の人材が応募してきても、初期対応が悪ければ会うこともできません。


問合せから面接へ進めるまでの入り口として、問合せ応募が来た時の対応をしっかりと設計することが採用成功につながります。

問合せ応募のやり方が分からない、そうはいっても対応する時間も人材もいないなど、問合せ応募で困っている方はどうぞご相談ください。
 

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